科技檔案怎么整理？科技檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對科技檔案進行系統(tǒng)整理和編目，并將其內(nèi)容與成分揭示出來的一種工作。

　　科技檔案的系統(tǒng)整理，包括對于科技檔案的科學分類、組織、保管單位和有秩序地排列。科技檔案全部整理工作，是通過歸檔前將科技文件材料組成保管單位，并將保管單位進行基本編目，然后在歸檔后所進行的工作。

　　科技檔案怎么整理

　　整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫上架等工序，由科技檔案部門獨立完成。

　　1.組卷

　?。?）科研檔案的組卷

　　按照課題階段分別組卷，包括可行性研究、立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應(yīng)用等階段。

　?。?）項目檔案的組卷

　　項目前期文件、項目管理文件：按照事由結(jié)合時間順序組卷。

　　招標投標、合同文件：按招標的標段、合同組卷。

　　勘察、設(shè)計文件：按階段、專業(yè)組卷。

　　施工技術(shù)文件：按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。

　　竣工圖：按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。

　　原材料質(zhì)量證明文件：按單位工程組卷。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按應(yīng)用系統(tǒng)組卷。

　　設(shè)備文件：按專業(yè)、系統(tǒng)、臺/套組卷。

　　監(jiān)理（監(jiān)造）文件：按監(jiān)理的合同標段、事由結(jié)合文件種類組卷。

　　科研項目文件：按科研項目（課題）組卷。

　　竣工驗收文件：按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。

　　（3）設(shè)備檔案

　　按設(shè)備的臺（套）為單位組卷，一臺（套）設(shè)備可以組成一卷或者若干卷。

　　2.案卷排列

　　科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律，按照系統(tǒng)性、成套性的特點進行排列。

　　（1）科研檔案的排列

　　按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗與過程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應(yīng)用等階段排列。

　　（2）項目檔案的排列

　　項目前期文件、項目管理文件：結(jié)合主題、事由按時間順序排列。

　　施工文件：按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工（安裝）記錄、檢測試驗、評定驗收的順序排列。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按照需求、設(shè)計、實施、測試、運行、驗收的順序排列。

　　設(shè)備文件：質(zhì)量證明、開箱驗收、隨機文件、安裝調(diào)試、檢測試驗和運行維修的順序排列。

　　監(jiān)理文件：按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。

　?。?）設(shè)備檔案的排列

　　按照購置文件、隨機文件、安裝文件、使用維護文件等順序排列，數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。

　　3.卷內(nèi)文件排列

　　科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。

　?。?）圖樣文件排列：

　　形成時編制了圖樣目錄，只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。

　　形成時沒有編制圖樣目錄，排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。排序為：總體布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖（立面圖、剖面圖）、大樣圖等。

　　總體性、綜合性的圖樣在前，局部性的圖樣居中，細部的、大樣性的圖樣在后。

　　（2）文字文件排列：

　　按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按時間排列，按照科技文件的形成時間或者內(nèi)容所反映的時間排列；按照科技文件之間的邏輯關(guān)系排列，對反映同意問題的來問和復(fù)文，正文和附件，復(fù)文在前，來文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

　　（3）圖文混合文件的排列：

　　案卷內(nèi)的文字文件對整個對象（產(chǎn)品、工程、課題等）或整個案卷（部件、專業(yè)等）或多份圖樣進行的總體說明，則文字文件在前，圖樣在后；案卷內(nèi)的文字文件只是對案卷內(nèi)的某份圖樣文件進行補充或局部性的說明的，則圖樣在前，文字在后。

　　4.裝訂

　?。?）去除易氧化的金屬裝訂用品。

　　（2）卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的，應(yīng)折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風琴式。

　?。?）對于破損的、小于A4幅面的文件要修復(fù)和托裱

　　（4）成冊的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。

　?。?）以件為單位裝訂的，在每件文件的首頁右上角加蓋檔號章。

　?。?）一般采用三孔一線的方式裝訂。

　　5、編寫卷內(nèi)文件頁碼

　　（1）卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁碼，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。

　?。?）統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字從“001”開始依次標注。

　?。?）印刷成冊的已有也好的文件可以不再重新編寫頁碼。如成套圖樣、說明書、論文等，在編制時已經(jīng)編有頁碼，就不必另行重復(fù)編碼。

　?。?）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　6.編制卷內(nèi)目錄

　　卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

　?。?）序號：使用阿拉伯數(shù)字從01起一次標注卷內(nèi)文件的順序。

　　（2）文件編號：填寫文件文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號、醒目代號。

　　（3）責任者：填寫文件形成者或第一責任者。

　?。?）文件題名：填寫文件或圖紙的全稱，文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

　?。?）日期：填寫文件或圖紙的形成時間，要求以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日。

　?。?）頁號（以卷為單位裝訂）：填寫每件文件首頁上標注的頁號，最后一件文件寫起止頁號。

　?。?）頁數(shù)（以件為單位裝訂）：卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，填寫每件文件總頁數(shù)。

　　7.填寫案卷封面和脊背

　　（1）檔號：由全宗號、分類號（項目代號或者目錄號）、案卷號組成：

　　全宗號：需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負責接收的檔案館給定，不向檔案館移交的科技檔案可不填寫全宗號。

　　分類號：根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定。

　　項目代號：由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等的型號、代字或者代號確定。

　　目錄號：目錄編號。

　　案卷號：填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。

　?。?）案卷題名：

　　簡明、準確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器名稱或者代號，結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

　?。?）立卷單位：

　　填寫負責組卷部門或者單位。

　?。?）起止日期：

　　填寫卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日。

　?。?）密級：

　　填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級。

　?。?）保管期限：

　　填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

　　8.填寫卷內(nèi)備考表

　　（1）互見號：

　　填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號，并在括號內(nèi)注明其載體類型。

　　（2）說明：

　　標明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁數(shù)，卷內(nèi)文件殘缺破損的情況，在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

　?。?）立卷人：

　　由立卷責任者簽名，一般是檔案整理者。

　?。?）立卷日期：

　　填寫完成立卷的時間。

　?。?）檢查人：

　　由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是科技項目的負責人，或者檔案室主任、鑒定小組組長。

　?。?）檢查日期：

　　填寫案卷質(zhì)量審核的時間。

　　9.編制案卷目錄

　　案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表，是檔案檢索、統(tǒng)計和管理的必要工具。科技檔案案卷目錄一般按照一級類目分別編制，即科研、項目、設(shè)備檔案分別編制案卷目錄。

　　案卷目錄上的檔號、案卷題名、保管期限應(yīng)與案卷封面上的內(nèi)容一致。

　　10.入庫上架

　　按照檔案密集架從上到下，從左到右的順序進行排列?？萍紮n案一般歸檔周期長，一個項目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以，科技檔案排架按最小類目進行排列，并在后面都要留有相應(yīng)空間，以便存放新增檔案。

　　科技檔案整理基本規(guī)范

　　科技檔案整理基本規(guī)范，同普通檔案一樣，即遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料的有機聯(lián)系，為科技檔案的利用提供方便條件?？萍紮n案是圍繞某一項科技、生產(chǎn)活動形成的，比如一個工程項目，從勘察設(shè)計、施工到竣工、交付使用;一個科研項目，從選題、調(diào)研、研究試驗到鑒定驗收、成果獎勵申報和推廣應(yīng)用;一個大型設(shè)備安裝項目，從安裝、試車到運行使用等，都是按照各自的科學程序，遵循特定的規(guī)律，自然而然形成了一個檔案整體。

　　科技檔案的整理工作，就是要保持這個檔案整體的完整性，維護這一整體內(nèi)部所固有的次序和有機聯(lián)系，任何人為地打亂固有聯(lián)系或任意拼湊的作法，都是不切實際的。

　　1/科技檔案的分類

　　科技檔案常用的分類方法有如下6種：

　　(1)按工程項目分類。即以工程項目為單元，劃分科技檔案的類別，適用于基建檔案、建筑設(shè)計檔案和工程施工檔案的分類。

　　(2)按型號分類。即按產(chǎn)品、設(shè)備的不同型號、規(guī)格劃分科技檔案的類別，適用于產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類。

　　(3)按專題分類。即以科研課題為分類單元，劃分科技檔案的類別，適用于科研檔案的分類。

　　(4)按專業(yè)性質(zhì)分類。即按檔案內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)來劃分科技檔案的類別，適用于工、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案和科研檔案的分類。

　　(5)按地域分類。即按檔案內(nèi)容所反映的地域特征來劃分科技檔案的類別，適用于農(nóng)業(yè)檔案、氣象檔案、水文檔案、地質(zhì)檔案、地震檔案等的分類。采用地域分類法，可按行政區(qū)劃、地區(qū)范圍，也可按水系流域、自然地貌等特征對檔案進行分類。

　　(6)按時間分類。即按檔案內(nèi)容所反映的時間或科技檔案形成的時間來類分科技檔案，適用于氣象檔案、水文檔案、地震檔案等的分類。這種分類方法便于從歷史縱向性角度反映自然現(xiàn)象和工作活動的演變發(fā)展規(guī)律。

　　除此以外，還可以按圖幅大小、科技檔案內(nèi)容所涉及的實物特征等進行分類。

　　在實際分類過程中，單純使用一種分類方法的情況很少，一般是幾種分類法結(jié)合使用。例如，對水利工程項目進行分類，可采取地域(流域或水系)與工程項目兩種分類方法相結(jié)合的方法，先按流域(水系)劃分大類，再以每個流域(水系)上建造的工程項目為屬類，這種二級分類方法可充分體現(xiàn)水利工程檔案的形成規(guī)律。再例如，對于化工科技檔案的分類，可按照化學工業(yè)科學技術(shù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域，將化工科技檔案分為科學研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、設(shè)備(儀器)、化學礦山五大類。在各大類中，按照化工科技檔案的不同性質(zhì)，進行不同的分類。其中，基本建設(shè)類分為工程設(shè)計類和施工管理類(即工程設(shè)計檔案、施工管理檔案)，工程設(shè)計類又可按照工程項目—設(shè)計階段—專業(yè)性質(zhì)進行多層次的分類。

　　科技檔案分類的標準、層次、級別，應(yīng)依科技檔案的性質(zhì)、形成規(guī)律及其數(shù)量而定?？偟囊笫牵和环N科技檔案的分類標準應(yīng)該一致，分類層次應(yīng)簡明，一次分類只能采用一種分類標準。為了使科技檔案的分類科學合理，應(yīng)制訂科技檔案分類方案或分類大綱，指導(dǎo)分類的順利進行，保證分類的科學性、一致性和穩(wěn)定性。

　　2/科技檔案的組卷、排列與編號

　　1.科技檔案的組卷要求

　　(1)科技檔案的組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　　(2)產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷。

　　(3)與產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器類中組卷。

　　(4)要保證案卷內(nèi)所反映問題的科技文件材料的齊全完整。

　　(5)案卷內(nèi)科技文件材料必須準確反映生產(chǎn)、科研、基建和有關(guān)管理活動的真實內(nèi)容。

　　(6)案卷內(nèi)科技文件材料的制作和書寫材料必須益于長期保存。

　　2.案卷內(nèi)科技文件材料的排列

　　(1)產(chǎn)品按設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計)、試制、小批量生產(chǎn)試制、批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)等工作程序排列，也可按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)(部件或組件)排列。

　　(2)科研課題按準備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等時間階段排列。

　　(3)基建工程按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計)、工程施工、工程竣工驗收等排列。

　　(4)設(shè)備按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運行維修、隨機圖樣等排列。隨機圖樣也可單獨組卷。

　　(5)管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。

　　(6)案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。

　　科技檔案圖樣材料的排列可采取如下方法：

　　(1)按隸屬關(guān)系排列：適用于機械產(chǎn)品和基建工程圖樣材料的排列。其一般排列次序依次是：總圖、組建圖、部件圖、零件圖或按照總圖、系統(tǒng)圖、剖面圖(平面圖)、大樣圖的次序排列。

　　(2)按圖幅比例排列：適用于測繪、測量圖樣材料的排列。

　　(3)按地區(qū)特征排列：適用于地質(zhì)勘探、地震觀測等圖樣材料的排列。

　　(4)按時間順序排列：適用于水文觀測圖樣、氣象觀測圖樣等自然現(xiàn)象觀測圖樣材料的排列。

　　(5)按圖號順序排列：適用于形成時已經(jīng)編號的圖樣材料的排列。

　　3.科技檔案的編號

　　科技檔案保管單位之間的排列是通過卷、冊、袋、盒的編號來固定其次序的。科技檔案的保管單位，是指一組數(shù)量適中的具有有機聯(lián)系的科技文件材料，可以是一個案卷，也可以有冊、袋、盒等形式?？萍紮n案編號是科技檔案類別代號及其保管單位順序號的組合體。

　　科技檔案類別代號由科技檔案種類代號及該種科技檔案的分類類目代號組成?？萍紮n案種類代號一般是以科技檔案種類名稱的第一個漢字的漢語拼音聲母作為該類科技檔案的代號，若第一個漢字的漢語拼音聲母同另一類科技檔案的相同，則可選用第二個漢字或其他具有代表性含義的漢字的漢語拼音聲母作為代號。如基建檔案的代號為“J”(基ji)，設(shè)備檔案的代號為“S”(設(shè)She)，產(chǎn)品檔案的代號為“C”(產(chǎn)Chan)，測繪檔案的代號為“H”(Hui)，科研檔案的代號為“K”(科Ke)，等等。

　　科技檔案分類號可采用現(xiàn)成的號碼如工程代號、課題代號、型號等，也可自行編制。科技檔案的編號示例見下圖。

　　科技檔案編號示例

　　科技檔案保管單位可按重要程度、時間、地區(qū)等進行排列，排列完畢即可按順序編制保管單位順序號。

　　3/科技檔案的登錄

　　科技檔案經(jīng)分類和排列后，要將它按保管單位登記到目錄簿上，以固定其排列次序和位置，鞏固科技檔案整理的成果，揭示其內(nèi)容和成分。科技檔案的登錄一般需填寫下面幾種目錄登記簿：

　　1.科技文件材料目錄

　　該目錄放在保管單位內(nèi)經(jīng)過系統(tǒng)排列的單份文件材料之前，可具體揭示一個保管單位內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容和成分，其格式見表。

　　2.科技檔案保管單位登錄簿

　　該登錄簿按保管單位順序號依次登記保管單位基本情況，并對保管單位內(nèi)的單份圖樣進行登記，其格式見表。

　　3.科技檔案總登錄簿

　　科技檔案總登錄簿以保管單位為對象，按歸檔時間先后順序登錄，其格式見表。