按照干部人事檔案管理工作要求，從注重實(shí)踐、服務(wù)一線的目的出發(fā)，主要介紹干部人事檔案整理的方法，并在“分類(lèi)"步驟中對(duì)人事檔案所包含的十類(lèi)常見(jiàn)材料的收集范圍進(jìn)行舉例說(shuō)明，對(duì)干部人事檔案有一個(gè)直觀的了解和基本認(rèn)識(shí)。

　　公司整理人事檔案方法

　　人事檔案的整理，是指根據(jù)一定的原則和方法，將收集起來(lái)的檔案材料，以個(gè)人為單位，進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化和條理化的專(zhuān)門(mén)案卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。

　　第一步鑒別

　　歸檔時(shí)限：自材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門(mén)歸檔并履行移交手續(xù)。

　　第二步分類(lèi)

　　第三步排序

　?。ㄒ唬┐_定排序方法，具體有兩種：

　?。ǘ┚帉?xiě)頁(yè)碼

　　每個(gè)類(lèi)別中的檔案材料排序后，要用鉛筆對(duì)每份材料編寫(xiě)類(lèi)號(hào)和頁(yè)碼。

　　頁(yè)碼編寫(xiě)時(shí)注意事項(xiàng)：

　　第四步編目

　　分類(lèi)、排序完成以后，檔案材料從實(shí)體上來(lái)說(shuō)就已經(jīng)形成了一個(gè)體系，編目就是要把這種體系體現(xiàn)出來(lái)。卷內(nèi)目錄置于一卷之首，是檔案內(nèi)容的綱目和查閱的索引。

　　提示：

　　書(shū)寫(xiě)目錄時(shí)，每類(lèi)目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

　　目錄編寫(xiě)完畢后，要認(rèn)真核對(duì)，避免出錯(cuò)。

　　第五步技術(shù)加工

　　技術(shù)加工的范圍：

　　1、對(duì)紙張破損或字跡不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。

　　2、幅面過(guò)大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊。

　　3、幅面過(guò)小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過(guò)窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。比如學(xué)歷證明復(fù)印件，畢業(yè)報(bào)到證，學(xué)生成績(jī)冊(cè)等，幅面太小，無(wú)法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張，以方便裝訂。

　　提示：

　　一是檔案材料上的訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除，目的是防止氧化生銹，影響材料保存。

　　二是禁止將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連。為方便檔案利用和后續(xù)材料補(bǔ)充，每份檔案材料在整理時(shí)必須保證各自獨(dú)立。

　　第六步裝訂

　　1、檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。

　　2、裝訂時(shí)只要求檔案材料左邊、下邊對(duì)齊，不刻意追求“四邊齊”。在左側(cè)打孔裝訂，一般應(yīng)留夠25mm的裝訂邊。做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。

　　打孔壓字的正確做法：先加邊，再打孔。

　　3、選擇厚度適宜的檔案卷夾。目前使用的干部檔案卷夾厚度一般有3種規(guī)格：25mm、35mm、45mm，各單位根據(jù)所管理檔案的實(shí)際情況進(jìn)行選擇。