檢察檔案，是檢察機(jī)關(guān)開展法律監(jiān)督及相關(guān)工作的歷史記錄，是國家檔案的重要組成部分。推進(jìn)建設(shè)檔案數(shù)字化加工建設(shè)，是構(gòu)建智慧檢務(wù)體系中的重要一環(huán)，為切實(shí)提高檢察檔案科學(xué)化管理水平，需要積極探索新時代檔案管理模式，以實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化數(shù)據(jù)化、檔案服務(wù)便捷化。

　　建設(shè)檔案數(shù)字化加工

　　在深化司法體制改革的大背景下，盡管檢察檔案建設(shè)不斷加強(qiáng)，但實(shí)際工作開展中，傳統(tǒng)檢察檔案管理工作仍存在一些問題。

　　一是檔案查詢流程繁瑣，如涉及招錄、選任事宜的違法犯罪記錄查詢工作量往往較大，需要人工翻閱卷宗逐個核對基本信息，工作效率較低；

　　二是卷宗封面、目錄填寫不規(guī)范，影響檔案歸檔和再利用效率；

　　三是實(shí)體檔案裝訂不規(guī)范，裝訂順序不符合要求等，不利于檔案入庫和定位；四是紙質(zhì)檔案因工作需要經(jīng)常翻閱，會造成一定程度的磨損，不利于檔案長久保存；

　　五是隨著認(rèn)罪認(rèn)罰同步錄音錄像工作的全面開展，影像檔案數(shù)量將會大大增加，也對檢察信息資源的分類管理提出了更高要求。

　　面對檢察檔案管理中存在的問題和難點(diǎn)，筆者認(rèn)為，需要明確檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目標(biāo)，從加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、克服項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)短缺及無借鑒經(jīng)驗(yàn)等困難、注重項(xiàng)目推動和強(qiáng)化人才保障等多方面入手，確立數(shù)字化檔案工作新目標(biāo)。

　　一是管理電子化，通過信息化技術(shù)，集成管理檢察電子檔案的全流程；

　　二是流程規(guī)范化，建立規(guī)范的管理流程體系，以滿足檢察檔案管理過程中歸檔、利用等需求；

　　三是分類專業(yè)化，根據(jù)檢察檔案卷宗屬性及實(shí)際情況，進(jìn)行檔案屬性的配置和分類；

　　四是借還標(biāo)準(zhǔn)化，構(gòu)建檢察院檔案借還管理體系，讓檔案文件的利用更加規(guī)范、有序；

　　五是調(diào)卷簡便化，上級檢察機(jī)關(guān)可以通過配備權(quán)限調(diào)取數(shù)據(jù)庫信息，調(diào)取卷宗更加方便快捷，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

　　當(dāng)檔案數(shù)字化建成和使用后，后續(xù)如何有效加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理也是一個不容忽視的問題。在實(shí)施檔案數(shù)字化管理過程中，必須注意把握好以下幾個環(huán)節(jié)：

　?。ㄒ唬┮?guī)范檔案數(shù)字化成果管理。

　　一是檔案數(shù)字化工作中要做好交接手續(xù)，嚴(yán)格清點(diǎn)相關(guān)文件資料，確保不丟件、不錯件。對加工完成的數(shù)字化檔案資料要認(rèn)真整理，登記后及時存入專用存儲設(shè)備中。

　　二是存儲數(shù)字化檔案的信息存儲設(shè)備、系統(tǒng)要建立完善的后臺管理機(jī)制，相關(guān)數(shù)字化資料的查閱、復(fù)制、打印等操作要有記錄，做到“有據(jù)可查”。尤其是對于存儲涉密數(shù)字化檔案資料的存儲設(shè)備要專機(jī)專用，定期檢查，調(diào)取使用數(shù)據(jù)，要嚴(yán)格履行審批流程，確保數(shù)據(jù)安全。

　　三是要加強(qiáng)對數(shù)字檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格區(qū)分?jǐn)?shù)字檔案涉密與非密，并定期進(jìn)行檢查。同時，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等有關(guān)制度，做好相關(guān)數(shù)字檔案的備份工作。

　?。ǘ┘訌?qiáng)檢察檔案文化建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)。依托檔案數(shù)字化建設(shè)這個“硬實(shí)力”，提升檔案文化“軟實(shí)力”。檢察文化建設(shè)過程中很大程度上借力于檢察檔案資料。要整合檔案資源建設(shè)，拓展檔案室的文化功能，讓其不僅僅是儲藏室，而要成為傳播地方檢察文化、弘揚(yáng)新時代特色檢察文化的主陣地。

　　同時，也要加強(qiáng)檢察檔案隊(duì)伍建設(shè)，除配備專職檔案員外，各業(yè)務(wù)科室設(shè)置兼職檔案員，凝聚合力，增加檢察檔案工作的參與率和貢獻(xiàn)度。加大對檔案人員的培訓(xùn)力度，對外積極選送檔案人員參加上級檢察機(jī)關(guān)和本地組織的檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平，不斷增強(qiáng)檔案員的檔案意識和操作技能，確保各項(xiàng)工作任務(wù)有效落實(shí)。對內(nèi)積極開展本院檔案知識培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案法、保密法、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等，力求提升檔案管理軟實(shí)力。

　　（三）紙質(zhì)與電子互補(bǔ)，增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，然而，紙質(zhì)檔案在數(shù)字化時代下仍具有它獨(dú)特的作用和意義。

　　首先，紙質(zhì)實(shí)體檔案具有更高的真實(shí)性和更強(qiáng)的生命力。檔案的生命力體現(xiàn)在兩個方面，一是法律憑證，二是原始證據(jù)。較電子檔案相比，紙質(zhì)檔案具有更高的真實(shí)性和法律效力。電子檔案存儲、傳輸和利用的安全性受制于計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，容易受到病毒和黑客的襲擊，而紙質(zhì)檔案本身具有很好的穩(wěn)定性，且具有良好的安全管理模式和經(jīng)驗(yàn)。此外，如果電子檔案的安全性受到侵害，紙質(zhì)檔案則可以提供穩(wěn)定的安全保障。其次，紙質(zhì)實(shí)體檔案的信息保存和利用具有長久性。

　　在檔案數(shù)字化管理的過程中，要認(rèn)識到紙質(zhì)檔案管理的重要性，明白其真實(shí)可靠性以及穩(wěn)定性是電子檔案所不能替代的。雖然檔案的數(shù)字化管理提高了電子檔案的利用率，但是在信息化轉(zhuǎn)變的過程中，要充分發(fā)揮電子檔案以及紙質(zhì)檔案各自優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)二者互補(bǔ)，確保檔案利用得到最佳效果。

　　面對檢察工作的新形勢、新任務(wù)、新要求，檔案數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)信息化時代趨勢、滿足人民群眾新期待的重要舉措，檢察機(jī)關(guān)應(yīng)不斷完善和規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作，真正實(shí)現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化存儲和智能化管理，助力數(shù)字化時代檢務(wù)管理更上層樓，為更好服務(wù)檢察工作順利開展提供強(qiáng)有力支撐。