檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，為檔案工作提供更好的服務(wù)，那么紙質(zhì)檔案整理掃描公司有哪些?

　　紙質(zhì)檔案整理掃描公司有哪些

　　傳統(tǒng)檔案管理模式存在的勞動(dòng)強(qiáng)度大、重復(fù)工作多、占用空間多、利用效率低和檔案信息共享、利用不便捷等問題，不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠(yuǎn)后，會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中又極易造成新的、不可逆的損壞。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型和加強(qiáng)軟實(shí)力建設(shè)的今天，紙質(zhì)檔案數(shù)字化勢在必行。

　　為加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，做好“存量數(shù)字化”，在湛江市檔案局、四航局檔案室的指導(dǎo)下，公司檔案室于2021年12月全面啟動(dòng)了檔案數(shù)字化掃描工作。截至今年5月底，對室存1974-2000年10萬余頁文書檔案進(jìn)行了系統(tǒng)化、規(guī)范化的數(shù)字化加工，取得了階段性成果。

　　正值“喜迎二十大檔案頌輝煌”第十五個(gè)國際檔案日，讓我們來看看公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的行動(dòng)吧~

　　做足準(zhǔn)備夯實(shí)治量化建設(shè)“基礎(chǔ)關(guān)”

　　公司檔案室高度重視檔案數(shù)字化工作，在前期反復(fù)調(diào)研基礎(chǔ)上，順利完成數(shù)字化掃描方案制定、數(shù)字化團(tuán)隊(duì)招標(biāo)、需掃描檔案庫存清點(diǎn)、工作場地達(dá)標(biāo)等前期準(zhǔn)備工作。

　　細(xì)清點(diǎn)、深調(diào)研定方案

　　檔案數(shù)字化是檔案信息應(yīng)用的一個(gè)重要組成部分，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。其不僅能直觀、具體的反映檔案信息本身，而且對檔案原件也起到了很好地保護(hù)作用。

　　一、清點(diǎn)摸底檔案庫存

　　在數(shù)字化籌備階段，公司檔案室對檔案庫存進(jìn)行了清點(diǎn)、摸底，結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際，系統(tǒng)整理公司檔案基本情況，包括檔案數(shù)量、載體形式、檔案類型、保存狀況、保管期限、密級等，科學(xué)規(guī)劃，認(rèn)真確定數(shù)字化的數(shù)量、范圍和重點(diǎn)。

　　二、擬定檔案數(shù)字化掃描方案

　　基于檔案數(shù)字化的重要性、投入資金的有限性，公司檔案室積極做好規(guī)劃調(diào)研，開展檔案信息化建設(shè)調(diào)研工作，組織召開數(shù)字化需求調(diào)研會(huì)，廣泛征詢意見，擬定檔案數(shù)字化掃描方案，確定對檔案室中具有較高價(jià)值、利用頻率最高的文書檔案等類別首先進(jìn)行數(shù)字化，切實(shí)為公司提供更加方便、快捷、高效的利用服務(wù)，讓檔案發(fā)揮更大的價(jià)值。

　　三、制定檔案數(shù)字化實(shí)施方案

　　積極向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反映數(shù)字化加工工作的程序和需求，做好工作計(jì)劃，確定工作形式，制定具體的實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，明確職責(zé)，要求檔案管理人員細(xì)心細(xì)致，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。

　　高要求、嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)選團(tuán)隊(duì)

　　檔案數(shù)字化工作具有復(fù)雜性和專業(yè)性的特點(diǎn)，在確定檔案數(shù)字化外包后，公司檔案室積極部署，做到高要求、嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)選擇外包團(tuán)隊(duì)。

　　一、分類甄選

　　根據(jù)公司檔案實(shí)際情況，綜合考慮公司定位、成本、風(fēng)險(xiǎn)、利益等因素，對需要進(jìn)行數(shù)字化的檔案類別進(jìn)行甄選，根據(jù)甄選情況來確定外包的業(yè)務(wù)范圍。

　　二、明確標(biāo)準(zhǔn)

　　多次與湛江市檔案局、四航局檔案室交流溝通，進(jìn)一步細(xì)化檔案數(shù)字化掃描方案，從轉(zhuǎn)化流程、保密管理、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面細(xì)化，為檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作提供方向指引、操作指南。

　　三、確定隊(duì)伍

　　嚴(yán)格審核，從資質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、法人資格、專業(yè)技術(shù)人員、軟硬件設(shè)備、公司信譽(yù)等級、成功案例、專業(yè)能力及素質(zhì)等方面制定嚴(yán)格的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，通過多家比選后最終選定了優(yōu)秀的外包團(tuán)隊(duì)。

　　定規(guī)則、重安全保規(guī)范

　　一、掌握舊標(biāo)準(zhǔn)

　　查找歷史資料，反復(fù)研究學(xué)習(xí)檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、整理規(guī)則等，熟練掌握公司各年代檔案整理規(guī)則，按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后再進(jìn)行數(shù)字化掃描工作。

　　二、制定新規(guī)則

　　根據(jù)實(shí)際情況，擬定公司檔案整理規(guī)則，明確掃描前的整理工作內(nèi)容，包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范。同時(shí)，有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁面，修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

　　三、合理布局加工場所

　　為數(shù)字化加工準(zhǔn)備空間充足，布局合理的加工場所，并配備消防系統(tǒng)和防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)及存儲(chǔ)介質(zhì)、操作系統(tǒng)等軟件設(shè)備，簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格做好檔案交接登記手續(xù)，建立健全保密制度和人員管理制度，確保檔案信息的絕對安全，做到數(shù)字化加工安全有保障。

　　精細(xì)化、全流程控管理

　　一、實(shí)施全過程管理

　　加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程管理，是確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全的重要保障，公司檔案室對紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的準(zhǔn)備、前處理、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、后處理、驗(yàn)收移交等程序階段實(shí)施全過程管理。

　　二、細(xì)化工作要求

　　制定科學(xué)、規(guī)范的工作流程，對數(shù)字化項(xiàng)目的安全、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、進(jìn)度等進(jìn)行有效控制，不斷細(xì)化《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理要求及措施》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化加工場所安全管理規(guī)定》等工作要求。

　　三、明確加工標(biāo)準(zhǔn)

　　明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目加工標(biāo)準(zhǔn)及工作表單，做好和數(shù)字化加工公司的溝通交流，優(yōu)化加工流程、提高檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)字化工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，確保檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。