按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應(yīng)本著有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

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　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點(diǎn)，從室藏檔案的實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達(dá)到分類的客觀性、邏輯性與實(shí)用性的要求。底片與照片應(yīng)有不同的分類方法。

　?。?）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號(hào)；按年度分類，即按不同歷史時(shí)期產(chǎn)生的照片來(lái)分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問(wèn)題、劇目、工程、項(xiàng)目、產(chǎn)品類型來(lái)分類。對(duì)于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號(hào)即可。

　?。?）照片的分類

　　應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問(wèn)題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限——問(wèn)題——年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說(shuō)明的編寫

　　文字說(shuō)明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說(shuō)明作補(bǔ)充，就會(huì)使人無(wú)法明白照片畫面上所反映的時(shí)間、地點(diǎn)與內(nèi)容。文字說(shuō)明與照片放在一起，可以起到相互印證、補(bǔ)充的作用。文字說(shuō)明編寫得準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說(shuō)明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六個(gè)要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說(shuō)明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說(shuō)明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應(yīng)將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項(xiàng)內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過(guò)30個(gè)芯頁(yè)，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時(shí)間順序進(jìn)行排列，按順序嵌進(jìn)照片檔案裝具。然后編照片號(hào)，照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柦M成。照片號(hào)有兩種格式，即全宗號(hào)——保管期限代碼——冊(cè)號(hào)——張?zhí)?、全宗?hào)——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對(duì)每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號(hào)順序排列。照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目有照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號(hào)排序，見下表。

　　表照片檔案目錄參考格式

　　照片檔案目錄

　　如何整理和保管照片檔案？

　?。ǘ┱掌瑱n案的保管

　　照片檔案保管工作的主要任務(wù)是集中統(tǒng)一地管好照片檔案，采取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，盡可能延長(zhǎng)照片檔案的壽命。

　　1.照片檔案的庫(kù)房

　　既有條件又有必要建設(shè)照片檔案專門庫(kù)房的單位，應(yīng)建設(shè)符合《照片檔案管理規(guī)范》要求的照片檔案庫(kù)房。而不具備條件的單位，應(yīng)當(dāng)選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場(chǎng)所，至少要有專門的柜、箱來(lái)保管照片檔案。其中對(duì)于底片的保管條件，要求庫(kù)房?jī)?nèi)晝夜

　　溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不應(yīng)大于±5%。同時(shí)，庫(kù)房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

　　2.照片檔案的裝具

　　照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區(qū)別。一般情況下，文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種：

　　（1）普通相冊(cè)

　　即采用一般商店出售的相冊(cè)作為保管照片檔案的裝具。其優(yōu)點(diǎn)是方便、美觀；缺點(diǎn)是規(guī)格不一，不便于寫文字說(shuō)明。

　?。?）自制相冊(cè)

　　即模仿一般商店出售的相冊(cè)的形式，自制相冊(cè)。雖然靈活但不規(guī)范，而且做工復(fù)雜，成本也不低。

　　（3）仿造文書檔案裝具規(guī)格自行設(shè)計(jì)的相冊(cè)每?jī)?cè)12張芯頁(yè)，裝入96張照片，并把照片用相角固定在芯頁(yè)相應(yīng)的位置上，冊(cè)內(nèi)芯頁(yè)用“三孔一線”法裝訂。它的規(guī)格與文書檔案裝具一致，有利于照片檔案與文書檔案的統(tǒng)一管理。

　?。?）新型照片檔案冊(cè)

　　它是按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，從封面到內(nèi)芯，使用質(zhì)量上乘的中性紙，并采用活頁(yè)裝訂，便于組卷，照片冊(cè)與底片冊(cè)相互對(duì)應(yīng)，存用方便。對(duì)于大照片檔案的保管，應(yīng)該按照《照片檔案管理規(guī)范》寫上文字說(shuō)明，并在文字說(shuō)明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。同時(shí)，在照片檔案卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)注明“大張”或“大照片”，這樣既方便查找，又利于大照片的單獨(dú)存放和保管。