會(huì)計(jì)檔案怎么整理？會(huì)計(jì)檔案的整理裝訂，是指會(huì)計(jì)年度終了后對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理，立卷的一項(xiàng)工作。會(huì)計(jì)檔案的整理裝訂有一定的要求和方法，首先要進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的整理，會(huì)計(jì)憑證的歸檔，會(huì)計(jì)賬本的整理，會(huì)計(jì)報(bào)表的整理，其他會(huì)計(jì)資料的整理，按規(guī)范整理好后，按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊(cè)。

　　對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。

　?。?）會(huì)計(jì)憑證的整理。

　　會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分。

　　《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。

　　會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。

　　?整理會(huì)計(jì)憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。

　　記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。

　　根據(jù)不同的種類，按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。

　　其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒(méi)有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。

　　再次，清除訂書(shū)針、曲別針等金屬物。

　　最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。

　　將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。

　?。?）會(huì)計(jì)憑證的歸檔。

　　首先，要認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證的封面。

　　封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。

　　其次，填好卷脊上的項(xiàng)目。

　　卷脊上一般應(yīng)寫上×年×月憑證和案卷號(hào)。

　　再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。

　?。?）會(huì)計(jì)賬簿的整理。

　　年度終了，各種賬簿（包括倉(cāng)庫(kù)的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類賬）在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。

　　首先，將活頁(yè)賬按頁(yè)碼順序排好，加封面后裝訂成本。

　　然后，將各種賬簿按照會(huì)計(jì)科目順序排列，據(jù)以逐本登記會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)賬簿）封面。

　　會(huì)計(jì)賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。

　?。?）會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。

　　會(huì)計(jì)報(bào)表一般在年度終了后，由專人（一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人）統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。

　　平時(shí)，月（季）度報(bào)表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。

　　年終，將全年會(huì)計(jì)報(bào)表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)報(bào)表）目錄，逐項(xiàng)寫明報(bào)表名稱、頁(yè)數(shù)、歸檔日期等。

　　經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。

　?。?）其他會(huì)計(jì)資料的整理。

　　其他財(cái)會(huì)資料，包括年（季）度成本、利潤(rùn)計(jì)劃、月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、工資計(jì)算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同，也應(yīng)隨同正式會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集整理。

　　但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，由財(cái)會(huì)部門保存。

　　這就需要認(rèn)真篩選，把收集起來(lái)的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。

　　會(huì)計(jì)檔案的整理要規(guī)范化。

　　封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫。

　　要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標(biāo)準(zhǔn)。

　　會(huì)計(jì)檔案整理的內(nèi)容及步驟

　　第一是定規(guī)則，第二是分類，第三是編號(hào)。當(dāng)然也要考慮單位規(guī)模、檔案多少等因素，確定會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)則。綜合會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)屬性和管理實(shí)踐，8步既可規(guī)范管理好會(huì)計(jì)檔案。

　　給會(huì)計(jì)檔案分類及編碼。

　　(1)會(huì)計(jì)檔案一般分為：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其它。(2)會(huì)計(jì)檔案編碼示例：①會(huì)計(jì)憑證J1

　?、跁?huì)計(jì)帳簿J2③財(cái)務(wù)報(bào)告J3④其它J4

　　給會(huì)計(jì)檔案分年度。分類后按年度分檔案。

　　確定會(huì)計(jì)檔案保管期限。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)要求，確定會(huì)計(jì)檔案的保管期限。如附圖。①會(huì)計(jì)憑證J1②會(huì)計(jì)帳簿J2③財(cái)務(wù)報(bào)告J3④其它J4

　　排列會(huì)計(jì)檔案案卷。在一個(gè)類別的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)，按年度、保管期限將檔案順序排列。

　　填寫會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。(1)全宗號(hào)：檔案館指定的歸檔單位編號(hào)。這個(gè)看情況，許多單位不需要這個(gè)。(2)目錄號(hào)：目錄的編號(hào)。(3)案卷號(hào)：案卷的順序號(hào)，案卷內(nèi)，不能重復(fù)。

　　制作會(huì)計(jì)檔案目錄。

　　目錄應(yīng)包含：序號(hào)、類別、檔案標(biāo)題、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)頁(yè)數(shù)、備注。

　　打印會(huì)計(jì)檔案目錄。

　　將目錄打印出來(lái)，一式三份。

　　會(huì)計(jì)檔案歸檔。

　　檔案整理完畢，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和背脊。填寫《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，移交單位檔案管理部門管理。

　　會(huì)計(jì)檔案怎么整理資料

　　(一)會(huì)計(jì)檔案的分類

　　會(huì)計(jì)檔案常用的分類方法主要有如下幾種：

　　1.年度—類別—保管期限分類法

　　首先將不同年度的會(huì)計(jì)檔案區(qū)分開(kāi),然后把同一年度的會(huì)計(jì)檔案分為財(cái)務(wù)報(bào)告(報(bào)表)、賬簿、憑證三大類,最后按不同的保管期限分別組成保管單位進(jìn)行排列,一年編一個(gè)流水號(hào)。這種分類方法適用于只有一種會(huì)計(jì)類型的單位采用,如單位預(yù)算會(huì)計(jì)。其優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)便易行,便于查找利用。

　　2.年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)—類別分類法

　　首先把一個(gè)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案按保管期限初步分類,相同保管期限的會(huì)計(jì)檔案再按組織機(jī)構(gòu)分類。然后在每個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)按報(bào)表、賬簿、憑證分別組成保管單位。這種分類方法適用于財(cái)政部門的總預(yù)算會(huì)計(jì),其優(yōu)點(diǎn)是能清楚反映會(huì)計(jì)檔案形成的部門,體現(xiàn)了一個(gè)單位會(huì)計(jì)檔案的完整性。

　　3.年度—會(huì)計(jì)類型—類別分類法

　　先把一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)檔案類型如稅收會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)等分類,然后將同一會(huì)計(jì)類型的檔案分成報(bào)表、賬簿、憑證分別進(jìn)行排列。這種分類方法適用于稅收機(jī)關(guān),其優(yōu)點(diǎn)是能反映不同性質(zhì)會(huì)計(jì)活動(dòng)的內(nèi)在聯(lián)系,體現(xiàn)了全宗內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性。

　　(二)會(huì)計(jì)材料的立卷及案卷格式

　　各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案的立卷,應(yīng)遵循會(huì)計(jì)檔案的形成規(guī)律,保持其內(nèi)在聯(lián)系,將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表分別組卷。

　　1.會(huì)計(jì)憑證的立卷

　　會(huì)計(jì)憑證種類多,數(shù)量大,當(dāng)會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)容被登記到會(huì)計(jì)賬簿上后,應(yīng)每月將記賬憑證連同所附的原始憑證,按其編號(hào)順序立卷,并根據(jù)數(shù)量多少裝訂一冊(cè)或若干冊(cè)。每?jī)?cè)會(huì)計(jì)憑證為一個(gè)保管單位。

　　采用收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證的單位,可將其分別編號(hào)成冊(cè)。某些具有重要價(jià)值的原始憑證,如經(jīng)濟(jì)合同、涉外憑證等,可以單獨(dú)裝訂成冊(cè),但應(yīng)在有關(guān)記賬憑證上注明,以便日后查考。

　　2008年發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》(DA/T39-2008)規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案卷盒及其有關(guān)表格的項(xiàng)目設(shè)置、規(guī)格和質(zhì)量要求。會(huì)計(jì)憑證的封面項(xiàng)目包括：?jiǎn)挝幻Q、會(huì)計(jì)憑證名稱、時(shí)間、冊(cè)數(shù)、冊(cè)次、記賬憑證起止號(hào)、記賬憑證數(shù)、附件數(shù)、會(huì)計(jì)憑證總數(shù)、會(huì)計(jì)主管、裝訂人、裝訂時(shí)間、備注。各項(xiàng)目的具體位置、尺寸見(jiàn)圖。

　　會(huì)計(jì)憑證封面格式

　　2.會(huì)計(jì)賬簿的立卷

　　會(huì)計(jì)賬簿通常在年終結(jié)賬或決算后立卷,整理時(shí)對(duì)訂本賬要保持原來(lái)面目,不拆去空白頁(yè),只需填好賬簿啟用表,并在賬皮上貼上賬簿封面卡片即可。對(duì)于活頁(yè)賬和卡片賬,在整理時(shí)應(yīng)去

　　掉空白頁(yè),前面加賬簿封面,后面加備考表,編好頁(yè)碼,裝訂成冊(cè)。

　　賬簿啟用及接交表的正面項(xiàng)目包括單位名稱、賬簿名稱及編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、賬簿起止日期、經(jīng)管人員、接交記錄、備注、檔號(hào)、貼印花稅。各項(xiàng)目具體位置、尺寸見(jiàn)圖。賬簿啟用及接交表背面項(xiàng)目包括科目名稱和頁(yè)次。

　　賬簿啟用及接交表正面格式

　　3.會(huì)計(jì)報(bào)表的立卷

　　會(huì)計(jì)報(bào)表的立卷在年度決算之后,可按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別整理立卷。除此之外,還可按會(huì)計(jì)報(bào)表所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容分別立卷,例如,企業(yè)單位的會(huì)計(jì)報(bào)表內(nèi)容可分為：

　　(1)反映資金來(lái)源和運(yùn)用情況的會(huì)計(jì)報(bào)表,如資金平衡表、專用資金明細(xì)表、資金活動(dòng)情況表等。

　　(2)反映經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中成本和費(fèi)用支出情況的會(huì)計(jì)報(bào)表,如產(chǎn)品成本計(jì)算表、經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)表、商品流通費(fèi)用表等。

　　(3)反映經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的收入和財(cái)務(wù)成果的會(huì)計(jì)報(bào)表,如企業(yè)利潤(rùn)表等。

　　會(huì)計(jì)報(bào)表常會(huì)附隨一些對(duì)報(bào)表進(jìn)行分析和說(shuō)明的文字材料,如財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)、上級(jí)主管部門審核批復(fù)意見(jiàn)等,這些文字材料是報(bào)表的重要組成部分,整理時(shí)應(yīng)一起組卷,以保持它們?cè)趦?nèi)容上的密切聯(lián)系。

　　會(huì)計(jì)材料的立卷工作由財(cái)會(huì)部門的會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé),檔案部門接收時(shí)只需對(duì)立好的案卷進(jìn)行檢查,對(duì)案卷封面上的項(xiàng)目沒(méi)有填清添全的,要由會(huì)計(jì)部門的經(jīng)辦人補(bǔ)填,對(duì)于破損、缺頁(yè)、裝訂不牢的案卷,應(yīng)由財(cái)會(huì)部門有關(guān)人員負(fù)責(zé)修補(bǔ)和重新裝訂,對(duì)不符合要求的會(huì)計(jì)檔案不予接收。

　　檔案部門對(duì)接收來(lái)的案卷,應(yīng)在原封面上加蓋檔號(hào)戳記,并按報(bào)表、賬簿、憑證依次排列。為了固定會(huì)計(jì)檔案立卷的結(jié)果,使之系統(tǒng)化,還需要進(jìn)行案卷的編目工作。主要包括擬制案卷題名、填寫卷內(nèi)目錄、案卷封面,填備考表。

　　(三)會(huì)計(jì)檔案案卷的排列、編號(hào)與案卷目錄的編制

　　1.會(huì)計(jì)檔案案卷的排列方法

　　與會(huì)計(jì)檔案的分類體系一致,會(huì)計(jì)檔案案卷的排列方法主要有以下三種：

　　(1)年度—類別—保管期限。

　　(2)年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)—類別。

　　(3)年度—會(huì)計(jì)類型—類別。

　　2.會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)

　　會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)是對(duì)會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過(guò)分類、立卷、排列之后的最終次序給出的號(hào)碼,具有標(biāo)識(shí)和固定會(huì)計(jì)檔案的物理順序和位置的重要功能,并為會(huì)計(jì)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和查找利用提供了便利。會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)方法因具體對(duì)象不同而分為如下三種。

　　(1)會(huì)計(jì)檔案號(hào)=會(huì)計(jì)檔案代字(代號(hào)或代碼)+大類號(hào)和屬類號(hào)+案卷號(hào)。這種方法適用于不需要向檔案館移交會(huì)計(jì)檔案單位的會(huì)計(jì)檔案編號(hào)。

　　如：會(huì)計(jì)憑證類案卷的編號(hào)為：KJ-3.1-13

　　(2)財(cái)會(huì)檔案號(hào)=年度號(hào)+財(cái)會(huì)檔案分類號(hào)+案卷號(hào)。這種方法適用于高等院校財(cái)會(huì)檔案編號(hào)。

　　如：1999CK1.1-7

　　(3)會(huì)計(jì)檔案號(hào)=全宗號(hào)+目錄號(hào)或類別號(hào)+案卷號(hào)。這種方法適用于需要向檔案館移交會(huì)計(jì)檔案的立檔單位會(huì)計(jì)檔案號(hào)。

　　如：A013-3-4

　　3.會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制

　　會(huì)計(jì)檔案案卷目錄記錄了會(huì)計(jì)檔案整理工作的成果,它既能夠反映會(huì)計(jì)檔案的物理位置,又能夠在一定程度上揭示會(huì)計(jì)檔案的信息內(nèi)容,還能夠?yàn)闀?huì)計(jì)檔案的統(tǒng)計(jì)工作提供基本依據(jù)。

　　會(huì)計(jì)檔案案卷目錄是以案卷為單位進(jìn)行登記編制的,記錄和反映案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表,它是一種傳統(tǒng)的手工管理工具,又稱為“案卷名冊(cè)”?！稌?huì)計(jì)檔案案卷格式》所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的項(xiàng)目及編制方法如下：

　　(1)案卷號(hào)：根據(jù)整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)會(huì)計(jì)憑證盒或會(huì)計(jì)檔案盒上的對(duì)應(yīng)項(xiàng)目填寫。

　　(2)類別：填寫該卷會(huì)計(jì)檔案所屬的類別,如：“會(huì)計(jì)憑證類”、“會(huì)計(jì)賬簿類”、“財(cái)務(wù)報(bào)告類”等。

　　(3)題名：題名即案卷題名,主要用于揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　(4)起止時(shí)間：該卷檔案啟用和終止的年月。

　　(5)保管期限：案卷的保管期限一般有永久和定期兩種。根據(jù)整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)確定的會(huì)計(jì)憑證盒或會(huì)計(jì)檔案盒上的保管期限填寫。

　　(6)卷內(nèi)張數(shù)：指會(huì)計(jì)憑證總數(shù)、賬頁(yè)總數(shù)或財(cái)務(wù)報(bào)告的總張數(shù),根據(jù)該卷會(huì)計(jì)檔案的具體張數(shù)填寫。

　　(7)備注：填寫記賬憑證起止號(hào)或其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

　　會(huì)計(jì)檔案案卷目錄各個(gè)項(xiàng)目的具體位置及尺寸見(jiàn)圖。

　　會(huì)計(jì)檔案目錄格式

　　會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄應(yīng)編制一式四份,其中一份由會(huì)計(jì)部門保管,其他三份案卷目錄在一年后連同會(huì)計(jì)檔案一同移交給本單位的檔案室。