山東檔案數(shù)字化公司外包:為進(jìn)一步提升社區(qū)矯正對(duì)象檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，有效提升社區(qū)矯正對(duì)象檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，近期濟(jì)陽(yáng)區(qū)司法局委托山東檔案數(shù)字化公司外包對(duì)全區(qū)社區(qū)矯正對(duì)象檔案進(jìn)行全面集中規(guī)范整理和數(shù)字化轉(zhuǎn)型歸檔工作。

　　檔案數(shù)字化工作嚴(yán)格按照《山東省社區(qū)矯正檔案管理辦法》的要求開展，目前共著錄案卷525卷，卷內(nèi)文件目錄11127條，全文數(shù)字化掃描52911頁(yè)，為做好檔案數(shù)字化全過程的安全管控，采用移動(dòng)硬盤備份電子檔案，并將市司法局統(tǒng)一配發(fā)的檔案盒和案卷封面全部予以重新置換，科學(xué)設(shè)置檔案排放順序，標(biāo)示清楚，以便查閱。

　　在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，區(qū)司法局和山東檔案數(shù)字化公司外包反復(fù)溝通交流，優(yōu)化加工流程、提高檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。并對(duì)所有檔案進(jìn)行一次全面督導(dǎo)檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)予以糾正，做到檔案資料能夠完整地記錄矯正對(duì)象的矯正全過程。同時(shí)明確工作人員在檔案管理方面應(yīng)擔(dān)負(fù)的職責(zé)，落實(shí)專職人員收集和管理社區(qū)矯正檔案，對(duì)社區(qū)矯正對(duì)象檔案的立卷、歸檔、保管、移交和查閱事項(xiàng)作出明確規(guī)定，確保檔案的安全與保密。

　　數(shù)字化檔案進(jìn)一步促進(jìn)了社區(qū)矯正工作有序開展，為做好重點(diǎn)對(duì)象監(jiān)管、服務(wù)全區(qū)和諧穩(wěn)定打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　山東檔案數(shù)字化公司外包

　　檔案數(shù)字化加工主要有兩種方式，一是檔案館（室）組織人員自主加工，二是外包給有資質(zhì)的公司，兩種方式各有利弊。自主加工利于保密，利于檔案的保管保護(hù)。

　　但從掃描前整理、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢測(cè)、圖像合成、目錄著錄，到數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)掛接，每個(gè)工序一個(gè)人，就需要8-10人，而檔案館（室）一般人員較少，無法滿足各工序的人員要求，而從社會(huì)上招聘人員，即在專業(yè)性上無法保證，又要牽扯許多人員管理問題。另外，需要自己購(gòu)置檔案掃描、圖像處理等各種設(shè)施設(shè)備、軟件，資金投入也較多。

　　外包服務(wù)的方式，因有專業(yè)的公司負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理，人員、設(shè)備都不用檔案部門操心，只要檔案數(shù)字化方案制定合理，檔案部門監(jiān)管到位，檔案數(shù)字化的速度和質(zhì)量還是可以有所保障的。因此，大批量的檔案數(shù)字化加工，筆者還是傾向于服務(wù)外包的方式。

　　數(shù)字化加工過程中的監(jiān)管、指導(dǎo)問題

　　（一）加工方案的確認(rèn)

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，我們依照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的基本要求，采用了平板掃描儀，分辨率為300DPI，彩色掃描模式，并做了文字識(shí)別，合成雙層的PDF。這些指標(biāo)，完全適應(yīng)檔案查閱利用，也利于后期的全文檢索，另外基本能保證檔案的仿真復(fù)制、展覽

　　制作的要求。值得一提的是，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，一定要與省檔案館新修訂的《文書檔案目錄數(shù)據(jù)采集規(guī)范》上規(guī)定的字段、字段值一致，利于下一步目錄數(shù)據(jù)的上網(wǎng)，也利于全省檔案目錄數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

　?。ǘ┘庸がF(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)管、指導(dǎo)

　　檔案館（室）要明確一名工作人員負(fù)責(zé)加工現(xiàn)場(chǎng)的溝通協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)，建立問題反饋機(jī)制，對(duì)加工中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行反饋和改正，及時(shí)總結(jié)，對(duì)出現(xiàn)的同類問題進(jìn)行指導(dǎo)，避免重復(fù)勞動(dòng)，從而保障數(shù)字化加工全程的安全、進(jìn)度及質(zhì)量。

　　1.掃描前整理中應(yīng)注意的問題

　　排版問題。各檔案館館藏中都有大批建國(guó)前后的老檔案，這些檔案情況復(fù)雜，紙張較差，掃描加工比較費(fèi)時(shí)。有的檔案排版方式特殊，是豎排，從右至左、從上到下排版，同一案卷中出現(xiàn)不同排版方式，前整理人員不注意，就會(huì)出現(xiàn)掃描順序前后錯(cuò)亂的情況。這就要求在掃描前整理、掃描加工時(shí)，強(qiáng)調(diào)一下這個(gè)問題，避免掃描順序錯(cuò)亂。

　　2.分件問題。主要是指涉及人名較多的民生檔案分件，如干部、工人分配介紹信。這類檔案每年會(huì)有2-3卷，每卷有100-200頁(yè)，每頁(yè)涉及一個(gè)人的分配、調(diào)動(dòng)。此類檔案建議一人一件分件，或者10人一件分件，著錄文件標(biāo)題時(shí)顯示每個(gè)人的姓名。

　　因?yàn)榇蟛糠謾n案管理軟件的全文檢索功能不健全，即使有全文檢索，對(duì)于手寫字體的識(shí)別率也很低。所以還是要在目錄標(biāo)題上顯示出來，或者建立人名專題目錄，更能方便檢索，提高檢索效率。另外教育部門的畢業(yè)生分配工作調(diào)配表、知青登記表之類涉及人名多的檔案，如何著錄才能利于檢索，是建立人名專題目錄，還是在標(biāo)題或者備注上顯示等問題，也值得大家商榷。

　　3.專業(yè)檔案區(qū)別對(duì)待問題。檔案館（室）保存較多的一般是文書檔案，但涉及民生的專業(yè)檔案數(shù)量也不少，比如學(xué)籍檔案、婚姻檔案、土地延包檔案等，這些專業(yè)檔案的分類和目錄顯示的信息與文書檔案有所不同。如學(xué)籍檔案一般是按照高校檔案分類法分類，與文書檔案的機(jī)構(gòu)（問題）分類，在檔號(hào)編制上有所不同。如果都用文書檔案“全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-件號(hào)”的檔號(hào)編制規(guī)則，混在一起，容易造成檔號(hào)編制混亂。

　　至于目錄信息，婚姻檔案的目錄應(yīng)該設(shè)置姓名、結(jié)婚時(shí)間、籍貫等字段；而土地延包檔案是按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村、戶主姓名整理，目錄字段則需要設(shè)置這些信息。所以，專業(yè)檔案需要在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的節(jié)點(diǎn)，按照需要設(shè)置目錄字段，才能更好地顯示需要的信息。

　?。ㄈ呙鑸D像處理問題

　　一般要求對(duì)掃描圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、糾偏、去污、裁切等。但對(duì)一些特殊規(guī)格的檔案，筆者不建議裁切。比如分配工作報(bào)到證或者報(bào)到證存根，規(guī)格多為64開，建議掃描時(shí)按A4掃描，裁切時(shí)不宜將白邊切去，因?yàn)榘走叢们泻髨D像放大，印章也隨同放大，打印作為憑證時(shí)有稍許失真，不利于同原印章的比對(duì)，作為憑證會(huì)受到質(zhì)疑。

　　（四）字體辨識(shí)問題

　　不好辨識(shí)的字多是手寫，或者是寫得太草不好辨識(shí)，或者是繁體字，或者是不規(guī)范的簡(jiǎn)化字，一般要根據(jù)上下文的意思去考證。比如“瓩”字，當(dāng)時(shí)在字典里沒有查到，輸入法里也沒有，但這是一份電力方面的文件，根據(jù)上下文意思，應(yīng)該是表示電的功率的一個(gè)單位，想到了“千瓦”這個(gè)度量單位，結(jié)合前后文意，確定了是“千瓦”。還有“伩”“韓”“鞋”等都是不規(guī)范的簡(jiǎn)化字，需要讓經(jīng)歷過漢字簡(jiǎn)化字過程的人員來辨識(shí)確認(rèn)，爭(zhēng)取使文件標(biāo)題完整、準(zhǔn)確。

　　最難確定的是學(xué)籍檔案中的姓名，干部、工人分配介紹信等涉及人名的檔案，一般只出現(xiàn)一次，通篇沒有上下文可參考，為了辨識(shí)一個(gè)字，有的需要去查一些家譜，從姓氏的輩分中去確定姓名中的字，有時(shí)需要去詢問檔案形成單位的老職工，以盡量使作為主要檢索線索的文件標(biāo)題完整、準(zhǔn)確，提高目錄著錄質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)驗(yàn)收數(shù)量和質(zhì)量問題

　　質(zhì)量驗(yàn)收涉及數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，掃描數(shù)據(jù)和目錄的一一對(duì)應(yīng)，目錄著錄是否規(guī)范，能否利于檢索利用等。數(shù)據(jù)驗(yàn)收這個(gè)環(huán)節(jié)，既要保證數(shù)量上與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)，又要保證數(shù)據(jù)質(zhì)量符合規(guī)

　　范，最終方便利用。我們的做法是在數(shù)據(jù)驗(yàn)收工作中采取了監(jiān)理機(jī)制，由監(jiān)理公司先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行100%檢查驗(yàn)收，檔案館再對(duì)監(jiān)理公司提交的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查，抽查比例為10%，發(fā)現(xiàn)超過3%的錯(cuò)誤，則監(jiān)理公司重新驗(yàn)收、修改。

　　驗(yàn)收兩遍以后，在利用的過程中還是會(huì)發(fā)現(xiàn)一些小的問題。比較多的有自擬標(biāo)題、錯(cuò)別字、字的辨識(shí)問題。從出現(xiàn)的這些問題，我們認(rèn)為在驗(yàn)收中，除了隨機(jī)抽查之外，要重點(diǎn)針對(duì)容易出錯(cuò)的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查。對(duì)問題及時(shí)反饋，從而減少錯(cuò)誤的發(fā)生。

　　數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是不斷提升機(jī)關(guān)檔案信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源集中統(tǒng)一管理，推進(jìn)檔案信息共享工作，更加充分地挖掘檔案價(jià)值，使檔案工作更好地服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民群眾的重要手段，做好檔案數(shù)字化加工，是重要基礎(chǔ)工作，我們要抓住國(guó)家檔案事業(yè)和信息化工作快速發(fā)展的大好時(shí)機(jī)，發(fā)揚(yáng)工匠精神，嚴(yán)格接收標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)，奮發(fā)有為，開拓創(chuàng)新，把檔案工作推向一個(gè)新的更高的階段。