鎮(zhèn)江檔案整理服務公司：檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務活動?！稒C關檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。

　　鎮(zhèn)江檔案整理服務公司按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目等五個步驟。

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構成以及件（卷）內的排序。

　　在件的構成中，對于照片、錄音、錄像、實物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構成要復雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內排序時要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時，科研課題、建設項目、設備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺（套）等分別組卷，管理性科技文件應放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷。科技檔案卷內文件一般應文字材料在前、圖樣在后，案卷內管理性文件按問題結合時間（階段）或重要程度排列。

　　02分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應的層次和類別，揭示檔案內在聯(lián)系，使檔案形成一套有機體系。

　　文書檔案一般采用年度、機構（問題）、保管期限分類項進行復式分類，如：年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）三級分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內，按時間結合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設項目類檔案可按照課題研究、項目建設工作順序排列，設備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列；照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內按照時間排列即可。

　　04編號

　　宗號—檔案門類代碼·年度—機構（問題）—保管期限—件號。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進行分類的，其檔號結構為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機構（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結構為：全宗號—目錄號（類別號、項目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應編制案卷目錄和卷內文件目錄。目錄編制時應按照分類、排列的結果，依據(jù)檔號順序，逐卷，逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。

　　在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質目錄，同時也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計算機檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的，項目內容應直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實現(xiàn)檔案資源的融合管理。

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　　歸檔范圍

　　在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　1、歸檔要求

　　（一）應歸檔的會計材料應齊全完整，按報表、帳簿、憑證和其他類的形式和特點分別歸檔、排列。

　?。ǘ嫏n案由會計人員按歸檔文件整理方法整理立卷、裝訂成冊后移交局綜合檔案室。

　?。ㄈ嵭袝嬰娝慊?，需永久保存的年度財務報表、報告等，在打印紙質歸檔的同時，需將其相應電子數(shù)據(jù)上傳到文件與檔案管理服務平臺中歸檔保存。

　　2、歸檔時間

　　會計檔案，在會計年度結束后，由會計人員保管二年，期滿后移交局綜合檔案室統(tǒng)一保管，并辦理相關移交手續(xù)。

　　已移交檔案部門保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　3、歸檔文件整理

　　2014年起，會計檔案采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進行排列、裝訂、編頁碼、編檔號，不同年度的要分開整理。“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為1件。一份會計報表為1件、一本（份）賬簿為1件、一冊（本）憑證為1件?！凹鳖}名應準確概括該件會計檔案的形成單位、時間、內容、文件名稱。

　?。ㄒ唬﹦澐诸悇e及保管期限

　　1、對同一年度的會計檔案歸檔文件按報表、賬簿、憑證和其他四個屬類分開。

　　2、按《會計檔案歸檔范圍和保管期限表》對各屬類的歸檔文件劃分保管期限。

　?。ǘ┡判?/p>

　　在同屬類同年度下面按照時間順序或重要程度排序。同屬類同年度歸檔文件如有不同保管期限的，先排保管期限長的，后排保管期限短的；相同保管期限的按時間順序排列。

　　（三）裝訂

　　每“件”單獨裝訂，大張的文件要折疊，殘破的文件要修補裱糊，定為永久保管期限的文件去除易生銹的金屬物后，薄的采用不銹鋼釘裝訂，厚的采用三孔一線方法裝訂。賬簿、憑證，會計部門已經裝訂好的，保持不變。

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　　沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，背面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分已有獨立正確的頁碼時，不用再編頁碼，合并計算其總頁數(shù)即可。憑證類不需要編頁碼。編頁號時采用打碼機。

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　　在市文檔平臺“文件著錄”會計檔案分類中著錄每份歸檔文件的相關信息并上傳相應電子文件，無相應電子文件的歸檔文件（保管期限為永久、30年,會計憑證除外）需掃描上傳。檢查無誤后點擊“歸檔”生成檔號等信息，完成“預歸檔”操作。

　?。┐蛴n號標簽

　　在市文檔平臺“預歸檔庫”中打印出檔號標簽，裁剪后粘貼于歸檔文件左上角空白處；

　　或直接打印歸檔章。

　?。ㄆ撸┭b盒

　　將裝訂整理好的歸檔文件按檔號順序放入檔案盒中。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內。同年度同類歸檔文件裝盒完畢檢查無誤后，在市文檔平臺“預歸檔庫”中按盒打印一份“歸檔文件目錄”分別裝入相應檔案盒內，然后在文檔平臺“編目管理”中打印檔案盒背脊標簽整齊粘貼于盒的背脊處。

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　　在市文檔平臺“預歸檔庫”中按年度打印“歸檔文件目錄”一式兩份，并在市文檔平臺“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標簽和背脊標簽各一式一份，用于編制《檔案目錄》。

　　《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，兩份用牛皮紙等軟皮裝訂。同一年度的會計報表、賬簿、憑證和其他類的檔案目錄可以裝訂在一起，各類之間用一張彩色紙隔開。

　?。ň牛┓庋b入庫

　　在“預歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤后，點擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進入“檔案中心”歸檔數(shù)據(jù)管理相對應的分類下。進入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。