怎么整理審計(jì)檔案？為推進(jìn)審計(jì)檔案工作規(guī)范管理，充分發(fā)揮審計(jì)檔案鑒證作用，近日，審計(jì)局檔案室按照審計(jì)案卷管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，從以下兩個(gè)方面著手，做好2020年度檔案歸檔整理工作。

　　高度重視，認(rèn)真學(xué)習(xí)。高度重視審計(jì)檔案整理工作，組織科室人員學(xué)習(xí)《審計(jì)署審計(jì)文件材料立卷歸檔操作規(guī)程》《審計(jì)署審計(jì)檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，按照要求規(guī)范審計(jì)文件材料立卷歸檔程序，有序地完成審計(jì)檔案整理工作。

　　加強(qiáng)管理，嚴(yán)把質(zhì)量。按照檔案整理的具體要求，嚴(yán)格把控審計(jì)證據(jù)要素可靠性和歸檔文件完整性兩大關(guān)卡，使檔案全面、完整、真實(shí)地反映項(xiàng)目審計(jì)過(guò)程和結(jié)果，全面提高審計(jì)文件材料歸檔質(zhì)量。

　　什么是審計(jì)檔案？

　　是指各單位和審計(jì)人員在審計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)審計(jì)調(diào)查（以下統(tǒng)稱審計(jì)）活動(dòng)中直接形成或取得的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。審計(jì)檔案是國(guó)家檔案的組成部分。

　　什么是審計(jì)檔案管理？

　　包含審計(jì)部門形成審計(jì)檔案并進(jìn)行收集、整理、立卷、保管、利用、編研、統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交的管理活動(dòng)，具有一定的操作流程。

　　怎么整理審計(jì)檔案

　　為了規(guī)范公司內(nèi)部審計(jì)檔案的管理工作，保證內(nèi)部審計(jì)檔案的質(zhì)量，發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》《審計(jì)署關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》及《公司關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》制定本辦法。

　　內(nèi)部審計(jì)檔案是指審計(jì)部在各項(xiàng)審計(jì)活動(dòng)中形成和取得的具有保存價(jià)值的各種紙質(zhì)文檔、圖表及電子形態(tài)的信息等記錄資料，及以實(shí)物形態(tài)存在的實(shí)物證據(jù)。以電子形態(tài)存在的審計(jì)檔案需刻錄光盤和硬盤分開備份存放。

　　審計(jì)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)部審計(jì)檔案的監(jiān)督和管理，并指定專（兼）職檔案管理員，對(duì)內(nèi)部審計(jì)文件的立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用、借閱和移交工作。

　　審計(jì)檔案立卷、歸檔、保管具體規(guī)定如下：

　　一、應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件和材料

　?。ㄒ唬徲?jì)項(xiàng)目立項(xiàng)書、審計(jì)通知書、審計(jì)決定及公司、部門領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，以及審計(jì)建議書和移送處理書等審計(jì)業(yè)務(wù)資料；

　?。ǘ徲?jì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告征求意見書、被審計(jì)單位的書面意見和審計(jì)項(xiàng)目組的書面說(shuō)明，審計(jì)取證、審計(jì)工作底稿及相關(guān)資料；

　?。ㄈ徲?jì)方案、審計(jì)發(fā)現(xiàn)整改計(jì)劃表的整改情況、后續(xù)審計(jì)及審計(jì)結(jié)果執(zhí)行情況的報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批示和記錄；

　　（四）與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的訪談?dòng)涗?、?huì)議記錄；

　?。ㄎ澹┢渌匆?guī)定應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件和材料。

　　二、審計(jì)卷宗內(nèi)的文件和材料的排列

　?。ㄒ唬徲?jì)卷宗內(nèi)的文件和材料的排列

　　審計(jì)卷宗內(nèi)的文件和材料按結(jié)論性文件資料、證明性文件資料、立項(xiàng)性文件資料、其他備查文件資料順序進(jìn)行排列。

　　順序一：結(jié)論性文件資料

　　采用逆審計(jì)程序并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列

　　最后發(fā)出的審計(jì)報(bào)告

　　審計(jì)決定或?qū)徲?jì)意見書

　　被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)決定或?qū)徲?jì)意見書的執(zhí)行情況

　　審計(jì)事項(xiàng)的報(bào)告及公司領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)、批示，及審計(jì)結(jié)果的實(shí)施

　　被審計(jì)單位或人員對(duì)審計(jì)報(bào)告的書面意見

　　有關(guān)本項(xiàng)目的通報(bào)、處理意見

　　移送處理意見書

　　順序二：證明性文件資料

　　按與審計(jì)方案所列審計(jì)事項(xiàng)或會(huì)計(jì)報(bào)表科目對(duì)應(yīng)的順序排列

　　審計(jì)證實(shí)問(wèn)題匯總記錄

　　審計(jì)證實(shí)問(wèn)題分項(xiàng)記錄

　　其他審計(jì)工作底稿及審計(jì)證據(jù)

　　順序三：立項(xiàng)性文件資料

　　按文件資料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件資料的重要程度進(jìn)行排列

　　公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)的審批

　　審計(jì)通知書

　　本項(xiàng)目的審計(jì)方案

　　順序四：其他備查文件資料

　　按文件資料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件資料的重要程度進(jìn)行排列

　　公司有關(guān)審計(jì)工作的規(guī)章制度、工作計(jì)劃等文件

　　其他與審計(jì)有關(guān)的檔案

　　每份或每組文件的排列規(guī)則

　　正件在前，附件在后

　　定稿在前，修改稿在后

　　批示在前，請(qǐng)示在后

　　重要文件在前，次要文件在后

　　匯總性文件在前，基礎(chǔ)性文件在后

　　三、審計(jì)檔案立卷

　　審計(jì)檔案應(yīng)按項(xiàng)目立卷，一個(gè)項(xiàng)目的文件資料立一卷，不得把兩個(gè)以上項(xiàng)目的文件資料歸為一卷?？缒甓鹊膶徲?jì)事項(xiàng)存在于審計(jì)結(jié)束的年度。

　　審計(jì)項(xiàng)目終結(jié)后，審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)審計(jì)項(xiàng)目形成的全部文件資料按立卷順序進(jìn)行歸類整理、鑒別和篩選，對(duì)確定立卷歸檔的文件材料，應(yīng)當(dāng)檢查有關(guān)程序、簽批等是否完備，不符合要求的應(yīng)當(dāng)予以補(bǔ)救。審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將立卷的審計(jì)檔案移交審計(jì)部檔案管理員。

　　審計(jì)部檔案管理員應(yīng)對(duì)接收的審計(jì)[內(nèi)審網(wǎng)注:各類審計(jì)方法案例報(bào)告模板關(guān)注公眾號(hào)內(nèi)審網(wǎng)可查閱獲取]檔案全面認(rèn)真檢查，凡有不符合歸檔要求的應(yīng)當(dāng)由立卷人進(jìn)行補(bǔ)救或返工。對(duì)于符合要求的審計(jì)檔案，應(yīng)裝好檔案盒，編好檔案編號(hào)、項(xiàng)目名稱、登記備查表等。

　　四、檔案的保管、借（查）閱

　　審計(jì)檔案裝訂成冊(cè)后，按照規(guī)定標(biāo)注保管年限和密級(jí)，登記后專柜保管。應(yīng)長(zhǎng)期保存，涉密檔案應(yīng)做好加密保管措施。

　　公司外部借（查）閱審計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審計(jì)部負(fù)責(zé)人和公司管理層或?qū)徲?jì)委員會(huì)批準(zhǔn)。

　　公司內(nèi)部借（查）閱審計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)借閱部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時(shí)需經(jīng)公司管理層或?qū)徲?jì)委員會(huì)批準(zhǔn)。

　　辦理借（查）閱審計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)履行相關(guān)手續(xù)；借（查）閱檔案者應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)。