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數(shù)字化檔案掃描加工的中心環(huán)節(jié),加工公司必須根據(jù)所掃描檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。檔案掃描驗(yàn)收,主要檢查掃描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式情況進(jìn)行,是否反映檔案的原貌等。
數(shù)字化檔案掃描加工
剛開始數(shù)字化加工工作的時(shí)候,我們也有過(guò)一些爭(zhēng)議,主要就是在檔案是提供一般性利用,還是可以提供特殊利用,比如原文出版等,因?yàn)閮烧咚蟮拇鎯?chǔ)空間差別很大。
根據(jù)這幾年來(lái)的數(shù)字化掃描加工工作的進(jìn)一步發(fā)展,存儲(chǔ)介質(zhì)的飛躍發(fā)展,我們也逐漸統(tǒng)一了思路,規(guī)定了檔案掃描的一些基本標(biāo)準(zhǔn)。比如,掃描分辨率:文件均采用彩色色彩模式,分辨率≥300dpi;照片檔案:﹤5寸、600×N,5寸600dpi,﹥5寸、600/N。(注:5寸照片采用600dpi分辨率;原照片小于5寸照片N倍的,則分辨率為600×N;原照片大于5寸照片N倍的,分辨率為600/N)。
但在數(shù)字化掃描及驗(yàn)收的過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)了很多意想不到的特殊情況。例如:
1在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案紙張存在油性紙、復(fù)寫紙、鉛筆字、字跡模糊、紙張較差及較薄等情況。具體做法是:在保持檔案原貌的前提下進(jìn)行掃描,并提高分辨率或采用墊白紙?jiān)龠M(jìn)行掃描,盡量反映檔案的原始原貌。
2在掃描中發(fā)現(xiàn)部分檔案原件紙張的底色較深,所標(biāo)頁(yè)碼掃描后看不清楚。具體做法是:用一張白色小紙條寫上該頁(yè)頁(yè)碼,放在該頁(yè)右上角,然后再進(jìn)行掃描。
3在掃描中發(fā)現(xiàn)有重份檔案、重份照片、重份表格等情況。具體做法是:只掃描一份。
4在掃描中存在多張零散照片。具體做法是:將照片平鋪在白紙上,并在白紙右上角標(biāo)上頁(yè)碼后再進(jìn)行掃描。
5檔案存在部分超大、超長(zhǎng)、圖紙及表格,無(wú)法進(jìn)行掃描。具體做法是:用白紙打上“此頁(yè)為特大圖紙”字樣,掃描此頁(yè)來(lái)代替特大圖紙并在備注欄注明。如:
6在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案上有多張粘貼的小紙條或部分檔案紙張粘貼原文且破損嚴(yán)重等情況。具體做法是:為保持檔案原貌,用平版掃描儀進(jìn)行掃描,盡量將檔案可視部分掃描出來(lái),如果有遮擋部分,重新進(jìn)行標(biāo)頁(yè)后再另掃一頁(yè)。
7檔案中有部分大畫幅(大于A3幅面)無(wú)法一次性掃描。具體做法是:分幅掃描后進(jìn)行完整拼接或用相機(jī)拍攝。如:
8檔案數(shù)字化過(guò)程中存在照片底片、錦旗、獎(jiǎng)狀等實(shí)物檔案音像檔案。具體做法是:把實(shí)物檔案放于白紙上并在右上角標(biāo)注相應(yīng)的頁(yè)碼進(jìn)行拍照或只對(duì)音像封面進(jìn)行掃描。如:
9在掃描民國(guó)檔案時(shí),很多是桐子頁(yè),由于紙張較破較薄,正反面都有內(nèi)容,如果正常掃描,就會(huì)把背面的內(nèi)容印到正面。具體做法是:掃描時(shí)在桐子頁(yè)中間夾放一張白紙。
10在掃描民國(guó)檔案時(shí),檔案原件存在紙張較差、破損嚴(yán)重,蟲蛀、霉變、老化、缺字、字跡模糊等情況。具體做法是:盡量照檔案原樣進(jìn)行掃描,字跡模糊的在掃描時(shí)墊上“原件字跡不清晰”進(jìn)行掃描,有的老化已碎的,用專用信封將已碎的檔案裝袋不進(jìn)行掃描。
4.2.11在掃描民國(guó)檔案中發(fā)現(xiàn)部分檔案有嚴(yán)重粘貼或無(wú)法展平等情況。具體做法是:掃描成多幅圖像,再進(jìn)行圖像拼接。
另外,我們要求各公司在掃描過(guò)程中,凡是發(fā)現(xiàn)或遇到檔案存在的各種情況,都必須填寫數(shù)字化加工備査表。如:
以上做法,是我們?cè)跀?shù)字化掃描過(guò)程中以及在進(jìn)行多次驗(yàn)收的基礎(chǔ)上,總結(jié)出來(lái)的常見特殊情況及處理方法,我們也對(duì)各公司進(jìn)行了規(guī)范和統(tǒng)一。在數(shù)字化檔案的驗(yàn)收過(guò)程中,我們也按照以上的標(biāo)準(zhǔn),對(duì)抽查的每一份檔案進(jìn)行逐頁(yè)的檢查驗(yàn)收,讓每一份、每一頁(yè)檔案都能做到有來(lái)源、有記錄,最大限度的保證檔案的齊全完整。
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