山西檔案數(shù)字化公司：檔案數(shù)字化是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，是邁向信息化社會(huì)的重要一步，是檔案部門落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措，2018年8月份至12月份，山西省河津市委組織部把檔案數(shù)字化工作作為重要任務(wù)之一，從程序、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、紀(jì)律等多層面入手，嚴(yán)把審核、掃描、輸錄等關(guān)鍵流程關(guān)口，確保干部檔案數(shù)字化建設(shè)工作精確、精準(zhǔn)、精細(xì)。

　　審核補(bǔ)檔精確，保證檔案規(guī)范、不缺漏。按照“逐卷清理、逐頁核查、逐項(xiàng)校對(duì)”的原則，以干部考核、工資、調(diào)動(dòng)等關(guān)鍵資料為重點(diǎn)，逐項(xiàng)查驗(yàn)干部缺失內(nèi)容，精準(zhǔn)梳理匯總檔案材料缺失情況，并及時(shí)通知干部本人查找補(bǔ)充，明確補(bǔ)充要求和報(bào)送時(shí)限。對(duì)干部人事檔案中填寫不規(guī)范、重復(fù)裝訂的材料逐份清理，確保每卷干部人事檔案材料整理規(guī)范、內(nèi)容完整。

　　嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和要求對(duì)干部個(gè)人基本信息進(jìn)行審核認(rèn)定，涉及到干部“三齡兩歷一身份”有涂改和前后不一致現(xiàn)象時(shí)，通過干部本人、組織人事部門、相關(guān)部門等多方進(jìn)行聯(lián)合審議作出認(rèn)定結(jié)論，確保信息準(zhǔn)確性。

　　目前，該市干部檔案進(jìn)行了全部審查，整理，對(duì)于檔案中出現(xiàn)的缺失、錯(cuò)誤等現(xiàn)象進(jìn)行了及時(shí)補(bǔ)全糾錯(cuò)，通知等150余名干部補(bǔ)全其檔案，補(bǔ)充考核表、工資表、調(diào)資表、聘用合同書、學(xué)歷材料等共計(jì)147份，保證所有干部檔案準(zhǔn)確無誤。

　　輸錄流程精準(zhǔn)，保證檔案原始、不失真。結(jié)合實(shí)際制定了數(shù)字化檔案制作整理審核要點(diǎn)、加工制作流程和審核驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，通過逐一比照干部檔案原始資料和掃描錄入的圖像文件，精準(zhǔn)糾正電子檔案中存在的掃描圖像模糊、文字內(nèi)容錯(cuò)亂、目錄敘述不清、材料歸類不準(zhǔn)等問題，防止出現(xiàn)技術(shù)失誤，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性，現(xiàn)已完成檔案目錄輸入689份，圖像掃描和原始處理435份。

　　人員分工精細(xì)，保證檔案安全、不泄密。堅(jiān)持推行“分管領(lǐng)導(dǎo)抓管理、業(yè)務(wù)骨干抓指導(dǎo)、外包企業(yè)抓落實(shí)”的工作原則，梳理制定了干部人事檔案數(shù)字化流程“責(zé)任清單”，結(jié)合不同崗位易出現(xiàn)的紕漏點(diǎn)，分別細(xì)化明確了參與干部檔案數(shù)字化建設(shè)工作人員的具體職責(zé)，推行干部檔案數(shù)字化建設(shè)“流程隨簽”制度，工作人員每完成一個(gè)工作環(huán)節(jié)，即在工作流程單上簽字確認(rèn)，確保工作銜接有序、檔案運(yùn)行安全。

　　山西檔案數(shù)字化公司檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交

　　01、驗(yàn)收方式

　　檔案部門應(yīng)成立專門的驗(yàn)收組，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。可采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收檢驗(yàn)。

　　02、驗(yàn)收內(nèi)容

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等。目錄數(shù)據(jù)驗(yàn)收主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫等。元數(shù)據(jù)驗(yàn)收主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。數(shù)字圖像驗(yàn)收主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)數(shù)字圖像掛接的準(zhǔn)確性等。工作文件驗(yàn)收主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。存儲(chǔ)載體驗(yàn)收主要包括載體的可用性、有無病毒等。

　　03、驗(yàn)收指標(biāo)

　　采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100％。對(duì)于無法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)。抽檢比率不得低于5%，對(duì)于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

　　04、驗(yàn)收結(jié)論

　　每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)達(dá)到規(guī)定的要求時(shí)，應(yīng)予驗(yàn)收通過。驗(yàn)收未通過的，應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改，再重新進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收完成后，須經(jīng)驗(yàn)收組成員簽字。驗(yàn)收通過的結(jié)論，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可生效。