《人民法院訴訟檔案管理辦法》第四條規(guī)定，人民法院檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本院各審判業(yè)務(wù)部門訴訟文書材料的收集、整理和立卷歸檔及訴訟檔案的接收、保管和提供利用工作。因此，法院檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在訴訟文書材料收集、整理、歸檔這三個(gè)環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格按照《人民法院訴訟檔案管理辦法》附件1《人民法院訴訟文書材料立卷規(guī)范》要求，監(jiān)督指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做到案件材料收集齊全完整、卷宗材料整理符合規(guī)范要求、案件卷宗歸檔及時(shí)有序。

　　一、從訴訟材料收集環(huán)節(jié)入手，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做到案件材料收集齊全完整

　　1.就一個(gè)案件卷宗而言，在案件流轉(zhuǎn)過程中所形成的訴訟文書材料，按訴訟活動(dòng)的客觀進(jìn)程，可以分為立案階段形成的訴訟文書材料、調(diào)查階段形成的訴訟文書材料、開庭階段形成訴訟文書材料、宣判執(zhí)行階段形成訴訟文書材料等四大類，各階段形成的各份文書材料之間互相關(guān)聯(lián)，互相印證，不可分割，不可缺漏，構(gòu)成一個(gè)整體，體現(xiàn)和還原一個(gè)案件的整個(gè)訴訟活動(dòng)過程。因此，在訴訟活動(dòng)過程中，無論是法院產(chǎn)生的訴訟文書材料，還是訴訟當(dāng)事人、代理人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據(jù)材料，只要它是在案件流轉(zhuǎn)過程中所形成的、確有查考利用價(jià)值的訴訟文書材料，均應(yīng)收集齊全完整，不可毀損丟失。

　　2.檔案機(jī)構(gòu)要熟悉掌握訴訟活動(dòng)每一階段所形成的主要訴訟文書材料。檔案管理人員要從實(shí)體法和程序法中了解每一訴訟活動(dòng)階段會(huì)形成哪些主要訴訟文書材料，做到心中有數(shù)，并在卷宗質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)該案件流轉(zhuǎn)過程中所形成的、確有查考利用價(jià)值的訴訟材料是否完整齊全地立卷保存。

　　二、從訴訟材料整理環(huán)節(jié)入手，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做到卷宗質(zhì)量符合訴訟檔案的立卷規(guī)范要求

　?。ㄒ唬┰诰碜诜饷嫣顚懮?，檔案管理人員要檢查立卷人書寫字跡是否清晰、準(zhǔn)確，卷宗封面是否保持清潔、整齊、無涂改。并要按照該案件的裁判文書所記載的內(nèi)容，著重檢查立卷人在以下內(nèi)容上填寫是否規(guī)范、正確。

　　1.當(dāng)事人一欄是否根據(jù)裁判文書內(nèi)容，正確填寫訴訟主體的稱謂、姓名或名稱。審判人員欄中，是獨(dú)任審判的，案件承辦人是否填寫于審判長后一欄中。

　　2.原審法院（或裁決機(jī)關(guān)）、有關(guān)案號(hào)是否填寫完整、正確。（1）在刑事、民事、行政案件卷宗封面填寫原審法院時(shí)，必須注明原審法院的全稱；填寫有關(guān)案號(hào)時(shí)，必須填寫原審裁判文書的案號(hào)，而不是二審案號(hào)，同時(shí)必須書寫完整。（2）在執(zhí)行案件卷宗封面上，在填寫裁決機(jī)關(guān)時(shí)，必須完整地填寫該作出生效法律文書的有關(guān)機(jī)關(guān)單位的全稱；相關(guān)案號(hào)是指據(jù)以申請(qǐng)執(zhí)行的生效的法律文書的文號(hào)，如裁判文書的案號(hào)、行政處罰決定書的文號(hào)等等。

　　3.審理結(jié)果是否填寫清楚、簡明扼要。（1）在刑事、民事、行政卷宗封面上，分一審結(jié)果、二審結(jié)果、再審結(jié)果。對(duì)于一審結(jié)果，必須簡明扼要地概述一審的裁判結(jié)果，而對(duì)于二審、再審結(jié)果，可以用維持、改判或駁回上訴（申訴）等來填寫。（2）在執(zhí)行卷宗封面上，有分執(zhí)行標(biāo)的、執(zhí)行結(jié)果、結(jié)案方式等。執(zhí)行標(biāo)的應(yīng)填寫申請(qǐng)執(zhí)行的標(biāo)的，執(zhí)行結(jié)果應(yīng)寫實(shí)際執(zhí)行的標(biāo)的或中止、終結(jié)，結(jié)案方式應(yīng)填寫和解、強(qiáng)制、自動(dòng)履行等。

　?。ǘ┰诰韮?nèi)目錄上，檔案管理人員要按卷內(nèi)訴訟文書材料的排列順序檢查卷內(nèi)目錄內(nèi)容,卷內(nèi)目錄順序與卷內(nèi)文書材料排列順序一致，目錄字跡工整清晰規(guī)范，不得涂改或模糊不清。

　　1.卷內(nèi)目錄是否應(yīng)按卷內(nèi)實(shí)有的訴訟文書材料排列順序逐件填寫名稱。一份訴訟文書材料名稱編一個(gè)順序號(hào)，不得將幾份訴訟文書材料名稱填寫在一個(gè)目錄格內(nèi)，對(duì)應(yīng)同一順序號(hào)。如開庭公告、開庭傳票、開庭通知書這三者必須分別填寫在不同的目錄格內(nèi)，而不能將這三者填寫在同一個(gè)目錄格中。

　　2.當(dāng)事人提供的證據(jù)材料不能在卷內(nèi)目錄中簡單地寫成證據(jù)材料或有關(guān)證據(jù)材料或當(dāng)事人舉證材料等；不同當(dāng)事人舉證的材料要分開填寫在不同的目錄格內(nèi)，并分別編寫順序號(hào)，如一審案件的必須寫明原告舉證材料或被告舉證材料，并且必須各編一個(gè)順序號(hào)；二審的必須寫明上訴人舉證材料或被上訴人舉證材料，也必須各編一個(gè)順序號(hào)。

　　3.卷宗封皮、卷內(nèi)目錄、備考表、備用袋屬于檔案用品，不是訴訟文書材料，不得在卷內(nèi)目錄中體現(xiàn)，且不得編寫頁號(hào)。

　?。ㄈ┰诰韮?nèi)材料上，檔案管理人員應(yīng)重點(diǎn)查看法院訴訟文書材料的制作，是否符合訴訟文書樣式規(guī)范要求，卷內(nèi)訴訟文書材料是否逐頁編寫頁號(hào)，訴訟文書材料用紙和書寫字跡是否符合規(guī)范要求。同時(shí)在工作實(shí)踐中，解決卷內(nèi)訴訟文書材料收集齊全完整的責(zé)任主體問題。

　　1.在法院訴訟文書材料制作，是否符合樣式規(guī)范要求方面，檔案管理人員要根據(jù)《法院訴訟文書樣式》要求，檢查以下內(nèi)容：

　?。?）送達(dá)回證、傳票、拘傳票、換押票、提押票、委托宣判函、調(diào)（退）卷函等各類證票首部是否有填寫法院名稱，并加蓋法院印章，其各項(xiàng)內(nèi)容是否填寫完整，如案號(hào)、案由、經(jīng)辦人、填發(fā)人等。法院制作的法律文書是否按規(guī)定使用筆錄頭，如合議筆錄、調(diào)查筆錄、詢問筆錄、訊問筆錄、庭審筆錄、質(zhì)證筆錄、審判委會(huì)員討論案件記錄等。

　?。?）必須由相關(guān)人員簽字生效的法律文書，是否有相關(guān)人員簽字。如合議筆錄須全體合議成員簽名，審委會(huì)筆錄須參與案件討論的審委會(huì)委員簽名，庭審筆錄須審判長簽名；庭審筆錄、審訊筆錄、調(diào)查筆錄、質(zhì)證筆錄、執(zhí)行筆錄、查封、扣押、搜查筆錄、宣判筆錄、法院主持下進(jìn)行調(diào)解達(dá)成的調(diào)解協(xié)議書等，除當(dāng)事人和其他訴訟參與人簽字外，參與的法院審判人員也須簽名。當(dāng)事人或其他訴訟參與人拒絕簽名蓋章的，應(yīng)記明情況。各類筆錄記錄有涂改的，當(dāng)事人應(yīng)在涂改處按手印以示對(duì)涂改后的內(nèi)容加對(duì)確認(rèn)。

　　上述各類法院制作的筆錄，若書記員是手工書寫記錄的筆錄，該份筆錄書記員可以不用簽字，但需在記錄欄內(nèi)手工書寫注明該份筆錄記錄人是誰；若書記員是使用電腦進(jìn)行錄入并打印的筆錄，則書記員需在該份筆錄的每一頁下端進(jìn)行手工簽字確認(rèn)。

　　2.明確案件承辦人為訴訟文書材料收集齊全完整責(zé)任主體。各法院應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中明確材料收集齊全的責(zé)任主體為案件承辦人，而非檔案管理人員。

　　案件審理的每一階段，當(dāng)事人或法院所提供、制發(fā)的訴訟文書材料的情況，以及在案件審結(jié)后，哪些材料未收集的情況，只有案件承辦人清楚；同時(shí)，督促與檢查書記員及時(shí)將案件的訴訟文書材料收集、整理、立卷歸檔也是案件承辦人的一項(xiàng)職責(zé)，他有權(quán)根據(jù)案件材料的收集情況、訴訟卷宗質(zhì)量情況等，決定是否在備考表上的檢查人處簽字。只要案件承辦人在備考表的檢查人項(xiàng)中簽字了，就表示案件承辦人已審查和認(rèn)可了立卷人對(duì)案件材料收集的情況和訴訟卷宗質(zhì)量情況，確認(rèn)該案件卷宗材料已收集齊全及卷宗質(zhì)量已合格，可以交由業(yè)務(wù)庭內(nèi)勤管理、歸檔。

　　檔案管理部門在此的職責(zé)，除確保已入卷的訴訟文書材料符合卷宗立卷規(guī)范要求外，還需配合相關(guān)責(zé)任部門督促業(yè)務(wù)部門做好訴訟材料的收集齊全工作。作為一名普通的檔案管理人員，他是無法確定每個(gè)案件的材料是否真正收集齊全完整；但由于案件承辦人已在備考表檢查人項(xiàng)中簽字，已確認(rèn)該案件卷宗材料已收集齊全，檔案管理人員就可據(jù)此認(rèn)定該案件材料已收集齊全完整，可以接收該案件卷宗的歸檔。不能因?yàn)闄n案室已接收了缺漏訴訟文書材料的卷宗而將此責(zé)任轉(zhuǎn)移至檔案室，從而免除案件承辦人在訴訟文書材料收集齊全完整這方面的完全責(zé)任。

　?。ㄋ模n案管理人員在對(duì)訴訟卷宗進(jìn)行卷宗質(zhì)量檢查時(shí)還應(yīng)注意：

　　1.對(duì)于案件在程序性、實(shí)體性方面存在的缺失或未立卷保存的訴訟文書材料，一般不予提出整改意見，以確保案卷材料的原始面貌，維護(hù)訴訟活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，起到訴訟檔案對(duì)審判工作質(zhì)量的監(jiān)督檢查作用；

　　2.卷宗裝訂要根據(jù)卷內(nèi)材料厚薄選擇正確厚度的封皮，裝訂線要三孔一線達(dá)到16厘米、光盤附卷保存的應(yīng)在卷內(nèi)目錄備注欄里進(jìn)行說明；

　　3.卷宗裝訂線要用棉紙粘封并由立卷人蓋騎縫章，備考表上誰在立卷人上簽字，誰就在棉紙粘封處兩端蓋章；卷宗質(zhì)量合格后，檔案管理部門應(yīng)在該卷宗封面的右上角蓋歸檔章、并在棉紙粘封處的中端蓋上檔案專用騎縫章。

　　4.檔案管理部門接收訴訟檔案后，應(yīng)按要求對(duì)所移交的訴訟檔案進(jìn)行卷宗質(zhì)量檢查，對(duì)不符合立卷規(guī)范要求的，應(yīng)以冊(cè)為單位，附紙條列舉出需要重新整理的地方；并以歸檔的業(yè)務(wù)部門（或立卷人）為單位，制作重新整理通知書，在重新整理通知書上羅列退補(bǔ)卷宗的案件號(hào)、退補(bǔ)正（副）冊(cè)數(shù)、退補(bǔ)原因，在相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，將重新整理通知書留置檔案保存，將需重新整理的案件卷宗退回審判業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理，直至符合立卷規(guī)范要求。

　　三、從訴訟卷宗移交歸檔環(huán)節(jié)入手，指導(dǎo)督促業(yè)務(wù)部門規(guī)范做到訴訟卷宗歸檔及時(shí)有序

　　1．要規(guī)范統(tǒng)一訴訟檔案移交清冊(cè)。要求審判業(yè)務(wù)部門按案件所屬年度、類別（刑事、民事、行政、執(zhí)行、賠償）分別編寫移交清冊(cè)一式二份，杜絕按歸檔時(shí)間編制移交清冊(cè)。不同年度、不同類別的案件，不能混編于同一張移交清冊(cè)上，必須分開填寫。訴訟檔案移交清冊(cè)既可以從《司法管理信息系統(tǒng)》中，按年度、類別不同自動(dòng)生成，也可以手工制作，但其項(xiàng)目及順序應(yīng)為案號(hào)、歸檔號(hào)、案件標(biāo)題、立案日期、結(jié)案日期、冊(cè)數(shù)、保管期限、備注等八項(xiàng)。同時(shí)為了使案件移交清冊(cè)美觀、格式統(tǒng)一，每頁案件移交清冊(cè)的行間距應(yīng)固定，扣除項(xiàng)目欄外，每頁應(yīng)為十行，但體現(xiàn)的案件數(shù)不一定要求10個(gè)。若是案件標(biāo)題內(nèi)容較多，案件標(biāo)題項(xiàng)目對(duì)應(yīng)列行無法滿足填寫的情況下，可以至其對(duì)應(yīng)的第二行、第三行填寫，直至第十行。

　　2．要核對(duì)歸檔案件電子信息是否歸檔。接收訴訟案件卷宗時(shí)，檔案管理部門應(yīng)先按照訴訟檔案移交清冊(cè)所列的案件信息，至《司法管理信息系統(tǒng)》查看該案件電子信息是否已由審判管理階段流轉(zhuǎn)至檔案管理階段，且該案件電子信息處于待歸檔管理中的待接收案卷卷宗狀態(tài)。若已處于該狀態(tài)，即可接收該案件的實(shí)體卷宗及電子信息，若沒有，則要求審判業(yè)務(wù)部門使該案件電子信息處于該狀態(tài)后再接收案件的實(shí)體卷宗。

　　3．要規(guī)范辦理訴訟檔案移交、接收手續(xù)。在移交清冊(cè)所列案件的電子信息均已處于待接收案卷卷宗狀態(tài)后，檔案管理部門與審判業(yè)務(wù)部門方才開始對(duì)照案件移交清冊(cè)清點(diǎn)該清冊(cè)所列的案件卷宗冊(cè)數(shù)，并在移交清冊(cè)上雙方簽字確認(rèn)，注明移交時(shí)間。移交清冊(cè)所列案件電子信息只要有一件未處于待接收案卷卷宗狀態(tài)，則該批次移交的案件卷宗均不予以接收，以便于檔案管理部門按要求做好歸檔案件信息的采集與錄入工作。