榆林市檔案整理服務(wù)公司：檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

　　更全面地說，檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。

　　檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：

　?。ㄒ唬n案館對接收與征集檔案的整理1、系統(tǒng)排列和編目在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

　　2、局部調(diào)整對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進(jìn)行整理。

　　3、全過程整理檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

　　榆林市檔案整理服務(wù)公司

　　一、項(xiàng)目說明

　　本項(xiàng)目為流動人員檔案信息化服務(wù)及售后等相關(guān)服務(wù)。

　　二、項(xiàng)目服務(wù)及技術(shù)要求

　　按照《流動人員人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集內(nèi)容》《流動人員人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集規(guī)范》和《流動人員人事檔案數(shù)字化安全規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描和檔案基礎(chǔ)信息錄入，數(shù)字化的檔案信息無縫掛接到公共就業(yè)人才服務(wù)系統(tǒng)中，便于日后檔案業(yè)務(wù)管理，提高數(shù)字化檔案的使用效率、取得實(shí)效，為今后人事檔案省級集中作好準(zhǔn)備，逐步實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理服務(wù)”管理模式。

　　2.1檔案出入庫

　?。?）識別碼管理

　　依據(jù)識別碼編制規(guī)則，由加工系統(tǒng)生成編碼號，并將識別碼打印后貼置于每卷檔案中，利用識別碼來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工要求全流程的管理。

　?。?）出入庫

　　通過識別碼管理的方式，對檔案借卷出庫入庫過程的交接管理，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案出庫（入庫）數(shù)量的統(tǒng)計(jì)核對。

　　2.2檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按照《干部人事檔案整理工作細(xì)則》和《干部人事檔案內(nèi)容分類排序及編目》對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類、排序和編寫目錄。

　　2.3檔案數(shù)字化掃描

　?。?）掃描軟件和設(shè)備

　　提供掃描系統(tǒng)軟件和相關(guān)設(shè)備。系統(tǒng)應(yīng)具有借還卷管理、掃描、圖像處理、條目導(dǎo)入、OCR識別、成果質(zhì)檢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)掛接等基本功能，具有一定的靈活性和可維護(hù)性，功能能夠根據(jù)實(shí)際情況做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

　?。?）協(xié)助編制檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

　　按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的業(yè)務(wù)和技術(shù)要求，指導(dǎo)檔案數(shù)字化工作，保障數(shù)字化成果的規(guī)范管理和有效應(yīng)用。提供標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)技術(shù)內(nèi)容咨詢和參考信息。

　?。?）檔案原文掃描

　　掃描方式：根據(jù)檔案紙質(zhì)幅面的大小(A4、A3等)選擇相應(yīng)規(guī)格的專業(yè)掃描儀進(jìn)行掃描，大于A4頁面的要求采用大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，不得裁剪或折疊。對于破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)；折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行壓平或熨平等相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描。

　　掃描色彩模式：24位彩色模式進(jìn)行掃描。存儲格式：采用JPEG格式存儲。

　　掃描分辨率：分辨率一般為300dpi，特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　?。?）圖像處理

　　1.原始圖像處理

　　a.糾偏處理

　　對偏斜度＞1°的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，糾偏后距離顯示器25 cm～40 cm觀看圖像應(yīng)沒有明顯偏斜。對方向不正確的圖像應(yīng)旋轉(zhuǎn)還原。

　　b.裁邊處理

　　糾偏后的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除掃描過程中產(chǎn)生的白邊或黑邊。

　　c.圖像拼接

　　對大幅面檔案材料進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)原始圖像，確保檔案數(shù)字圖像的完整性和真實(shí)性。

　　2.優(yōu)化圖像處理

　　a.優(yōu)化圖像處理方式

　　應(yīng)使用計(jì)算機(jī)軟件或人工方式對原始圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，得到優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)。

　　原始圖像中帶有黑白、彩色照片的，應(yīng)采用人工方式處理，以使優(yōu)化圖像中的照片得到更佳的視覺效果或與原始圖像的視覺效果相符。

　　原始圖像中帶有印章的圖像區(qū)域應(yīng)采用人工方式處理。

　　帶有身份證、學(xué)歷證件、復(fù)印件及帶有防偽技術(shù)的原始圖像，或內(nèi)容不清晰的紅色或紫色背景的早期麻紙基材等，優(yōu)化處理后仍不具有較好辨識效果的，應(yīng)直接引用原始圖像數(shù)據(jù)。

　　b.優(yōu)化圖像質(zhì)量要求

　　觀看優(yōu)化圖像使用的顯示器應(yīng)符合SJ/T11292的要求，并調(diào)整到sRGB狀態(tài)。在保證檔案信息完整的前提下應(yīng)滿足以下指標(biāo)：

　　圖像背景顏色為24位真彩色，且RGB值為(254,246,197)；

　?。?）數(shù)據(jù)打包封裝并校驗(yàn)

　　圖像數(shù)據(jù)應(yīng)采用JPEG格式存儲。原始圖像數(shù)據(jù)存儲壓縮率≥80％。優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)不進(jìn)行壓縮。原始圖像數(shù)據(jù)和優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)應(yīng)分不同文件夾保存。

　　對打包后的成品數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的四性校驗(yàn)，保證最終掛接到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是完整可用的。

　　封裝后的每個(gè)人檔案的圖像數(shù)據(jù)應(yīng)放在一個(gè)文件夾內(nèi)，該文件夾應(yīng)以姓名+公民身份號碼命名（如李**11010219830606****）。根目錄下保存的是一個(gè)以姓名+公民身份號碼命名的XML文件和一個(gè)文件名為“圖像數(shù)據(jù)”的文件夾，前者描述人員基本信息及目錄信息，后者存放原始圖像數(shù)據(jù)和優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)。

　　圖像文件名稱的命名規(guī)則為：檔案材料類號代碼+“-”+分類內(nèi)序號+“-”+三位流水號+后綴名，如1-1-001.jpg(在不同的操作系統(tǒng)中，圖像文件擴(kuò)展名或顯示為.jpeg)。類號代碼見附錄A。

　?。?）數(shù)據(jù)備份

　　1.備份范圍

　　經(jīng)驗(yàn)收合格的人員基本信息、檔案目錄信息、原始圖像數(shù)據(jù)、優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。

　　2.備份方式

　　應(yīng)采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)備份。在線備份可采用持續(xù)數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)，采用檔案一體化存儲備份系統(tǒng)，保障數(shù)據(jù)備份的持續(xù)性。離線備份時(shí)，每個(gè)人的數(shù)字檔案應(yīng)形成一個(gè)數(shù)據(jù)包，數(shù)據(jù)包應(yīng)采用硬盤備份，宜異地備份。

　　3.備份標(biāo)簽

　　離線備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

　　2.4數(shù)據(jù)掛接與利用

　?。?）數(shù)據(jù)掛接。由于目前省系統(tǒng)中尚未有掃描圖像文件與目錄數(shù)據(jù)掛接功能。掃描的各類影像及數(shù)據(jù)必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)，能夠待省系統(tǒng)功能完善后，與系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)掛接。須按照采購人要求的順序進(jìn)行掛接，不能出現(xiàn)錯(cuò)頁、錯(cuò)目錄的情況。

　　（2）數(shù)據(jù)利用。檔案數(shù)字化加工完成后的成品數(shù)據(jù)，需提供一個(gè)服務(wù)系統(tǒng)，在該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的檢索利用，并且能夠保證檔案信息的安全性。

　　2.5檔案基本信息錄入

　　按照《流動人員人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集內(nèi)容》要求，對于已經(jīng)掃描的電子檔案根據(jù)檔案中記載情況，將《流動人員人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集內(nèi)容》《流動人員人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集規(guī)范》要求中人員基本信息84項(xiàng)字段中檔案中能體現(xiàn)的全部錄入軟件系統(tǒng)（26項(xiàng)必填項(xiàng)必須全部錄入），利用專業(yè)的信息著錄系統(tǒng)提高錄入的準(zhǔn)確性和安全性。實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有公共就業(yè)人才服務(wù)信息系統(tǒng)中人員基本信息的一致、準(zhǔn)確完善，達(dá)到人事檔案數(shù)字化省級、國家級集中的標(biāo)準(zhǔn)。

　　2.6檢查驗(yàn)收

　?。?）驗(yàn)收范圍

　　全部標(biāo)準(zhǔn)化整理檔案成品和數(shù)字檔案成品進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。

　?。?）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

　　1.人員建庫驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

　　人員建庫時(shí)錄入項(xiàng)目應(yīng)符合人員基本信息集數(shù)據(jù)格式要求；與其他信息系統(tǒng)共享人員信息的，所引用的姓名、性別、民族、出生日期、公民身份號碼等信息項(xiàng)也應(yīng)符合人員建庫要求。

　　2.目錄建庫驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

　　目錄建庫時(shí)錄入項(xiàng)目應(yīng)符合檔案目錄信息集數(shù)據(jù)格式要求，類號、序號、材料名稱、材料形成時(shí)間、頁數(shù)、備注等錄入內(nèi)容項(xiàng)應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，檔案目錄應(yīng)與紙質(zhì)檔案材料名稱內(nèi)容相符，檔案目錄條數(shù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案材料數(shù)量相符。

　　3.原始圖像數(shù)據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

　　原始圖像應(yīng)為真彩色24位、JPEG格式、300 dpi。無掃描產(chǎn)生的白邊和黑邊；偏斜度≤1°，方向正確；圖像頁碼連續(xù)；圖像中檔案信息與紙質(zhì)檔案一致，圖像數(shù)量與紙質(zhì)檔案一致，圖像的排列順序與紙質(zhì)檔案排序一致，圖像與目錄一一對應(yīng)。

　　4.優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

　　優(yōu)化圖像應(yīng)符合3.2的要求，與原始圖像尺寸一致。標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不符合要求的，退回重新整理裝訂。

　　5.使用標(biāo)準(zhǔn)

　　實(shí)現(xiàn)和公共就業(yè)人才服務(wù)信息系統(tǒng)的無縫對接，實(shí)現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)、在線實(shí)時(shí)查閱人事檔案等功能，達(dá)到省、國家業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)共享要求。

　　6.人事檔案標(biāo)準(zhǔn)整理加工

　　人事檔案按《干部人事檔案整理工作細(xì)則》《干部人事檔案內(nèi)容分類排序及編目》等要求標(biāo)準(zhǔn)化整理，數(shù)字化加工后裝訂成冊，并無涂改、損毀等情況，并在過程無泄露檔案信息等情況。

　?。?）驗(yàn)收登記

　　根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)填寫《檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表》,對數(shù)字檔案作出合格或不合格的結(jié)論。合格的，登記交接入庫；不合格的，重新加工。驗(yàn)收完畢在后期使用過程中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的，采購人有權(quán)根據(jù)錯(cuò)誤率的多少扣取質(zhì)保金。

　　三、管理系統(tǒng)要求

　　3.1檔案數(shù)字化加工管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求

　　檔案數(shù)字化加工管理系統(tǒng)應(yīng)滿足以下使用條件：

　?。?）檔案數(shù)字化加工管理系統(tǒng)須包含以下模塊：

　?、儆跋駫呙瑁嚎蓪τ跋駫呙璧姆直媛?、存儲格式、壓縮格式等參數(shù)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置；可與前處理登記的頁數(shù)進(jìn)行比對校驗(yàn)，對漏掃、多掃進(jìn)行軟件自動控制；可以通過影像掃描的插入掃描功能，及時(shí)將掃描影像補(bǔ)充完整；可集成多種主流掃描儀的驅(qū)動及掃描軟件功能；掃描后的圖片可最終保存到服務(wù)器端，防止泄密或遺失。

　?、谟跋裉幚恚嚎蓪?shí)現(xiàn)拉線糾偏以及自動批量糾偏；可對于圖片進(jìn)行智能優(yōu)化，去除黑邊、污漬，使泛黃或底色嚴(yán)重圖片更加清晰；可通過系統(tǒng)設(shè)置，依據(jù)質(zhì)檢人員的在線退回的不合格的產(chǎn)品的錯(cuò)誤提示信息進(jìn)行修改，驗(yàn)收合格后進(jìn)入到正常加工流程中，以控制有問題圖像的優(yōu)先處理，以免造成有問題圖像遺漏處理；圖像處理后的影像最終保存到服務(wù)器端，確保數(shù)據(jù)的安全。

　?、蹢l目著錄：可支持導(dǎo)入已有條目數(shù)據(jù)到加工系統(tǒng)中；可實(shí)現(xiàn)兩錄一校功能，高亮定位到字符；可自動識別提取圖像中的文字，對檔案號等關(guān)鍵項(xiàng)目可做重復(fù)性校驗(yàn)，減少人工著錄的錯(cuò)誤率。條目錄入的數(shù)據(jù)最終保存到服務(wù)器端，確保數(shù)據(jù)的安全。

　?、苜|(zhì)檢校核系統(tǒng)：可實(shí)現(xiàn)錯(cuò)誤圖像、條目在線回退，避免人工溝通錯(cuò)誤；可控制相關(guān)操作員對錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)先改錯(cuò)處理；可自動對操作人員的準(zhǔn)確率進(jìn)行排名；可智能設(shè)置抽檢比例，自動提取抽檢數(shù)據(jù)，條目與圖像關(guān)聯(lián)顯示，質(zhì)檢時(shí)可直接判定錯(cuò)誤，自動統(tǒng)計(jì)合格率并生成質(zhì)檢報(bào)告。

　　⑤產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)：可自動統(tǒng)計(jì)不同幅面大小的影像數(shù)據(jù)，對圖片影像進(jìn)行智能識別，單獨(dú)統(tǒng)計(jì)數(shù)量，并依據(jù)幅面進(jìn)行自動折算；可查看圖像的分辨率、存儲格式、色彩模式、幅面大小等屬性。

　　⑥流程追溯：可對案卷所處流程進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤，可實(shí)時(shí)查詢調(diào)閱相關(guān)案卷。

　?、邤?shù)據(jù)掛接：待省系統(tǒng)完善掃描模塊后，能夠無縫對接到公共就業(yè)人才服務(wù)信息系統(tǒng)。

　?。?）檔案數(shù)字化加工管理系統(tǒng)須實(shí)現(xiàn)以下功能：

　　全程識別碼跟蹤管理：能夠自動生成識別碼，用識別碼串聯(lián)檔案掃描、檔案目錄等全部的數(shù)字化加工流程；

　　自定義目錄項(xiàng)：可根據(jù)業(yè)務(wù)需要增減或調(diào)整目錄項(xiàng)，適應(yīng)業(yè)務(wù)變化；

　　批量數(shù)據(jù)掛接：通過識別碼或其他組合條件，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像信息的批量掛接；圖像處理：支持放大、縮小、恢復(fù)、旋轉(zhuǎn)、反轉(zhuǎn)、去污、糾偏、裁邊等功能；

　　質(zhì)量檢查：支持自檢、質(zhì)檢和抽檢等功能；

　　查詢：支持綜合查詢、案卷目錄查詢和分類查詢等；檔案管理：支持檔案借閱、歸還、查詢和統(tǒng)計(jì)等；

　　3.2技術(shù)要求

　　檔案數(shù)字化加工管理系統(tǒng)包括中心服務(wù)端和經(jīng)辦終端兩個(gè)部分，支持本級所有經(jīng)辦終端（約100個(gè)）在并發(fā)訪問時(shí)，要求300K/頁的圖像文件上傳時(shí)間一般不超過3秒，以識別碼查詢調(diào)閱具體圖像文件時(shí)間一般不超過4秒。經(jīng)辦終端通過專網(wǎng)，采用B/S模式由瀏覽器訪問中心服務(wù)端辦理檔案業(yè)務(wù)。

　　3.3加工系統(tǒng)功能簡要描述檔案掃描

　　支持通過高速掃描儀、平板掃描儀等掃描設(shè)備對A4、A3幅面的檔案進(jìn)行掃描，支持黑白二值、8位灰階、24位彩色三種圖像格式，支持JPEG、TIFF、PDF等文件格式，支持分辨率可調(diào)整（一般在300dpi至500dpi）。

　　圖像處理，對掃描的圖像文件進(jìn)行處理，進(jìn)行圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、糾偏（以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣）、去污（對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則）、圖像拼接（對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性）、裁邊（采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間）處理。

　　檔案目錄索引，按照《干部人事檔案整理工作細(xì)則》自動核對目錄項(xiàng)目是否完整、目錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，對必填項(xiàng)未填、填寫內(nèi)容在取值范圍外的不合格數(shù)據(jù)進(jìn)行提示。

　　應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一的檔案目錄格式進(jìn)行檔案目錄錄入，包括：“類號”，填寫材料類號；“序號”，填寫材料所屬分類中的序號；“材料名稱”，根據(jù)材料題目填寫，無題目的材料，應(yīng)擬定題目；“材料形成時(shí)間”，一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間，復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)間；“頁數(shù)”，填寫每份材料的頁碼數(shù)；“備注”，填寫需要說明的情況。

　　數(shù)據(jù)掛接，對掃描的圖像文件按規(guī)則與目錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)掛接，數(shù)據(jù)可以無縫掛接到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)用。

　　檔案查詢，可通過目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)查詢調(diào)閱對應(yīng)電子檔案和紙質(zhì)檔案。

　　目錄管理，可對目錄進(jìn)行增加、刪除、修改等管理。

　　數(shù)據(jù)維護(hù)，可對圖像文件進(jìn)行增加、刪除、修改等維護(hù)管理。

　　數(shù)據(jù)庫管理，含有數(shù)據(jù)庫管理平臺，可按查詢條件進(jìn)行批量導(dǎo)入、導(dǎo)出、備份等管理，可導(dǎo)出任意數(shù)據(jù)庫表。

　　3.4安全性要求

　　系統(tǒng)能夠采用多種安全技術(shù)手段加以保證，從對性能指標(biāo)要求、安全體系建設(shè)等各方面都采取切實(shí)可行的安全措施，對掃描的數(shù)據(jù)采取時(shí)時(shí)同步備份。