21世紀(jì)之后，信息化被提升到國(guó)家戰(zhàn)略的高度，這為檔案信息化的發(fā)展提供了良好的社會(huì)環(huán)境。于此，檔案信息化也已經(jīng)從個(gè)別單位的實(shí)驗(yàn)性探索變?yōu)樗袉挝坏臋n案管理的發(fā)展之路。隨著茂名檔案數(shù)字化公司對(duì)檔案信息化的重視，投入也開始增加。

　　檔案數(shù)字化已在各企事業(yè)單位的工作模式都在向信息化靠攏，在如今的科技條件下，實(shí)現(xiàn)信息化也是很簡(jiǎn)單的部署。信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。

　　信息技術(shù)的推廣應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中最具有增長(zhǎng)活力的支柱產(chǎn)業(yè),信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用給檔案工作帶來了新的研究課題,即檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案工作者應(yīng)積極掌握信息技術(shù),為檔案工作服務(wù),為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

　　檔案信息化發(fā)展

　　各地各行業(yè)都有多項(xiàng)投資不菲的館藏?cái)?shù)字化、電子文件管理、數(shù)字檔案館項(xiàng)目立項(xiàng)。

　　電子文件、館藏?cái)?shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)成為主線隨著國(guó)家整體信息化的快步推進(jìn)，越來越多的單位已經(jīng)采用了以電子方式為主的工作方式，電子文件管理無可爭(zhēng)辯地成為檔案信息化建設(shè)中最引人關(guān)注的部分。《電子簽名法》出臺(tái)，認(rèn)定了電子文件的“原件”資格，這促使了依存于紙質(zhì)檔案的電子文件管理向獨(dú)立的電子文件管理發(fā)展。

　　館藏?cái)?shù)字化為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息服務(wù)提供資源基礎(chǔ)，該領(lǐng)域投入顯著增加，其規(guī)模迅速擴(kuò)大。數(shù)字化已經(jīng)成為各檔案機(jī)構(gòu)開展信息化工作的必備內(nèi)容，部分檔案館(室)甚至已經(jīng)或計(jì)劃將所有館藏都予以數(shù)字化。

　　數(shù)字檔案館成為新焦點(diǎn)

　　在電子文件管理、館藏?cái)?shù)字化、檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的合力之下，將這三項(xiàng)任務(wù)集于一身的數(shù)字檔案館建設(shè)工作應(yīng)運(yùn)而生，且發(fā)展迅猛。我國(guó)綜合檔案館建設(shè)的數(shù)字檔案館普遍以館藏?cái)?shù)字化為主，項(xiàng)目周期短，基礎(chǔ)研究和整體規(guī)劃不足，館間數(shù)據(jù)共享程度低，尚存在較大的提升空間。

　　檔案專業(yè)人才開始培養(yǎng)

　　《檔案計(jì)算機(jī)管理》、《電子文件管理教程》等一批檔案信息化教材面世，各高等學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)課程方案增加了計(jì)算機(jī)原理、網(wǎng)絡(luò)、軟件設(shè)計(jì)、檔案計(jì)算機(jī)管理、電子文件管理等課程，以培養(yǎng)適應(yīng)信息化需要的高素質(zhì)、綜合性人才。

　　至此，檔案信息化的發(fā)展已經(jīng)逐步成為了時(shí)代的主流，也成為了各大企事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展方向。而現(xiàn)在也有一個(gè)更加高效的檔案管理方式，那就是“檔案管理系統(tǒng)”

　　“檔案管理系統(tǒng)”可以將繁瑣的檔案管理過程簡(jiǎn)化，將原本厚重的檔案管理過程，變得簡(jiǎn)單，從而達(dá)成高效辦公的目標(biāo)。

　　軟件獲得推廣，傳統(tǒng)方法得到改進(jìn)

　　檔案輔助管理軟件的建設(shè)仍然是檔案信息化成長(zhǎng)階段的發(fā)展重點(diǎn)光盤、條形碼、多媒體等技術(shù)不斷得以應(yīng)用，其功能也不斷拓展，包括:

　　(1)網(wǎng)絡(luò)功能的增加，從最初的單機(jī)版發(fā)展到客戶機(jī)、瀏覽器服務(wù)器(B/S)模式的網(wǎng)絡(luò)版，并開始與辦公自動(dòng)化等其他應(yīng)用系統(tǒng)互聯(lián)互通。

　　(2)覆蓋管理環(huán)節(jié)的增加，從編目、檢索發(fā)展到歸檔、立卷、庫房管理等多個(gè)環(huán)節(jié)。

　　(3)檢索功能的增加，從基于機(jī)讀目錄的自動(dòng)編目、聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展到檔案全文信息存儲(chǔ)與檢索。

　　電子文件管理成為熱點(diǎn)

　　電子文件的大量產(chǎn)生，采用傳統(tǒng)的管理方法難以保護(hù)其作為檔案必須具備的原始性、可靠性，甚至連起碼的可以識(shí)讀的要求有時(shí)也無法滿足。

　　這給檔案界帶來了巨大挑戰(zhàn)。鑒于電子文件將是信息社會(huì)檔案管理的主要對(duì)象，電子文件的歸檔與管理因而迅速成為人們的關(guān)注焦點(diǎn)。

　　如同現(xiàn)在的“檔案管理系統(tǒng)”一樣，雖然在信息化發(fā)展的過程中，許多工具的弊端都解決不了，但是現(xiàn)在也同樣被解決。

　　檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。

　　先后順序?yàn)椋赫{(diào)卷--著錄--掃描--處理--質(zhì)檢--歸還--備份--掛接。

　　在之前的檔案管理數(shù)字化是需要拆卷的，但是現(xiàn)在有專業(yè)的非接觸式掃描設(shè)備可以免拆卷，這就省去了很多的人力物力。

　　下面介紹詳細(xì)的步驟：

　　01、檔案調(diào)卷

　　檔案調(diào)卷這個(gè)過程是指定一個(gè)專門的負(fù)責(zé)人與檔案庫房管理員共同完成。首先將待加工的檔案從庫房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)檔案要逐份清點(diǎn)，并辦理檔案交接登記，確定無誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。

　　02、整理及著錄

　　檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會(huì)給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對(duì)于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

　?。ㄒ唬┦褂脭?shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。

　　（二）使用Excel表格方式制作。

　　如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，要認(rèn)真核對(duì)有無錯(cuò)漏現(xiàn)象，找出錯(cuò)誤并修正。對(duì)于錯(cuò)誤或疏漏的修正，具體操作細(xì)則如下：

　　1.如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對(duì)照的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯(cuò)誤信息。

　　2.著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整。在實(shí)際著錄中以下著錄項(xiàng)必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對(duì)照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號(hào)、題名、卷內(nèi)文件序號(hào)、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號(hào)等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號(hào)、頁數(shù)、題名等。

　　3.如果目錄內(nèi)容有錯(cuò)（如主題內(nèi)容，文號(hào)等），以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)。

　　4.如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時(shí)應(yīng)錄入為簡(jiǎn)體字。

　　5.如遇到無題名的檔案，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容提煉總結(jié)出準(zhǔn)確的題名錄入。

　　6.頁碼標(biāo)注。整理著錄的同時(shí)，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯(cuò)編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問題及時(shí)反饋。沒有問題時(shí)，用2B鉛筆對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。

　　7.分卷事項(xiàng)。檔號(hào)保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷，需核對(duì)卷內(nèi)順序號(hào)，增加一條案卷目錄，每個(gè)分卷都要對(duì)應(yīng)一條案卷目錄（不能兩個(gè)分卷對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄）。

　　8.檔號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)、頁號(hào)中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時(shí)，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時(shí)補(bǔ)0。

　　03、檔案掃描

　　檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序：

　　1.導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；

　　2.通過生成計(jì)算機(jī)磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu)；

　　3.開始掃描檔案；

　　掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：

　　1.掃描后的文件存儲(chǔ)格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300dpi，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時(shí)，設(shè)置顏色為“灰度”。

　　2.檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　3.掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺(tái)掃描儀進(jìn)行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。）

　　04、影像處理

　　影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準(zhǔn)，對(duì)圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。

　　影像處理時(shí)，要保留文件編號(hào)與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。

　　影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實(shí)處理成功了，要?jiǎng)?wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對(duì)圖像進(jìn)行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可視度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。

　　具體操作細(xì)節(jié)如下：

　　1.對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點(diǎn)、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理，初掃要保留。

　　2.發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，處理時(shí)要保留文件編號(hào)與文件頁碼。

　　3.大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。

　　4.處理過程中遇到問題時(shí)，要查閱原文及時(shí)做出更改，并進(jìn)行登記。

　　05、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

　　1.逐條檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。

　　2.逐頁檢查每個(gè)影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。

　　3.逐頁檢查每個(gè)影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。

　　06、數(shù)據(jù)掛接

　　1.將掃描數(shù)據(jù)通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù)。

　　2.將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運(yùn)行服務(wù)器上的掛接軟件進(jìn)行操作。

　　3.打開檔案信息化管理系統(tǒng)，檢查掛接的文檔。

　　07、數(shù)據(jù)備份

　　1.將全部數(shù)據(jù)刻錄成檔案級(jí)藍(lán)光光盤備份或移動(dòng)硬盤。

　　2.將全部數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)硬盤上備份。

　　3.將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。直至全部合格完成整體檔案數(shù)字化流程。