日前,由長(zhǎng)春檔案數(shù)字化公司自主研發(fā)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)正式投入使用,完全取代傳統(tǒng)的檔案管理方法。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)包括日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng),以數(shù)字化檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案,不僅查閱方便,也節(jié)省了人員和管理成本。通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái),檔案管理人員可以輕松完成案卷的收集、分類、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和査閱,并可以通過(guò)系統(tǒng)專網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程操作,大幅提升工作效率。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)直接鏈接仲裁辦案系統(tǒng),辦案人員可一鍵完成線上歸檔,當(dāng)事人查閱、調(diào)取案卷時(shí)也可以進(jìn)行在線查詢和在線打印。目前，正在進(jìn)行自成立以來(lái)的所有案卷進(jìn)行數(shù)字掃描27000余份。

　　長(zhǎng)春檔案數(shù)字化公司

　　《操作規(guī)程》對(duì)照檔案數(shù)字化的國(guó)家行標(biāo)要求，充分考慮我省的管理特點(diǎn)和加工實(shí)際，對(duì)數(shù)字化流程、技術(shù)指標(biāo)和管理要求進(jìn)行詳細(xì)規(guī)范，兼具嚴(yán)謹(jǐn)性和適用性。

　　《操作規(guī)程》規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的范圍、規(guī)范性引用文件、基本原則、實(shí)施主體、工作組織、管理要求和操作流程等7個(gè)方面和23個(gè)資料性附錄。

　　《操作規(guī)程》的出臺(tái)填補(bǔ)了我省檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)域空白，為檔案數(shù)字化實(shí)施單位和檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)提供了工作規(guī)范和基本遵循。

　　主要特點(diǎn)

　　權(quán)威性高

　　《操作規(guī)程》由省檔案局、省檔案館、省標(biāo)準(zhǔn)化研究院等3家單位聯(lián)合起草、制定，經(jīng)省市場(chǎng)監(jiān)管局權(quán)威發(fā)布。該標(biāo)準(zhǔn)是行業(yè)主管部門(mén)省檔案局對(duì)全省各級(jí)各類檔案館數(shù)字化工作的指導(dǎo)意見(jiàn)，是省檔案館對(duì)多年檔案數(shù)字化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和提煉，并由省標(biāo)準(zhǔn)化研究院對(duì)內(nèi)容和形式進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。多角度、專業(yè)化、高質(zhì)量的編制模式，較好保證了標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)威性和可行性。

　　囊括性全

　　《操作規(guī)程》囊括了紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理和技術(shù)的各個(gè)方面，基本做到“應(yīng)規(guī)盡規(guī)”。標(biāo)準(zhǔn)既對(duì)人員、場(chǎng)地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體、工作文件等6個(gè)方面提出具體管理要求，又逐一明確基本要求、檔案出庫(kù)、抽取密件、前處理、掃描、圖像處理、目錄著錄、數(shù)字化成果驗(yàn)收移交和備份、檔案裝訂、歸還入庫(kù)等11個(gè)流程步驟的技術(shù)規(guī)范，做到管理和技術(shù)兼顧、安全和規(guī)范并行。

　　實(shí)操性強(qiáng)

　　《操作規(guī)程》力求將繁瑣的數(shù)字化工作進(jìn)行“深入淺出”的拆解，結(jié)合檔案數(shù)字化操作“細(xì)致入微”的工作特性，以流程化、表單化的形式，讓一線工作人員“看得懂、易上手”。標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)1個(gè)流程圖和22個(gè)實(shí)用表單，將檔案數(shù)字化的復(fù)雜程序簡(jiǎn)化為流程圖，一看即懂；涉及的操作內(nèi)容以填寫(xiě)表格的形式進(jìn)行管理，一填即全。無(wú)論是檔案行業(yè)的“新兵”，還是“老手”，都能迅速理解并輕松應(yīng)用。

　　管控性嚴(yán)

　　《操作規(guī)程》雖沒(méi)有專門(mén)擬寫(xiě)“安全”章節(jié)，但卻處處著眼“安全”管控。在“基本原則”中明確“安全第一”原則，并要求將安全工作貫穿檔案數(shù)字化全過(guò)程。標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各流程應(yīng)注意的安全問(wèn)題都予以指出，并明確對(duì)應(yīng)解決措施，為檔案數(shù)字化安全提供了有益參考，確保有效管控。

　　《檔案數(shù)字化操作規(guī)程紙質(zhì)檔案》（DB35/T 1856-2019）。