數(shù)字化檔案的特點和利用特點要求我們更新思維，采用科學(xué)的方法，促進數(shù)字化檔案信息的利用，從而更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。筆者認為，要做好檔案數(shù)字化加工要求的利用工作，主要應(yīng)把握好以下幾個方面：

　　檔案數(shù)字化加工要求

　　一、權(quán)衡費用與價值，做好數(shù)字化檔案的鑒定工作

　　首先，要做好現(xiàn)有館藏檔案的鑒定工作。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、財力，因此首先要考慮對現(xiàn)有館藏檔案的鑒定，沒必要也不可能對全部館藏檔案都進行數(shù)字化處理，因為館藏檔案中真正具有長期和永久保存價值、且利用率很高的檔案的數(shù)量是有限的。

　　因此，檔案部門要組織力量加大對現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對館藏檔案中保管期限為長期或永久的、并且利用率較高的、利用能產(chǎn)生廣泛的經(jīng)濟和社會效益的檔案進行數(shù)字化處理，而對那些利用價值不是很廣泛、利用率不高的檔案暫時不予考慮，從而保證數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用的效益。

　　其次，要權(quán)衡數(shù)字化處理費用與開發(fā)利用價值，循序漸進地進行。通過對現(xiàn)有館藏檔案開展鑒定工作，明確要進行數(shù)字化處理與不進行數(shù)字化處理的檔案以后，也不能急于求成，而應(yīng)分清輕重緩急，根據(jù)本部門的實際和檔案利用需要的實際，循序漸進地進行。具體應(yīng)從以下幾方面考慮：

　　1在對傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化上

　　可以分兩步走，第一步先實現(xiàn)館藏目錄數(shù)字化，編制電子目錄檢索工具，實現(xiàn)目錄級數(shù)字化管理與檢索利用。第二步，有條件的檔案館可以有步驟地實現(xiàn)檔案全文信息數(shù)字化。要根據(jù)館藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館藏體系，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的方案。在對電子文件的歸檔上，要規(guī)范電子文件制度與范圍，根據(jù)自身的條件有計劃地接收具有長久保存價值的電子檔案進館，改善館藏結(jié)構(gòu)。

　　2要考慮館藏檔案的利用率

　　選擇數(shù)字化檔案的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，這可根據(jù)定期或不定期的統(tǒng)計結(jié)果來挑選，把那些利用率較高的且利用后能產(chǎn)生的巨大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費人力、物力和財力。

　　3要考慮館藏特色

　　確定本館的特色檔案，并選擇這些特色檔案進行數(shù)字化。從某種意義上說，有特色就有優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵所在。因為這些特色館藏是其他檔案館所沒有的。選擇其他檔案館沒有的檔案信息進行數(shù)字化，是檔案館在合作與競爭并存的信息時代更好地生存與發(fā)展的重要保障，同時也節(jié)約了資金，避免重復(fù)建設(shè)。如反映某一地區(qū)特色文化的檔案，其他的檔案館一般不收藏，應(yīng)該盡可能齊全、系統(tǒng)地將這些檔案信息數(shù)字化。

　　4要考慮用戶的需求

　　針對用戶的需求進行數(shù)字化，在實際工作中，某些專業(yè)利用者不再滿足于一般性的服務(wù)，而要求檔案館提供綜合性強、全方位的信息服務(wù)，因此在進行數(shù)字化建設(shè)時，要以用戶的需求為導(dǎo)向，以用戶為本，分析需求的方方面面，做到按“需”數(shù)字化。

　　5對電子文件的接收也要權(quán)衡費用與價值

　　保管文件需要很多方面的支出，如保存空間、裝具、人力等，對于紙質(zhì)文件來說，空間的問題最為突出，對于電子文件來說，保存空間不是很重要的一個問題，但是，管理電子文件的費用大量轉(zhuǎn)移到為保障其安全性、可讀性、易用性等所需要的技術(shù)設(shè)備和環(huán)境維護中。所以必須考慮檔案保管機構(gòu)是否有足夠的資金和技術(shù)力量來支持電子文件的技術(shù)要求，尤其是那些對特定的復(fù)雜軟件具有特殊依賴性的文件。

　　如果不能采用與軟件無關(guān)的格式統(tǒng)一保管的話，檔案保管機構(gòu)還需要設(shè)法獲得該文件的運行軟件，而這類軟件往往是昂貴的，或者是專利性的，軟件擁有者可以有種種理由不愿無償移交。在這種情況下，檔案機構(gòu)需要根據(jù)電子文件的價值和自身的實力做出決斷：或者購置相應(yīng)軟件甚至全套系統(tǒng)以保障文件的維護和使用，或者與文件形成機關(guān)達成協(xié)議，由他們按照國家的有關(guān)規(guī)定實施管理。

　　檔案信息的數(shù)字化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究數(shù)字化工作的效益，應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的檔案信息數(shù)字化方案，這包括選擇最優(yōu)的工作流程、最合理的技術(shù)手段和最適宜的數(shù)字化加工設(shè)施等；筆者認為，在進行數(shù)字化建設(shè)過程中，一定要把握好檔案數(shù)字化處理的度，通過對數(shù)字化處理的成本、所需費用與檔案開發(fā)利用的價值、效益進行權(quán)衡，避免不必要的浪費、減少日后的管理成本，如果不進行成本、效益分析，檔案數(shù)字化建設(shè)所產(chǎn)生的價值等于或小于建設(shè)所需費用，檔案數(shù)字化建設(shè)就沒有任何意義，甚至是一種浪費。

　　因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要講究成本觀念和效益觀念。

　　二、加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度

　　數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是對數(shù)字化檔案信息進行存儲、處理和維護的軟件系統(tǒng)，包括數(shù)字文件管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等。

　　首先，要加大數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度。

　　數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化檔案信息利用的基礎(chǔ)條件。檔案信息數(shù)據(jù)庫類型以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見。檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于介紹開放檔案的范圍、目錄和網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。

　　建設(shè)具有大容量、高速度、穩(wěn)定安全、主題鮮明的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，這是開發(fā)利用信息資源的一種重要手段，為此要做好兩方面的工作，一方面本著可行性原則、合法性原則、規(guī)范性原則、效益性原則、安全性原則等檔案數(shù)字化的基本原則做好傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作；另一方面要加強對電子文件的接收與管理。

　　檔案館應(yīng)該對移交單位產(chǎn)生的電子文件有目的、有重點地開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法和系統(tǒng)。通過這兩個途徑，積極推進檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案目錄信息或全文信息查詢，不斷提高利用效率和質(zhì)量。

　　其次，要加大電子文檔管理系統(tǒng)建設(shè)的力度。

　　電子文檔管理系統(tǒng)是管理數(shù)字文件和數(shù)字化檔案的核心。電子文檔管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用為基本特征，對以數(shù)字化形式存在的各種類型電子文檔進行錄入、修改、查詢、起草、審批、簽發(fā)、歸檔等操作的軟件應(yīng)用系統(tǒng)；該系統(tǒng)不僅能夠通過掃描、數(shù)碼攝像等方式將以傳統(tǒng)物理形式存在的各種信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，而且能夠?qū)π律傻臄?shù)字文件的起草、審核、簽發(fā)、歸檔等流轉(zhuǎn)過程進行有效管理，并對這些文檔的實際管理與利用狀況進行實時監(jiān)控。