公司檔案整理如何做目錄？首先建立execl，打開表格做表頭，第一行第一寫序號(hào)，第二寫文件文號(hào)，第三文件名，第四數(shù)量，第五是否原件，第六備注。這樣有文件就可以從第二行開始按這個(gè)題目填了。

　　一、立卷

　　一個(gè)全宗的文件經(jīng)過分類之后，只是將同一類別的檔案集中在一起，各個(gè)類內(nèi)都還有相當(dāng)數(shù)量的文件，還要進(jìn)一步整理，使之系統(tǒng)化、個(gè)別化。

　　(一)立卷的含義及意義

　　檔案不同于圖書，單份文件是零散的、大量的，一般不宜作為獨(dú)立的保管單位，而且，文件之間常有密切的聯(lián)系，若將有聯(lián)系的文件隨意分開，將會(huì)失去其原有價(jià)值。所以，人們在整理檔案時(shí)，將若干互有聯(lián)系的文件組合成一個(gè)有機(jī)整體，稱“案卷”，將文件編立成案卷的過程稱“立卷”或“組卷”。

　　案卷是密切聯(lián)系的若干文件的組合體，它是檔案基本的保管單位，通常也是統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量和進(jìn)行檢索的基本單位之一。案卷是組成全宗的基本單位。立卷是檔案整理工作的重要基礎(chǔ)，立卷工作的好壞、案卷質(zhì)量如何，是衡量檔案整理工作水平的重要標(biāo)志。

　　(二)立卷與全宗內(nèi)檔案分類的關(guān)系

　　立卷工作在我國一般由文書處理部門和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，但檔案部門須與之協(xié)調(diào)，如對(duì)歸檔案卷進(jìn)行質(zhì)量檢查驗(yàn)收，對(duì)不合要求的案卷進(jìn)行加工，對(duì)零散文件進(jìn)行立卷等。

　　立卷與全宗內(nèi)檔案的分類是相互聯(lián)系的兩項(xiàng)工作。分類是按一定標(biāo)準(zhǔn)把一個(gè)全宗內(nèi)的檔案劃分為若干類別，每一次劃分只能使用一種標(biāo)準(zhǔn)，不能同時(shí)使用兩種或兩種以上的標(biāo)準(zhǔn)，同一類內(nèi)的各小類之間是并列關(guān)系；立卷是按一定特征把文件組合成若干保管單位，同一類內(nèi)的文件組卷，可根據(jù)需要同時(shí)使用多種特征。

　　比如，對(duì)一部分文件可按問題特征進(jìn)行立卷，另一部分文件可按時(shí)間特征進(jìn)行立卷，同一類內(nèi)的各個(gè)案卷之間的關(guān)系因而也比較復(fù)雜，有的是并列關(guān)系，有的是交叉關(guān)系，還有的是從屬關(guān)系。立卷與分類的共同之處在于都是按照一定特征集中、組合檔案文件，以保持文件之間在某些方面的聯(lián)系，實(shí)質(zhì)上都是對(duì)文件的分類，只不過分類的層次有別，分類的次序有先后，分類的范圍大小不同。

　　文件分類與立卷的程序一般是先后關(guān)系，先分類(包括區(qū)分全宗)再立卷，分類通常是立卷的前提，分類的方法和質(zhì)量，對(duì)立卷有一定的影響，甚至有決定作用。立卷對(duì)分類也有一定的制約，有些案卷是在歷史上形成的密不可分的一組文件整體，在重新分類整理時(shí)則應(yīng)當(dāng)在原來案卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行分類，如對(duì)于公安、司法、監(jiān)察、人事部門的檔案在進(jìn)行分類時(shí)應(yīng)考慮文件之間的微觀聯(lián)系，因?yàn)樵谔幚硪粋€(gè)案件過程中形成的全部文件是不可分割的，必須組成一個(gè)案卷，分類只能在這些案卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行。因此，確定分類方法和制定分類方案之前，必須考慮到這些文件如何組成案卷的問題。在立卷過程中，如果發(fā)現(xiàn)所訂分類方案或分類有錯(cuò)誤時(shí)，必須加以修正。

　　可見，立卷不能完全在分類之后進(jìn)行，先立卷后分類或兩者結(jié)合進(jìn)行的情況也會(huì)時(shí)常發(fā)生。

　　(三)立卷工作的內(nèi)容

　　立卷工作的內(nèi)容包括組成案卷單位，擬寫案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝訂等工作內(nèi)容。

　　二、案卷排列與編號(hào)

　　全宗內(nèi)檔案(或檔案館、檔案室接收的案卷)，經(jīng)分類、立卷以后還必須進(jìn)行系統(tǒng)的排列。全宗內(nèi)各類的序列，已在分類方案中排定，所以通常所說的案卷排列，就是根據(jù)一定的方法，確定每類內(nèi)案卷的前后次序和排放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。案卷排列方法有以下幾種：

　　(1)按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系來排列。

　　(2)按照案卷內(nèi)容所反映的問題來排列。

　　(3)按照案卷的起止日期(時(shí)間)來排列。

　　(4)按照案卷的重要程度排列。

　　(5)按照文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。

　　(6)人事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，可以按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序或四角號(hào)碼等方法排列。

　　上述幾種排列方法可以單獨(dú)使用，也可結(jié)合使用。對(duì)于不同類型、不同保管期限的檔案，在案卷排列中應(yīng)予以區(qū)分。

　　案卷排列完后應(yīng)按排列次序編上案卷號(hào)，固定案卷的排放位置，案卷號(hào)作為檔號(hào)的組成部分可提供案卷的出處?，F(xiàn)行單位大多采取一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的案卷每年編一個(gè)順序號(hào)的辦法，或是整個(gè)單位一個(gè)年度的全部案卷編一個(gè)順序號(hào)。歷史檔案、撤銷單位的檔案不再形成新的檔案，可把一個(gè)全宗內(nèi)所有的案卷統(tǒng)一編號(hào)。

　　三、案卷編目

　　案卷在排列與編號(hào)以后，還應(yīng)當(dāng)按照順序登記到案卷目錄上，案卷目錄即案卷名冊，是反映案卷內(nèi)容成分并按一定次序編排的一覽表。其主要作用有：第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序，反映和鞏固檔案整理工作的成果；第二，揭示全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分，是查找、利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；第三，它是案卷清冊和總賬，是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。

　　(一)案卷目錄的結(jié)構(gòu)

　　案卷目錄一般包括：

　　(1)封面和扉頁：應(yīng)寫明全宗名稱、全宗號(hào)、類名、目錄號(hào)，目錄中檔案的起止日期。

　　(2)目次：寫明各類或各部分的名稱及其起止頁碼(也可包括案卷起止號(hào))。

　　(3)序言或說明：對(duì)目錄結(jié)構(gòu)、立檔單位、編制方法等情況進(jìn)行的簡要說明。

　　(4)簡稱表：即目錄中所采用的名詞的簡稱與全稱的對(duì)照表。

　　(5)案卷目錄表：是案卷目錄的主體，其基本項(xiàng)目包括案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等。其格式見下表。

　　表案卷目錄表

　　全宗立卷、案卷排列與目錄

　　(6)備考表：附于目錄最后，說明該目錄有關(guān)的基本情況，如案卷數(shù)量、目錄張數(shù)、編制日期、案卷移出、銷毀和損壞情況的說明等。

　　案卷目錄應(yīng)編制一式數(shù)份，其中一份留存?zhèn)溆?，一份或幾份供日常使用，其他供移交時(shí)使用。

　　(二)案卷目錄的編號(hào)

　　案卷目錄的編制可以根據(jù)全宗內(nèi)案卷的實(shí)際情況，或者一個(gè)類編一本，或者一個(gè)全宗只編一本，還可以按照案卷的保管期限、機(jī)密程度的不同分別編制。如果一個(gè)全宗內(nèi)有若干案卷目錄，為固定次序，則應(yīng)為每本案卷目錄編上號(hào)碼，即“案卷目錄號(hào)”，通常簡稱“目錄號(hào)”。

　　目錄號(hào)主要有兩種編制方法：一是將全宗內(nèi)所有案卷目錄按流水順序編號(hào)，在一個(gè)全宗內(nèi)沒有重復(fù)的案卷目錄號(hào)；二是將全宗內(nèi)所有案卷目錄按類別分開編號(hào)，在同一類別之內(nèi)沒有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。

　　前一種方法比較簡便，形成的目錄號(hào)能夠直接反映全宗內(nèi)案卷目錄的數(shù)量，但由于沒有和類號(hào)保持一致，因而不能直觀、清晰地反映全宗內(nèi)檔案分類體系。后一種方法比較復(fù)雜，形成的目錄號(hào)不能直接反映全宗內(nèi)案卷目錄數(shù)量，但如果是按照分類體系的類別來編號(hào)，目錄號(hào)就能直觀、清晰地顯示全宗內(nèi)檔案分類的主要體系結(jié)構(gòu)。目錄號(hào)連同全宗號(hào)、案卷號(hào)一起標(biāo)在案卷封面或脊背上，作為存取檔案的依據(jù)。