邢臺市委組織部工作人員將檔案材料入檔。近年來，邢臺市聯(lián)合邢臺市檔案數(shù)字化公司全面推行干部人事檔案集中化、規(guī)范化、數(shù)字化管理新模式，有效破解了過去管理分散、技術(shù)落后等問題，今年有望實現(xiàn)互聯(lián)互通和網(wǎng)上閱檔。目前，市級檔案集中管理場所已將原來分散在90余家市直單位的9776卷檔案集中存放、統(tǒng)一管理。

　　邢臺市檔案數(shù)字化公司

　　目次

　　前言III

　　1范圍1

　　2規(guī)范性引用文件1

　　3術(shù)語及定義1

　　4發(fā)包方工作規(guī)范3

　　4.1工作原則3

　　4.1.1合法原則3

　　4.1.2安全原則3

　　4.1.3程序化原則3

　　4.1.4可控原則3

　　4.2檔案數(shù)字化前處理3

　　4.2.1明確工作要求3

　　4.2.2篩選承包方3

　　4.2.3簽訂合同4

　　4.2.4選定場所4

　　4.2.5配置設(shè)備4

　　4.3檔案數(shù)字化過程管理5

　　4.4檔案數(shù)字化后處理5

　　4.4.1數(shù)據(jù)檢驗5

　　4.4.2安全確認(rèn)5

　　4.4.3驗收總結(jié)6

　　5承包方工作規(guī)范6

　　5.1工作原則6

　　5.1.1安全第一6

　　5.1.2以用戶為中心6

　　5.1.3體系化6

　　5.1.4循環(huán)改進6

　　5.2制定工作方案6

　　5.3人員管理6

　　5.4設(shè)備管理7

　　5.5現(xiàn)場管理7

　　5.6訪客管理7

　　5.7流程管理8

　　5.8成果管理8

　　5.9總結(jié)改進8

　　6信用評價與質(zhì)量監(jiān)督8

　　7第三方機構(gòu)工作規(guī)范9

　　7.1工作原則9

　　7.1.1獨立原則9

　　7.1.2公正原則9

　　7.1.3真實原則9

　　7.2工作要求9

　　7.3服務(wù)方式9

　　參考文獻9

　　附錄A（資料性附錄）檔案數(shù)字化服務(wù)外包合同主要參考條款10

　　附錄B（資料性附錄）檔案交接單樣式15

　　附錄C（資料性附錄）檔案數(shù)字化工作流程單樣式16

　　前言

　　本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。

　　本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A、附錄B、附錄C是資料性附錄。

　　本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局提出并歸口。

　　本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國家檔案局經(jīng)科司、中國中信集團有限公司。

　　本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：XXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX。

　　本標(biāo)準(zhǔn)為首次發(fā)布。

　　檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范

　　1范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于：

　　——指引發(fā)包方科學(xué)開展不涉及國家秘密或敏感信息的檔案數(shù)字化服務(wù)發(fā)包工作，加強安全管理；

　　——指導(dǎo)承包方建立規(guī)范的業(yè)務(wù)操作程序和有效的安全管理體系，提高服務(wù)質(zhì)量。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)；然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本均適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

　　GB/T 17242投訴處理指南

　　GB/T 22119信用中介組織評價服務(wù)規(guī)范信用評級機構(gòu)

　　GB/T 3794企業(yè)信用評價指標(biāo)

　　DA/T 31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T 43縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　DA/T 52檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識規(guī)范

　　DA/T 62錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T 68檔案服務(wù)外包工作規(guī)范

　　檔函〔2008〕207號檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法

　　檔辦發(fā)〔2014〕7號檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

　　3術(shù)語及定義

　　3.1

　　檔案archives/records

　　國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。[DA/T1-2000 2.1]

　　3.2

　　數(shù)字化digitization

　　用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。[DA/T 31-2017 3.1]

　　3.3

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化digitization of paper-based archives/records

　　采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案（3.1）進行數(shù)字化（3.2）加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。[參考DA/T 31-2017 3.3]

　　3.4

　　縮微膠片數(shù)字化digitization of microfilm

　　采用縮微膠片掃描儀等設(shè)備將縮微膠片上的影像轉(zhuǎn)換為存儲在磁盤、磁帶、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。[DA/T 43-2009 3.3]

　　3.5

　　聲像檔案數(shù)字化digitization of audio-visual archives/records

　　對模擬錄音錄像檔案進行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字音頻文件和視頻文件，并按照錄音錄像檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字音視頻文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。[DA/T 62-2017 3.7]

　　3.6

　　外包outsourcing

　　某一機構(gòu)將原本由自身承擔(dān)的部分業(yè)務(wù)剝離出來，以合同方式委托給其他機構(gòu)完成，以降低成本、提高效率的行為。

　　3.7

　　發(fā)包方client

　　檔案服務(wù)外包（3.7）的需方。

　　3.8

　　承包方service provider

　　檔案服務(wù)外包（3.8）的供方。

　　3.9

　　第三方機構(gòu)third party organization

　　發(fā)包方（3.7）、承包方(3.8)之外的，為發(fā)包方(3.7)提供中介、咨詢、招標(biāo)、監(jiān)理及其他服務(wù)，或?qū)Τ邪?3.8）的資質(zhì)或服務(wù)能力進行評價、認(rèn)證的獨立的、非政府的機構(gòu)。

　　3.10

　　檔案數(shù)字化服務(wù)service of archives/records digitization

　　承包方（3.8）利用掃描儀、數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對對發(fā)包方（3.7）的實體檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像、音頻、視頻或數(shù)字文本的數(shù)字化加工服務(wù)過程。

　　注：本標(biāo)準(zhǔn)中檔案數(shù)字化服務(wù)，不包含檔案數(shù)字化軟件開發(fā)或?qū)嵤?/p>

　　4發(fā)包方工作規(guī)范

　　4.1工作原則

　　4.1.1合法原則

　　發(fā)包方應(yīng)根據(jù)檔辦發(fā)〔2014〕7號及其他相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，進行檔案數(shù)字化服務(wù)發(fā)包，確保整個發(fā)包工作合法合規(guī)。

　　4.1.2安全原則

　　發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68的要求，堅持預(yù)防為主的原則，建立安全管理體系，最大限度地避免因檔案數(shù)字化服務(wù)外包造成檔案實體受損，國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私泄露。

　　4.1.3程序化原則

　　發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68的要求，經(jīng)過規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進等程序?qū)嵤n案數(shù)字化服務(wù)發(fā)包工作。

　　4.1.4可控原則

　　發(fā)包方應(yīng)對檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作進行全過程、全方位監(jiān)控，將各種風(fēng)險降低到可控范圍之內(nèi)。

　　4.2檔案數(shù)字化前處理

　　4.2.1明確工作要求

　　4.2.1.1發(fā)包方應(yīng)遵循檔辦發(fā)〔2014〕7號、DA/T31、DA/T 43、DA/T 62、DA/T68等要求，確定檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容、流程、技術(shù)、質(zhì)量和安全要求。

　　4.2.1.2發(fā)包方應(yīng)對檔案進行鑒定，按下列原則確定檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍和優(yōu)先順序：

　　——保密性原則。涉及國家秘密或敏感信息的檔案不得進行數(shù)字化服務(wù)外包，涉及商業(yè)秘密、個人秘密的檔案應(yīng)慎重進行數(shù)字化服務(wù)外包。

　　——價值性原則。屬于歸檔范圍且應(yīng)當(dāng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案宜優(yōu)先數(shù)字化。

　　——實用性原則。利用率高的檔案應(yīng)作為數(shù)字化的重點對象。

　　——搶救性原則。面臨字跡消褪、載體脆化等危險的歷史檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。

　　——特色性原則。本單位獨有的、具有資源優(yōu)勢的檔案宜優(yōu)先數(shù)字化。

　　——關(guān)聯(lián)性原則。與本專題相關(guān)性高的檔案宜優(yōu)先數(shù)字化。

　　4.2.1.3發(fā)包方應(yīng)明確檔案數(shù)字化操作規(guī)范和驗收標(biāo)準(zhǔn)，全程監(jiān)控承包方操作過程與工作質(zhì)量。

　　4.2.1.4發(fā)包方應(yīng)進行時間規(guī)劃和控制，確保檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作的進度。

　　4.2.2篩選承包方

　　4.2.2.1發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68的要求對承包方進行篩選。

　　4.2.2.2發(fā)包方應(yīng)了解每一類檔案數(shù)字化服務(wù)的基本成本構(gòu)成和合理價格范圍，不宜以報價高低作為篩選承包方的唯一標(biāo)準(zhǔn)，而且報價在承包方評價指標(biāo)體系中所占權(quán)重不宜過高。

　　4.2.2.3發(fā)包方應(yīng)對承包方的股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實際控股人身份、重要高級管理人員身份進行核實，掌握承包方公司背景。

　　4.2.2.4發(fā)包方應(yīng)對承包方的資質(zhì)、信用進行考察，了解其是否存在違約、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選擇具有相關(guān)資質(zhì)、信用良好的承包方。

　　4.2.2.5發(fā)包方應(yīng)將承包方的財務(wù)狀況、項目經(jīng)驗、員工素質(zhì)、技術(shù)能力、硬件條件及管理制度等納入對承包方的評分體系。

　　4.2.3簽訂合同

　　4.2.3.1確定承包方后，發(fā)包方應(yīng)與承包方簽訂書面合同，形成正式的委托與被委托的法律關(guān)系。合同的主要條款可參考附錄A。

　　4.2.3.2合同的必備條款應(yīng)包括檔案數(shù)字化服務(wù)的范圍和內(nèi)容、工作場所和硬件條件、服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同雙方的權(quán)利和義務(wù)、價格標(biāo)準(zhǔn)和付費方式、交付物、服務(wù)和交付期限、知識產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式、違約責(zé)任和賠償、保密要求，以及反商業(yè)賄賂條款等。

　　4.2.3.3合同中違約責(zé)任和賠償條款應(yīng)至少包括在檔案數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量違約、保密違約、知識產(chǎn)權(quán)違約等情況下的賠償及爭端的解決機制。

　　4.2.3.4合同中應(yīng)明確規(guī)定檔案數(shù)字化服務(wù)過程中產(chǎn)生、加工、交互的工作信息和知識產(chǎn)權(quán)的歸屬權(quán)，以及允許承包方使用的內(nèi)容和范圍。

　　4.2.3.5合同中應(yīng)明確規(guī)定因國家法律法規(guī)或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的條件、合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應(yīng)履行的主要職責(zé)。

　　4.2.3.6合同內(nèi)容表述應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，避免因歧義而導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。合同簽訂的手續(xù)應(yīng)齊備，符合國家法律法規(guī)要求。

　　4.2.3.7發(fā)包方應(yīng)與承包方簽訂保密協(xié)議，并要求承包方與其員工簽訂保密協(xié)議。

　　4.2.3.8發(fā)包方應(yīng)按本單位合同管理制度，對擬與承包方簽訂的合同、協(xié)議進行審核。

　　4.2.4選定場所

　　4.2.4.1檔案數(shù)字化加工場所一般應(yīng)選擇在發(fā)包方的辦公地點，如選擇在承包方或第三方的辦公地點，發(fā)包方應(yīng)對場所進行安全檢查。

　　4.2.4.2檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)設(shè)在相對獨立的、封閉的區(qū)間。

　　4.2.4.3檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)滿足防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火等要求。

　　4.2.4.4發(fā)包方應(yīng)在檔案數(shù)字化加工場所安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋檔案數(shù)字化加工場所的出入口、檔案存放區(qū)和工作區(qū)，實現(xiàn)全方位無死角監(jiān)控。視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由發(fā)包方專人負(fù)責(zé)。檔案數(shù)字化加工場所設(shè)于發(fā)包方辦公地點之外的，發(fā)包方應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，并要求承包方將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)及回放記錄移交發(fā)包方保存。視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月；發(fā)包方應(yīng)定期對視頻進行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前，要留存視頻回放記錄。

　　4.2.5配置設(shè)備

　　4.2.5.1發(fā)包方應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化加工需要，自己配置或要求承包方提供各種必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。

　　4.2.5.2對于承包方提供的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，發(fā)包方應(yīng)逐一進行安全檢查和登記。

　　4.3檔案數(shù)字化過程管理

　　4.3.1發(fā)包方應(yīng)對承包方的檔案數(shù)字化加工進行全過程、全方位的監(jiān)控。

　　4.3.2發(fā)包方應(yīng)要求承包方將直接參與本項目檔案數(shù)字化加工過程的員工名單向發(fā)包方備案。

　　4.3.3發(fā)包方應(yīng)對擬數(shù)字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理，檔案實體與文件目錄不對應(yīng)的要進行必要的記錄或標(biāo)示。

　　4.3.4發(fā)包方應(yīng)按照工作計劃分批調(diào)檔出庫，并根據(jù)工作完成情況分批接收歸庫。調(diào)檔出庫與接收歸庫時，發(fā)包方應(yīng)與承包方辦理檔案交接手續(xù)，對檔案進行清點、核對，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接單（參考附錄B）一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時間和經(jīng)辦人等。

　　4.3.5對正在進行數(shù)字化加工的檔案，發(fā)包方應(yīng)該（或要求承包方）安排專人保管，每天入庫（柜），不得在工位上留存過夜。對于數(shù)字化加工完畢的檔案，發(fā)包方應(yīng)及時與承包方辦理交接手續(xù)，接收入庫保存。對于離庫時間較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進行消毒殺蟲處理。

　　4.3.6檔案下架出庫和入庫上架工作應(yīng)由發(fā)包方工作人員完成。發(fā)包方應(yīng)禁止承包方工作人員擅自進入檔案庫房。

　　4.3.7發(fā)包方應(yīng)要求承包方建立工作流程單，對檔案數(shù)字化加工各個環(huán)節(jié)的工作情況進行記錄，包括檔號、加工工序、經(jīng)辦人、時間、問題及處理結(jié)果等。工作流程單應(yīng)與檔案實體同步流轉(zhuǎn)，并保存至項目完工驗收后一年以上。工作流程單可參考附錄C。

　　4.3.8發(fā)包方應(yīng)對檔案數(shù)字化加工過程中使用的硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等各種存儲介質(zhì)進行安全檢查并登記，嚴(yán)禁承包方擅自帶走。

　　4.3.9發(fā)生（可能導(dǎo)致）檔案被損毀、丟失或泄密的重大事件后，發(fā)包方應(yīng)及時向有關(guān)部門報告。

　　4.4檔案數(shù)字化后處理

　　4.4.1數(shù)據(jù)檢驗

　　4.4.1.1能夠使用計算機自動檢驗的項目應(yīng)采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應(yīng)為100%。對于無法使用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗，抽檢比率不得低于5%。對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)據(jù)內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

　　4.4.1.2發(fā)包方應(yīng)要求承包方將檔案數(shù)字化加工過程中形成的各種日志、記錄、元數(shù)據(jù)等一并移交給發(fā)包方。

　　4.4.2安全確認(rèn)

　　4.4.2.1發(fā)包方應(yīng)對承包方交付的檔案數(shù)字化加工的各種存儲介質(zhì)、視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)及回放記錄、工作人員變更記錄等進行安全檢查。

　　4.4.2.2發(fā)包方應(yīng)拆除承包方自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲介質(zhì)，并將其與數(shù)字化加工過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)一起予以接收。

　　4.4.2.3發(fā)包方應(yīng)對承包方所用的各種硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)進行檢查，以確保其無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

　　4.4.3驗收總結(jié)

　　4.4.3.1發(fā)包方應(yīng)對檔案數(shù)字化項目進行項目驗收評估，對不符合法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、合同的交付成果，應(yīng)要求承辦方限期整改。

　　4.4.3.2經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗、安全確認(rèn)、驗收評估之后，發(fā)包方應(yīng)與承包方辦理檔案、數(shù)據(jù)、硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)及其他相關(guān)記錄的交接手續(xù)。

　　4.4.3.3發(fā)包方應(yīng)將檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中形成的重要文件歸檔保存，并總結(jié)經(jīng)驗，持續(xù)改進提高。

　　5承包方工作規(guī)范

　　5.1工作原則

　　5.1.1安全第一

　　在檔案數(shù)字化服務(wù)過程中，承包方應(yīng)以確保檔案安全為最基本要求。

　　5.1.2以用戶為中心

　　承包方檔案數(shù)字化服務(wù)管理體系建設(shè)應(yīng)堅持以用戶為關(guān)注焦點，不斷提升用戶的滿意度。

　　5.1.3體系化

　　承包方應(yīng)運用系統(tǒng)方法，建立檔案數(shù)字化服務(wù)管理體系。

　　5.1.4循環(huán)改進

　　承包方檔案數(shù)字化服務(wù)管理體系應(yīng)按照PDCA（計劃-實施-評估-改進）循環(huán)，持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量。

　　5.2制定工作方案

　　5.2.1在開展檔案數(shù)字化加工之前，承包方應(yīng)對發(fā)包方的具體實際需求進行調(diào)查研究，掌握擬數(shù)字化加工的檔案的數(shù)量、質(zhì)量和管理狀況，明確檔案數(shù)字化服務(wù)的工作目標(biāo)，以及為完成目標(biāo)所需人員、時間、技術(shù)、設(shè)備、制度等條件。

　　5.2.2承包方應(yīng)根據(jù)調(diào)查研究結(jié)果編制書面工作方案。工作方案主要內(nèi)容包括工作目標(biāo)、工作內(nèi)容范圍、人員組織和職責(zé)分工、主要技術(shù)指標(biāo)和方法、驗收依據(jù)、安全管理措施、進度安排等。

　　5.2.3承包方應(yīng)根據(jù)工作方案，進一步制定人員管理、設(shè)備管理、現(xiàn)場管理、訪客管理、流程管理、成果管理、總結(jié)改進等方面的制度或方案。

　　5.3人員管理

　　5.3.1承包方應(yīng)根據(jù)國家勞動法律法規(guī)，與員工簽訂書面勞動合同，履行用人單位義務(wù)，保障勞動者權(quán)益；并要求員工簽訂保密承諾書。

　　5.3.2承包方應(yīng)根據(jù)項目需要，配備具有相應(yīng)知識水平和業(yè)務(wù)技能的項目經(jīng)理和員工，并保證項目團隊成員具有一定的穩(wěn)定性。

　　5.3.3承包方應(yīng)對項目團隊成員進行不少于5天的操作培訓(xùn)，并經(jīng)考核合格后方可正式上崗。

　　5.3.4承包方應(yīng)按照發(fā)包方要求規(guī)范駐場人員的行為和著裝。

　　5.4設(shè)備管理

　　5.4.1檔案數(shù)字化加工所需的各種硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和檔案裝具等，應(yīng)符合國家相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)的要求。其中，軟件系統(tǒng)應(yīng)為正版軟件，數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件須使用通過國家安全認(rèn)證的產(chǎn)品。應(yīng)選擇信用良好供應(yīng)商的產(chǎn)品。

　　5.4.2除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、檔案數(shù)字化加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計算機不允許安裝任何無關(guān)的軟件。

　　5.4.3檔案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進行檢查。

　　5.4.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。

　　5.4.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)及信息管理軟件應(yīng)建立權(quán)限管理體系，根據(jù)員工類型及級別允許或限制訪問信息管理系統(tǒng)。

　　5.4.6檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的安全保護系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

　　5.4.7檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計員，實行“三員分立”。

　　5.4.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化加工專用的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。

　　5.4.9檔案數(shù)字化加工設(shè)備和存儲介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)經(jīng)發(fā)包方同意，并由發(fā)包方工作人員現(xiàn)場監(jiān)督。

　　5.5現(xiàn)場管理

　　5.5.1承包方、發(fā)包方工作人員之外的任何其他人員未經(jīng)允許不得進入檔案數(shù)字化加工場所。工作人員完成作業(yè)之后，不得在檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)停留。

　　5.5.2檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)設(shè)有儲物箱柜，供工作人員和訪客存放物品，并與工作區(qū)相隔離。嚴(yán)禁將私人物品，如水杯、照相機、攝像機、手機、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動存儲介質(zhì)帶入工作區(qū)域。

　　5.5.3檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)嚴(yán)禁存放除檔案和必備的工具器材設(shè)備之外的任何易燃易爆危險品。嚴(yán)禁將火柴、打火機、飲料、食品、動物等帶入檔案數(shù)字化加工場所。

　　5.5.4檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)作業(yè)完畢后，除必須開啟的監(jiān)控、報警、消防等電源外，包括照明在內(nèi)的其他電源必須關(guān)閉。

　　5.5.5承包方應(yīng)建立現(xiàn)場上下班物品清點值班制度，嚴(yán)禁任何人員擅自將檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。

　　5.6訪客管理

　　5.6.1雙方因業(yè)務(wù)需要，邀請或接受承包方、發(fā)包方工作人員之外的任何人員進入檔案數(shù)字化加工場所時，應(yīng)征得發(fā)包方的同意，并對訪客的身份、來訪事由進行審核和登記。

　　5.6.2訪客在進入檔案數(shù)字化加工場所前應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾不泄露在參觀過程中可能接觸的任何檔案信息。

　　5.6.3訪客不得將手機、電腦、照相機、錄像機等具有拍照、錄音、錄像功能的設(shè)備及其他物品帶入檔案數(shù)字化加工場所。

　　5.6.4訪客進入檔案數(shù)字化加工場所，應(yīng)配戴由承包方發(fā)放的標(biāo)明訪客身份的胸牌，并由承包方工作人員全程陪同。

　　5.6.5訪客應(yīng)遵守檔案數(shù)字化加工場所管理規(guī)定，在指定區(qū)域內(nèi)進行參觀，不得隨意走動，不得觸碰任何物品。

　　5.7流程管理

　　5.7.1檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案出庫、數(shù)字化前處理、檔案掃描、圖像/音視頻處理、數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交、檔案入庫。

　　5.7.2承包方應(yīng)防止工作人員對檔案進行拆卷、預(yù)整理、復(fù)卷等工作時損壞檔案載體，篡改檔案內(nèi)容。

　　5.7.3發(fā)包方應(yīng)防止工作人員因使用不當(dāng)?shù)膾呙鑳x器和方法而損害珍貴歷史檔案或載體材料脆弱檔案。

　　5.7.4紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案、聲像檔案數(shù)字化加工的具體操作方法和質(zhì)量要求分別參考DA/T31、DA/T43、DA/T 62的相關(guān)規(guī)定。

　　5.8成果管理

　　5.8.1對于尚未移交發(fā)包方的檔案數(shù)字化成果，承包方應(yīng)做好備份管理，以免數(shù)據(jù)丟失。

　　5.8.2承包方應(yīng)將經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗的檔案數(shù)字化成果，包括檔案數(shù)字化過程中形成的各種日志、記錄、元數(shù)據(jù)等，以及使用的各種存儲介質(zhì)，及時移交發(fā)包方，并履行書面交接手續(xù)。

　　5.8.3承包方應(yīng)將各種合同、協(xié)議、工作人員名單、訪客名單、保密承諾書、檔案交接單、工作流程單、項目驗收報告，以及工作過程形成的其他記錄歸檔保存。

　　5.9總結(jié)改進

　　承包方應(yīng)及時總結(jié)檔案數(shù)字化服務(wù)過程中的經(jīng)驗，不斷改進服務(wù)工作，持續(xù)提升服務(wù)能力。

　　6信用評價與質(zhì)量監(jiān)督

　　6.1承包方應(yīng)遵循DA/T68規(guī)定，接受行政主管部門的監(jiān)督檢查。

　　6.2承包方依照GB/T 3794和GB/T 22119的有關(guān)要求，建立自身的企業(yè)信用評價檔案。

　　6.3承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機制，主要包括：(1)自覺接受國家有關(guān)部門和社會的監(jiān)督，對外公布投訴聯(lián)系方式；(2)定期或不定期對員工進行服務(wù)質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量問題的，督促其改正，并對其改正過程和結(jié)果進行跟蹤監(jiān)控；(3)對服務(wù)質(zhì)量低劣、造成一定社會影響的員工，應(yīng)視情節(jié)予以批評、處罰直至辭退。

　　6.4承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機制,按照GB/T 17242的要求建立投訴受理機構(gòu)，定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

　　7第三方機構(gòu)工作規(guī)范

　　7.1工作原則

　　7.1.1獨立原則

　　第三方機構(gòu)應(yīng)為與發(fā)包方或承包方無資產(chǎn)、行政隸屬或重大利益關(guān)系的法人，能獨立開展工作并承擔(dān)責(zé)任。

　　7.1.2公正原則

　　第三方機構(gòu)應(yīng)秉承客觀、中立、公正的原則。

　　7.1.3真實原則

　　第三方機構(gòu)應(yīng)真實地向發(fā)包方、承包方反映實際情況。

　　7.2工作要求

　　7.2.1第三方機構(gòu)應(yīng)樹立以發(fā)包方為中心的理念，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高發(fā)包方滿意度。

　　7.2.2第三方機構(gòu)應(yīng)了解國家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和市場環(huán)境等的變化及其影響。

　　7.2.3第三方機構(gòu)應(yīng)詳細(xì)了解承包方的資質(zhì)、服務(wù)能力、經(jīng)驗和信譽等情況，并將調(diào)查結(jié)果客觀、真實地反饋給發(fā)包方。

　　7.3服務(wù)方式

　　7.3.1參與項目實施全過程管理，及時提出存在的問題和改進意見。

　　7.3.2項目結(jié)束時參與項目成果鑒定審核，并提出項目評價意見。

　　參考文獻

　　[1]ISO/TR 13028信息與文獻—檔案數(shù)字化實施指南

　　[2]GB/T 20530文獻檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則

　　附錄A

　?。ㄙY料性附錄）

　　檔案數(shù)字化服務(wù)外包合同主要參考條款

　　甲方：發(fā)包方

　　乙方：承包方

　　根據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，甲乙雙方就事項協(xié)商一致，共同訂立本合同，以明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。

　　第一章總則

　　第一條除非本合同另有明確規(guī)定或雙方書面同意，否則本合同的全部條款及所有附錄（合稱“本合同”）構(gòu)成雙方就本合同內(nèi)事項的協(xié)議和諒解，并優(yōu)先于雙方之前就該事項達成的其他所有協(xié)議。雙方確認(rèn)其在同意簽署本合同時，并未依賴本合同以外的任何聲明、保證或其他擔(dān)保。

　　第二條本合同如需修訂，須經(jīng)甲乙雙方協(xié)商同意，并達成書面修改合同，方為有效。在修改合同達成之前，本合同繼續(xù)有效。

　　第二章服務(wù)內(nèi)容、范圍、地點和時間

　　第三條服務(wù)內(nèi)容（根據(jù)檔案數(shù)字化服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫）

　　第四條服務(wù)范圍（根據(jù)檔案數(shù)字化服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫）

　　第五條工作場所

　　乙方在為甲方提供服務(wù)，并應(yīng)主動接受甲方對工作場所的監(jiān)督、檢查。

　　第六條服務(wù)時間（根據(jù)檔案數(shù)字化服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫）

　　第三章服務(wù)質(zhì)量要求

　　第七條乙方在整個服務(wù)過程中應(yīng)確保甲方檔案的真實、完整、可用和安全。

　　第八條乙方的檔案整理服務(wù)質(zhì)量應(yīng)滿足以下標(biāo)準(zhǔn)（不限于）的要求：

　　（1）GB/T 9705文書檔案案卷格式

　?。?）GB/T 11921照片檔案管理規(guī)范

　　（3）GB/T 11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

　?。?）GB/T17678.1 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理

　?。?）GB/T 18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

　?。?）GB/T 50323城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范

　?。?）GB/T 50328建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范

　?。?）DA/T13檔號編制規(guī)則

　　（8）DA/T15磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

　?。?）DA/T18檔案著錄規(guī)則

　?。?0）DA/T19檔案主題標(biāo)引規(guī)則

　?。?1）DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

　?。?2）DA/T28國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

　?。?3）DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　?。?4）DA/T39會計檔案案卷格式

　　第九條乙方的檔案數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量應(yīng)滿足以下標(biāo)準(zhǔn)（不限于）的要求：

　?。?）DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　?。?）DA/T43縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　?。?）DA/T62錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

　?。?）DA/T68檔案服務(wù)外包工作規(guī)范

　　第十條乙方的其他檔案管理服務(wù)質(zhì)量應(yīng)滿足國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　第十一條如果本合同第八、九、十條所提及的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范存在相矛盾之處，以甲方的規(guī)定或要求為準(zhǔn)。

　　第四章服務(wù)費用與付款方式

　　第十二條服務(wù)價格（根據(jù)檔案數(shù)字化服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫）

　　第十三條付款方式（根據(jù)檔案數(shù)字化服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫）

　　第五章甲方責(zé)任

　　第十四條甲方應(yīng)按照本合同第四章約定的金額和付款時間向乙方支付服務(wù)費用。

　　第十五條甲方應(yīng)指定工作人員負(fù)責(zé)執(zhí)行本合同，支持和配合乙方的工作，并為乙方完成本合同規(guī)定服務(wù)提供必要的條件。

　　第十六條甲方的委托行為及其他相關(guān)檔案管理行為，須遵守國家法律法規(guī)規(guī)定。由于甲方違法違規(guī)操作造成的損失，責(zé)任由甲方承擔(dān)。

　　第十七條甲方須尊重并保護乙方的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)。

　　第六章乙方責(zé)任

　　第十八條乙方保證已獲取并持有提供本合同規(guī)定服務(wù)所必須具備的所有許可證、執(zhí)照及批文。

　　第十九條乙方應(yīng)確保甲方檔案的實體安全和信息安全，保護國家秘密、甲方商業(yè)秘密和個人隱私安全，保護甲方的知識產(chǎn)權(quán)。

　　第二十條乙方嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)及與甲方約定的檔案保管條件、業(yè)務(wù)操作程序、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，開展檔案服務(wù)。

　　第二十一條乙方應(yīng)主動接受并積極配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門、甲方上級主管部門及甲方的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　第二十二條在本合同有效期內(nèi)，乙方應(yīng)每年向甲方提交一次服務(wù)能力自我評估報告或第三方評估報告。評估報告應(yīng)如實反映如下內(nèi)容（包括但不限于）：乙方的股權(quán)結(jié)構(gòu)、實際控制人、關(guān)鍵崗位人員、財務(wù)狀況、重要技術(shù)、重要基礎(chǔ)設(shè)施的變化情況，以及突發(fā)事件及處置、業(yè)務(wù)流程管理、質(zhì)量管理、保密管理等方面的情況。

　　第二十三條乙方應(yīng)將可能接觸到甲方檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的員工名單向甲方備案，未向甲方備案的員工不得接觸到甲方檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)，原已備案員工離職也應(yīng)及時書面告知甲方。

　　第二十四條未經(jīng)甲方書面授權(quán)，乙方不得將本合同服務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)包給第三方公司。如發(fā)現(xiàn)乙方有擅自轉(zhuǎn)包行為，甲方有權(quán)解除合同，并要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任。

　　第七章保密要求

　　第二十五條乙方應(yīng)取得完成本合同服務(wù)所必需的相關(guān)保密資質(zhì)。

　　第二十六條乙方須要求員工簽訂保密承諾書，確保員工保守國家秘密、甲方商業(yè)秘密或相關(guān)個人隱私。

　　第二十七條對于甲方因本合同提供乙方持有或處理的檔案（及其他涉密息或敏感信息），乙方須采取必要的安全措施，確保其不被損傷、銷毀、丟棄、竊取、刪除、更改、摘抄、公布、出版，不被未經(jīng)甲方同意或授權(quán)的組織或個人接觸、復(fù)制、使用。

　　第二十八條乙方保證在接收、保管、處理甲方檔案（及其他涉密或敏感信息）時，只用于完成本合同規(guī)定服務(wù)。

　　第二十九條乙方保證只允許已備案的員工因工作需要而接觸、復(fù)制或使用甲方檔案（及其他涉密或敏感信息）；并確保接觸、復(fù)制或使用該檔案（及其他涉密或敏感信息）的乙方員工接受與乙方同樣的約束。

　　第三十條乙方未經(jīng)甲方事先書面許可不得向任何第三方披露甲方檔案（及其他涉密信息或敏感信息）；若被國家司法機關(guān)、國家行政管理機關(guān)依法要求披露該檔案（及其他涉密或敏感信息），須立即通知甲方。

　　第三十一條乙方不得擅自存留甲方的任何檔案（及其他涉密或敏感信息）或其任何形式的復(fù)制件。

　　第三十二條甲方有義務(wù)保守乙方的商業(yè)秘密，包括但不限于服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)價格標(biāo)準(zhǔn)、操作流程、技術(shù)方法、軟件系統(tǒng)、儀器設(shè)備等。

　　第三十三條在得知本方員工違反保密規(guī)定或協(xié)議，導(dǎo)致對方秘密被泄露時，甲方或乙方立即采取補救措施，并及時通知對方。

　　第三十四條甲方和乙方均應(yīng)主動接受、積極配合保密行政管理部門、檔案行政管理部門及其他有關(guān)部門的保密監(jiān)督檢查和泄露事件調(diào)查取證。

　　第三十五條本合同第二十四條至第三十四條規(guī)定在本合同到期或終止后仍然有效。

　　第八章知識產(chǎn)權(quán)

　　第三十六條甲方檔案本身所包含的知識產(chǎn)權(quán)由原所有人所有。

　　第三十七條乙方根據(jù)本合同規(guī)定服務(wù)對甲方檔案進行著錄、標(biāo)引、掃描、摘錄、匯編、研究、出版等而產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)歸甲方所有。

　　第三十八條由乙方形成的，可脫離于甲方檔案或本合同服務(wù)內(nèi)容而獨立存在的知識產(chǎn)權(quán)，如商標(biāo)、軟件著作權(quán)、專利技術(shù)、商業(yè)秘密等，歸乙方所有。

　　第九章違約責(zé)任

　　第三十九條乙方未按照合同規(guī)定提供服務(wù)或服務(wù)質(zhì)量未達要求而導(dǎo)致甲方蒙受經(jīng)濟損失的，乙方應(yīng)向甲方賠償直接經(jīng)濟損失；

　　第四十條因乙方原因造成甲方檔案被損毀、丟失、泄密或甲方知識產(chǎn)權(quán)被侵害的，乙方應(yīng)向甲方賠償由此導(dǎo)致的直接經(jīng)濟損失和相應(yīng)間接經(jīng)濟損失。間接經(jīng)濟損失難以估量的，經(jīng)雙方友好協(xié)商確定，或提交仲裁機構(gòu)裁決。

　　第四十一條因甲方原因?qū)е乱曳讲荒馨凑占s定履行合同或乙方知識產(chǎn)權(quán)被侵害的，甲方應(yīng)向乙方賠償由此導(dǎo)致的直接經(jīng)濟損失和相應(yīng)間接經(jīng)濟損失。

　　第四十二條由甲方原因造成甲方檔案丟失、損毀或泄密的，由甲方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，乙方配合甲方開展調(diào)查取證。

　　第四十三條甲方未按照本合同約定的金額和付款時間履行付款義務(wù)的，乙方有權(quán)要求甲方支付應(yīng)付的服務(wù)費。每逾期支付一天，甲方應(yīng)承擔(dān)欠付金額%的違約金；逾期付款超過個月的，乙方有權(quán)中止履行合同義務(wù)并解除合同，并要求甲方承擔(dān)違約責(zé)任。

　　第四十四條乙方未按照本合同約定的時間完成服務(wù)內(nèi)容、交付服務(wù)成果的，甲方有權(quán)要求乙方予以賠償。每逾期一天，乙方應(yīng)賠償甲方合同金額%的違約金；逾期超過個月的，甲方有權(quán)中止或解除合同，并要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任。

　　第四十五條因乙方原因造成甲方檔案被損毀、丟失或泄密的重大事件，或使甲方檔案面臨嚴(yán)重威脅時，甲方有權(quán)解除合同，并要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任。

　　第四十六條合同有效期內(nèi)，因不可抗力任一方單方要求解除合同的，需提前天書面通知對方。本條款所稱“不可抗力”指合同任一方無法合理控制并導(dǎo)致其無法履行本合同承諾或義務(wù)的情形。這些情形包括但不限于：（1）地震、旱災(zāi)、風(fēng)災(zāi)、雨災(zāi)、雪災(zāi)、雷電、火山、泥石流、山體滑坡、地陷及任何其他自然災(zāi)害；（2）戰(zhàn)爭行為、公敵行為、恐怖活動、暴動、內(nèi)亂、罷工、惡意損壞、革命、政變、政府干預(yù)（包括新法律、法規(guī)或法令）。

　　第十章反商業(yè)賄賂

　　第四十七條甲乙雙方都清楚并愿意嚴(yán)格遵守中華人民共和國反商業(yè)賄賂的法律規(guī)定，雙方都清楚任何形式的賄賂和貪瀆行為都將觸犯法律，并將受到法律的嚴(yán)懲。

　　第四十八條甲方或甲方經(jīng)辦人、乙方或乙方經(jīng)辦人均不得向?qū)Ψ?、對方?jīng)辦人、甲方客戶或其他相關(guān)人員索要、收受、提供、給予合同約定外的任何利益，包括但不限于明扣、暗扣、現(xiàn)金、購物卡、實物、有價證券、旅游或其他非物質(zhì)性利益等，但如該等利益屬于行業(yè)慣例或通常做法，則須在合同中明示。

　　第十一章爭議解決

　　第四十九條在求助于外部爭議解決機制前，合同雙方應(yīng)試圖通過友好協(xié)商解決與本合同相關(guān)的爭議。

　　第五十條協(xié)商不成，交由被告方所在地仲裁機構(gòu)裁決或有管轄權(quán)的法院處理；爭議的解決適用中華人民共和國法律。

　　第五十一條即使存在爭議，雙方應(yīng)繼續(xù)最大程度地履行各自在本合同下的義務(wù)。

　　第十二章其他

　　第五十二條本合同受中華人民共和國法律約束，并依據(jù)中華人民共和國法律進行解釋。本合同未盡事宜，依照有關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行；法律法規(guī)未做規(guī)定的，甲乙雙方可以達成書面補充協(xié)議。

　　第五十三條本合同的附錄和補充協(xié)議均為本合同不可分割的組成部分，與本合同具有同等的法律效力。

　　第五十四條本合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。

　　第五十五條本合同一式份，雙方各執(zhí)份，對雙方均具有同等法律效力。

　　甲方：（蓋章）乙方：（蓋章）

　　法定代表人/授權(quán)代表人：（簽章）法定代表人/授權(quán)代表人：（簽章）

　　日期：日期：