南岸檔案數(shù)字化公司為了規(guī)范檔案管理工作，更加有效的利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，必須多方面開展檔案數(shù)字化工作。雖然檔案的數(shù)字化管理提高了電子檔案的利用率，但是在信息化轉(zhuǎn)變的過程中，要充分發(fā)揮電子檔案以及紙質(zhì)檔案各自優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)二者互補(bǔ)，確保檔案利用得到最佳效果。

　　一、領(lǐng)導(dǎo)重視，科學(xué)謀劃。嚴(yán)格按照上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求成立院檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分工，落實(shí)責(zé)任，形成主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓的良好局面。在辦公場(chǎng)所緊缺的情況下，安排專門的檔案數(shù)字化掃描室及相關(guān)設(shè)備，為全面開展檔案數(shù)字化工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　二、規(guī)范流程，夯實(shí)基礎(chǔ)。為了規(guī)范檔案數(shù)字化工作，我院制定檔案數(shù)字化加工工作實(shí)施方案，對(duì)加工場(chǎng)地布置、項(xiàng)目實(shí)施、數(shù)字化加工流程及標(biāo)準(zhǔn)等都作了部署。

　　檔案安全方面，與加工公司簽署了嚴(yán)格的保密協(xié)議書，將保密條款寫進(jìn)合同,除了從法律上承擔(dān)責(zé)任外,還要求承包方從思想教育、制度落實(shí)、人員管理、檔案保管、設(shè)備合格、技術(shù)保障及安全措施等各方面周密考慮，認(rèn)真落實(shí)。

　　檔案管理人員每日不定時(shí)巡視項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)情況，監(jiān)督外包公司規(guī)范加工，關(guān)注并抽查外包公司加工質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題迅速協(xié)調(diào)解決，確保檔案數(shù)字化項(xiàng)目順利完工。

　　三、管理到位，確保安全。加強(qiáng)人員管理，要求現(xiàn)場(chǎng)工作人員嚴(yán)格遵守工作時(shí)間、保密規(guī)定、操作程序、工作環(huán)境、安全管理等的相關(guān)規(guī)定，安裝2個(gè)高清攝像頭進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，確保檔案數(shù)字化工作安全不出問題；嚴(yán)禁帶有攝像頭的手機(jī)和U盤等有存儲(chǔ)功能的電子設(shè)備進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，所有加工人員手機(jī)統(tǒng)一鎖柜保管，確保掃描工作安全有序開展；嚴(yán)格整理、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、裝訂等重點(diǎn)環(huán)節(jié)，確保全文識(shí)別清晰無誤、檢索錄入信息完整、系統(tǒng)格式兼容，保障檔案實(shí)體和信息安全。同時(shí)通過掃描人員自檢、公司管理人員抽檢，院領(lǐng)導(dǎo)小組人員復(fù)檢三道工序，把精準(zhǔn)、精確、精細(xì)貫穿到每個(gè)環(huán)節(jié)，保證我院檔案數(shù)字化工作順利推進(jìn)。

　　依托數(shù)字化建設(shè)提升檢察檔案“服務(wù)力”

　　檢察檔案，是檢察機(jī)關(guān)開展法律監(jiān)督及相關(guān)工作的歷史記錄，是國(guó)家檔案的重要組成部分。推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，是構(gòu)建智慧檢務(wù)體系中的重要一環(huán)，為切實(shí)提高檢察檔案科學(xué)化管理水平，需要積極探索新時(shí)代檔案管理模式，以實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化數(shù)據(jù)化、檔案服務(wù)便捷化。

　　在深化司法體制改革的大背景下，盡管檢察檔案建設(shè)不斷加強(qiáng)，但實(shí)際工作開展中，傳統(tǒng)檢察檔案管理工作仍存在一些問題。

　　一是檔案查詢流程繁瑣，如涉及招錄、選任事宜的違法犯罪記錄查詢工作量往往較大，需要人工翻閱卷宗逐個(gè)核對(duì)基本信息，工作效率較低；

　　二是卷宗封面、目錄填寫不規(guī)范，影響檔案歸檔和再利用效率；

　　三是實(shí)體檔案裝訂不規(guī)范，裝訂順序不符合要求等，不利于檔案入庫和定位；

　　四是紙質(zhì)檔案因工作需要經(jīng)常翻閱，會(huì)造成一定程度的磨損，不利于檔案長(zhǎng)久保存；

　　五是隨著認(rèn)罪認(rèn)罰同步錄音錄像工作的全面開展，影像檔案數(shù)量將會(huì)大大增加，也對(duì)檢察信息資源的分類管理提出了更高要求。

　　面對(duì)檢察檔案管理中存在的問題和難點(diǎn)，筆者認(rèn)為，需要明確檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目標(biāo)，從加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、克服項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)短缺及無借鑒經(jīng)驗(yàn)等困難、注重項(xiàng)目推動(dòng)和強(qiáng)化人才保障等多方面入手，確立數(shù)字化檔案工作新目標(biāo)。

　　一是管理電子化，通過信息化技術(shù)，集成管理檢察電子檔案的全流程；

　　二是流程規(guī)范化，建立規(guī)范的管理流程體系，以滿足檢察檔案管理過程中歸檔、利用等需求；

　　三是分類專業(yè)化，根據(jù)檢察檔案卷宗屬性及實(shí)際情況，進(jìn)行檔案屬性的配置和分類；

　　四是借還標(biāo)準(zhǔn)化，構(gòu)建檢察院檔案借還管理體系，讓檔案文件的利用更加規(guī)范、有序；

　　五是調(diào)卷簡(jiǎn)便化，上級(jí)檢察機(jī)關(guān)可以通過配備權(quán)限調(diào)取數(shù)據(jù)庫信息，調(diào)取卷宗更加方便快捷，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

　　當(dāng)檔案數(shù)字化建成和使用后，后續(xù)如何有效加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理也是一個(gè)不容忽視的問題。在實(shí)施檔案數(shù)字化管理過程中，必須注意把握好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

　?。ㄒ唬┮?guī)范檔案數(shù)字化成果管理。

　　一是檔案數(shù)字化工作中要做好交接手續(xù)，嚴(yán)格清點(diǎn)相關(guān)文件資料，確保不丟件、不錯(cuò)件。對(duì)加工完成的數(shù)字化檔案資料要認(rèn)真整理，登記后及時(shí)存入專用存儲(chǔ)設(shè)備中。

　　二是存儲(chǔ)數(shù)字化檔案的信息存儲(chǔ)設(shè)備、系統(tǒng)要建立完善的后臺(tái)管理機(jī)制，相關(guān)數(shù)字化資料的查閱、復(fù)制、打印等操作要有記錄，做到“有據(jù)可查”。尤其是對(duì)于存儲(chǔ)涉密數(shù)字化檔案資料的存儲(chǔ)設(shè)備要專機(jī)專用，定期檢查，調(diào)取使用數(shù)據(jù)，要嚴(yán)格履行審批流程，確保數(shù)據(jù)安全。

　　三是要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格區(qū)分?jǐn)?shù)字檔案涉密與非密，并定期進(jìn)行檢查。同時(shí)，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等有關(guān)制度，做好相關(guān)數(shù)字檔案的備份工作。

　?。ǘ┘訌?qiáng)檢察檔案文化建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)。

　　依托檔案數(shù)字化建設(shè)這個(gè)“硬實(shí)力”，提升檔案文化“軟實(shí)力”。檢察文化建設(shè)過程中很大程度上借力于檢察檔案資料。要整合檔案資源建設(shè)，拓展檔案室的文化功能，讓其不僅僅是儲(chǔ)藏室，而要成為傳播地方檢察文化、弘揚(yáng)新時(shí)代特色檢察文化的主陣地。

　　同時(shí)，也要加強(qiáng)檢察檔案隊(duì)伍建設(shè)，除配備專職檔案員外，各業(yè)務(wù)科室設(shè)置兼職檔案員，凝聚合力，增加檢察檔案工作的參與率和貢獻(xiàn)度。加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，對(duì)外積極選送檔案人員參加上級(jí)檢察機(jī)關(guān)和本地組織的檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)電子文件管理知識(shí)，提高電子文件管理意識(shí)，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平，不斷增強(qiáng)檔案員的檔案意識(shí)和操作技能，確保各項(xiàng)工作任務(wù)有效落實(shí)。

　　對(duì)內(nèi)積極開展本院檔案知識(shí)培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案法、保密法、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等，力求提升檔案管理軟實(shí)力。

　?。ㄈ┘堎|(zhì)與電子互補(bǔ)，增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，然而，紙質(zhì)檔案在數(shù)字化時(shí)代下仍具有它獨(dú)特的作用和意義。

　　首先，紙質(zhì)實(shí)體檔案具有更高的真實(shí)性和更強(qiáng)的生命力。檔案的生命力體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是法律憑證，二是原始證據(jù)。較電子檔案相比，紙質(zhì)檔案具有更高的真實(shí)性和法律效力。

　　電子檔案存儲(chǔ)、傳輸和利用的安全性受制于計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，容易受到病毒和黑客的襲擊，而紙質(zhì)檔案本身具有很好的穩(wěn)定性，且具有良好的安全管理模式和經(jīng)驗(yàn)。此外，如果電子檔案的安全性受到侵害，紙質(zhì)檔案則可以提供穩(wěn)定的安全保障。

　　其次，紙質(zhì)實(shí)體檔案的信息保存和利用具有長(zhǎng)久性。在檔案數(shù)字化管理的過程中，要認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案管理的重要性，明白其真實(shí)可靠性以及穩(wěn)定性是電子檔案所不能替代的。

　　面對(duì)檢察工作的新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，檔案數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)信息化時(shí)代趨勢(shì)、滿足人民群眾新期待的重要舉措，檢察機(jī)關(guān)應(yīng)不斷完善和規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和智能化管理，助力數(shù)字化時(shí)代檢務(wù)管理更上層樓，為更好服務(wù)檢察工作順利開展提供強(qiáng)有力支撐。