檔案怎么歸類整理？引言檔案管理人員在檔案管理工作中應(yīng)明確檔案管理工作的內(nèi)涵及原則并且通過(guò)自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時(shí)的更新自身的管理理念，明確檔案管理的重要性不斷地加強(qiáng)檔案歸類整理工作以此為企業(yè)的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。

　　檔案怎么歸類整理

　　一、檔案管理歸檔整理分類解析

　　一內(nèi)涵：在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同。雖然其種類與機(jī)密程度之間存在著些許的差異但是相對(duì)于檔案管理人員而言檔案管理是對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取與整理以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性。

　　為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類、儲(chǔ)存、管理及銷毀,企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進(jìn)而提高管理質(zhì)量。

　　二原則：管理人員在管理過(guò)程中應(yīng)明確檔案管理工作的原則確保檔案管理工作具有一定的精準(zhǔn)性及規(guī)范性進(jìn)而提高檔案管理工作的水平。并且應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)目錄的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn)則進(jìn)行檔案的管理、儲(chǔ)存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

　　二、檔案管理歸檔整理分類技巧

　　一、以整理程序?yàn)闇?zhǔn)：檔案管理工作中管理人員應(yīng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行合理的分類在分類工作中使檔案庫(kù)中的數(shù)據(jù)形成健全的程序提高檔案分類工作的質(zhì)量.管理人員應(yīng)在資料搜集工作完成后選擇合適的分類程序完成檔案的分類工作保證工作人員可以使用相關(guān)程序熟練的完成分類工作并且簡(jiǎn)化檔案管理分類工作提高管理效率.

　　二、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對(duì)待：

　?。?紙質(zhì)檔案.紙質(zhì)檔案管理是檔案管理中最為重要的工作之一管理人員在紙質(zhì)檔案管理中應(yīng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單化確保自身可以快速的調(diào)取相關(guān)的資料提高自身的管理效率。管理人員應(yīng)根據(jù)資料的重要程度完成收集、檢查等工作并根據(jù)既有的分類方式完成分類及整理工作提高檔案管理工作的質(zhì)量。

　　在進(jìn)行紙質(zhì)版檔案整理中管理人員需要消耗大量的人力及物力為紙質(zhì)檔案電子化奠定了一定的基礎(chǔ)減少了電子化工作中的步驟。但是相關(guān)人員在進(jìn)行檔案電子化工作中也要對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行細(xì)分保證電子版檔案具有一定的完整性使其在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

　?。?電子檔案.隨著科學(xué)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展電子檔案出現(xiàn)在檔案管理工作中并且管理人員在進(jìn)行管理中逐漸度地加強(qiáng)了電子檔案的使用率提高檔案管理的信息化.信息技術(shù)的發(fā)展使管理人員逐漸地使用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)完成對(duì)電子檔案的處理在一定程度上簡(jiǎn)化了工作人員的工作提高了其工作質(zhì)量.并且企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)使其掌握相關(guān)的科學(xué)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理以此提高自身的工作質(zhì)量.

　　三、技巧及方法說(shuō)明

　?。薄⒁圆牧狭飨?、流量為導(dǎo)向提升歸檔率.近幾年我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速社會(huì)各個(gè)行業(yè)也隨之得到了較大的發(fā)展這種情況下檔案數(shù)量大幅增加對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。新形勢(shì)下有關(guān)人員在開展工作時(shí)應(yīng)對(duì)注重對(duì)材料流向及流量進(jìn)行細(xì)致的分析及時(shí)對(duì)自身工作進(jìn)行改進(jìn)根據(jù)工作難度的不同對(duì)資源進(jìn)行合理的分配進(jìn)而加快檔案管理工作的進(jìn)度提高檔案管理工作的質(zhì)量。

　?。?、透過(guò)職能確保范圍、期限。檔案管理工作會(huì)受到職能的影響檔案管理的期限及范圍會(huì)根據(jù)職能的改變而發(fā)生變化進(jìn)而影響檔案管理工作的開展加大了工作的難度有關(guān)人員在實(shí)際工作中應(yīng)對(duì)這種情況給予足夠的關(guān)注。注意對(duì)項(xiàng)目管理方法的應(yīng)用,對(duì)工作進(jìn)行科學(xué)合理的劃分在充分了解檔案具體數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上開展工作進(jìn)而避免時(shí)間及精力的不必要浪費(fèi)確保檔案管理工作的高效有序開展。

　　３、以“主體”為旨?xì)w的歸檔法.以主體為旨?xì)w從某種意義上講是指有關(guān)人員在開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)以檔案的用途為依據(jù),對(duì)檔案進(jìn)行歸納和整理進(jìn)而為后續(xù)的工作提供便利加快工作開展的進(jìn)度。有關(guān)人員在實(shí)際工作中應(yīng)對(duì)檔案的用途進(jìn)行分析在了解檔案用途的基礎(chǔ)上開展工作進(jìn)而提高工作開展的針對(duì)性實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量的大幅提升。

　　４、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行提高整體質(zhì)量。有關(guān)人員在工作中應(yīng)高度重視行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的作用以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)開展工作進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作開展效率及質(zhì)量的大幅提升。有關(guān)人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)規(guī)章制度確保充分掌握和熟練應(yīng)用相關(guān)規(guī)章制度并明確行業(yè)特性及發(fā)展趨勢(shì)在此基礎(chǔ)上開展檔案管理工作進(jìn)而保障檔案管理工作的質(zhì)量。

　　５、歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合.隨著社會(huì)的發(fā)展及科技的進(jìn)步檔案資料保存方式也發(fā)生了較大的變化?，F(xiàn)階段紙質(zhì)材料在實(shí)際工作中的應(yīng)用越來(lái)越少僅僅在資料的核對(duì)和保存方面有著一些應(yīng)用而電子版檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案的地位在日常工作中得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。因此有關(guān)人員在工作中應(yīng)加大對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用充分考慮到分類方案及歸檔范圍進(jìn)而加快工作開展進(jìn)度提高工作開展的質(zhì)量。

　　結(jié)論

　　檔案管理工作人員在檔案管理工作中應(yīng)明確檔案的整理順序并且全面的掌握紙質(zhì)版檔案與電子版檔案管理的區(qū)別以其兩者之間的特點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理提高檔案管理的水平.在實(shí)際工作中管理人員應(yīng)使用以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率、以自身職能確保范圍、歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合等方式提高自身檔案管理的水平為相關(guān)人員快速的提取相關(guān)檔案資料提供便利進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

　　檔案分類整理方案

　　為提高檔案管理水平，促進(jìn)本單位檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，《照片檔案管理規(guī)范》結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)本單位形成的各種門類文件和載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并按照其內(nèi)容和載體的不同，制定分類方案如下：

　　一、分類原則

　　以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的科學(xué)管理和利用。

　　二、全宗內(nèi)檔案門類

　　本單位所有門類、載體檔案，共有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、光盤檔案、專門(業(yè)務(wù))檔案、設(shè)備檔案、基建檔案共8大類。

　　三、全宗內(nèi)各門類檔案的分類、編號(hào)

　　（一）文書檔案

　　1.1949~2001年，按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類組卷，每個(gè)保管期限內(nèi)案卷號(hào)混年度編寫大流水號(hào)。

　　保管期限為：永久（目錄號(hào)1）、長(zhǎng)期（目錄號(hào)2）、短期（目錄號(hào)3）。

　　機(jī)構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。注：機(jī)構(gòu)分類或問(wèn)題分類選其一，不同時(shí)存在。

　　文書檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　案卷標(biāo)簽采用以下式樣：

　　——紅色為永久保管期限、綠色為長(zhǎng)期保管期限、藍(lán)色為短期保管期，字體是仿宋4號(hào)。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　2.2002-2006年，采用保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法，按歸檔文件整理規(guī)則，以件為單位整理。保管期限為：永久、長(zhǎng)期、短期。2007年開始，保管期限為：永久、30年、10年。

　　機(jī)構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。

　　文件件號(hào)編制為：按照保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分別編制流水號(hào)。

　　3.歸檔章的使用：

　　在每件文件首頁(yè)的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章，文件處理單隨同文件一道歸檔的可蓋文件處理單上。填寫編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。

　　歸檔章的項(xiàng)目為：全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、館編件號(hào)、總頁(yè)數(shù)（見圖）。

　　①全宗號(hào)：C80是由檔案館給各立檔單位編制的代號(hào)，沒(méi)有代號(hào)的暫時(shí)不填。檔案管理軟件中可用單位名稱的拼音字母代替。（以下各門類的全宗號(hào)填寫都按此規(guī)定）

　　②年度：以４位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫歸檔文件的形成年度。如二○○二年表示為"2002"，不能簡(jiǎn)化為"02"。

　?、凼揖幖?hào)：檔案室在分類方案的最低一級(jí)類目（即機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）內(nèi)，按文件的排列順序從"１"開始逐件編號(hào)，不同類目不能混合編號(hào)。

　　④保管期限：歸檔文件保管期限統(tǒng)一為"永久"、"長(zhǎng)期（30年）"、"短期（10年）"標(biāo)識(shí)。在2006年前的檔案保管期限是永久、長(zhǎng)期、短期；2007年開始根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令保管期限是永久、30年、10年。

　?、輽C(jī)構(gòu)或問(wèn)題：按機(jī)構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機(jī)構(gòu)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；例：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委。按問(wèn)題分類的，用中文填寫類目名稱，例：黨群類、行政類。企業(yè)在歸章中的“問(wèn)題”可以填寫原大類代號(hào)。

　?、摒^編件號(hào)：到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫。

　　⑦總頁(yè)數(shù)：每件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁(yè)面統(tǒng)計(jì)，批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁(yè)數(shù)?？傢?yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

　　4.檔案盒盒脊：

　　在盒脊設(shè)置的項(xiàng)目有：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。

　　全宗號(hào)用紅色耐久材料蓋章，其余用黑色耐久材料蓋章，其中起止件號(hào)僅填寫室編件號(hào)，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。

　　盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。館編起止件號(hào)、盒號(hào)在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫，平時(shí)用鉛筆填寫，脊背上的字體是仿宋4號(hào)

　　6.卷盒排列方法：

　　以件為單位整理的檔案按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）順序排列。

　?。ǘ?huì)計(jì)檔案

　　按會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，以卷為保管單位。

　　采用核算單位——年度——形式（名稱）分類。核算單位按順序從1開始編制流水號(hào)，每個(gè)核算單位對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄號(hào)。

　　如：核算單位有3個(gè)，核算單位代號(hào)1為行政會(huì)計(jì)(目錄號(hào)4)，核算單位代號(hào)2為黨委會(huì)計(jì)(目錄號(hào)5)，核算單位代號(hào)3為工會(huì)會(huì)計(jì)(目錄號(hào)6)。(注：這里的樣本目錄號(hào)是臨時(shí)的，各單位要根據(jù)你前面的文書檔案的目錄號(hào)確定目錄號(hào)，核算單位有幾個(gè)要給幾個(gè)目錄號(hào))

　　案卷號(hào)編制方法：

　　同一核算單位下按照憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、其他順序排列編年度小流水號(hào)。

　　會(huì)計(jì)憑證裝盒，財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類用硬卷皮裝訂，會(huì)計(jì)賬薄不另加裝具，加貼規(guī)定的封面。

　　會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)編制方法：

　　全宗號(hào)—目錄號(hào)—年度—案卷號(hào)。

　　標(biāo)簽式樣如下：

　　藍(lán)色標(biāo)簽代表定期保管期限，紅色標(biāo)簽代表永久保管期限，全宗號(hào)、目錄號(hào)用紅色耐久字跡，其余用黑色耐久字跡。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊2公分處粘貼。

　?。ㄈ┱掌瑱n案（目錄號(hào)7）

　　按年度(內(nèi)容)分類并組成案卷，以張為單位，按拍攝時(shí)間先后順序排列，編寫卷內(nèi)照片小流水號(hào)。每一本照片冊(cè)為一個(gè)案卷號(hào)，混年度編寫案卷大流水號(hào)，并編制案卷目錄。案卷封面不填寫內(nèi)容，背脊采用標(biāo)簽。四線格標(biāo)簽(或者用文書檔案標(biāo)簽)。

　　保管期限：永久。

　　照片檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　標(biāo)簽：式樣如下

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　照片的整理：

　　題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、背景、攝影者六要素盡可能齊全。

　?。ㄋ模┕獗P檔案（目錄號(hào)8）

　　光盤類檔案以張為保管單位，每一張為一卷，按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按照混年編大流水號(hào)。

　　保管期限：永久。

　　檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　標(biāo)簽：有二種式樣如下。多可以用。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　（五）實(shí)物檔案（目錄號(hào)9）

　　實(shí)物類檔案以件為保管單位，每一件為一卷，按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按混年編大流水號(hào)。

　　保管期限：永久

　　檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽在實(shí)物背面離底邊左邊(或者右邊)3公分處粘貼。(上下左右各單位自已統(tǒng)一)

　?。ｉT(業(yè)務(wù))檔案

　　業(yè)務(wù)檔案分為公交行政許可檔案、出租車行政許可檔案、出租車行政處罰檔案、三輪車從業(yè)人員管理檔案四種。

　　專門(業(yè)務(wù))檔案的檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—分類號(hào)—年度—案卷號(hào)。

　　分類號(hào)一級(jí)類目采用代號(hào)KG表示，二級(jí)類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號(hào)“.”分開，分類號(hào)與案卷號(hào)之間用“—”表示。

　　案卷號(hào)在最低一級(jí)編年度小流水號(hào)。

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽的位子離底邊3公分處粘貼。

　　專門(業(yè)務(wù))檔案分類號(hào)附注表

　　分類號(hào)

　　檔案內(nèi)容

　　KG·1

　　公交行政許可檔案

　　KG·2

　　出租車行政許可檔案

　　KG·3

　　出租車行政處罰檔案

　　KG·4

　　三輪車從業(yè)人員管理檔案

　?。ㄆ撸┰O(shè)備檔案

　　設(shè)備檔案按各種設(shè)備型號(hào)分類組卷。

　　檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—分類號(hào)(設(shè)備代號(hào)民)—案卷號(hào)。

　　分類號(hào)一級(jí)類目采用代號(hào)S（設(shè)備）表示，二級(jí)類目為設(shè)備代號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號(hào)“?”分開，分類號(hào)與案卷號(hào)之間用“—”表示。

　　案卷號(hào)在最低一級(jí)類目下編流水號(hào)。