根據(jù)對承包方檔案數(shù)字化售后服務(wù)的工作內(nèi)容，對其中制定工作方案、人員管理、設(shè)備管理、現(xiàn)場管理、訪客管理、流程與作業(yè)管理、成果管理等環(huán)節(jié)提出要求，這些環(huán)節(jié)既與發(fā)包方的3個工作階段相對應(yīng)，又是承包方工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，可為承包方規(guī)范開展檔案數(shù)字化服務(wù)提供規(guī)范指引。

　　檔案數(shù)字化售后服務(wù)

　　1范圍

　　DA/T68的本部分規(guī)定了檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中的發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督工作規(guī)范。

　　本部分適用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會組織開展的檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作。

　　本部分適用不涉及國家秘密的檔案數(shù)字化服務(wù)外包。檔案縮微服務(wù)外包可參照本部分執(zhí)行

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T17242投訴處理指南

　　DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T43縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　DA/T62錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T68.1檔案服務(wù)外包工作規(guī)范

　　DA/T71紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范

　　3術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本文件。

　　3.1檔案數(shù)字化服務(wù)archivesdigitizationservice

　　承包方利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將發(fā)包方的檔案由模擬信號轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號的處理、服務(wù)過程。

　　注:本部分中檔案數(shù)字化服務(wù),不包含檔案數(shù)字化軟件開發(fā)或?qū)嵤?/p>

　　4發(fā)包方工作規(guī)范

　　4.1總體要求

　　發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1的規(guī)定,堅(jiān)持合法、安全、可控原則開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作。

　　4.2發(fā)包前期準(zhǔn)備工作

　　4.2.1明確工作要求

　　4.2.1.1發(fā)包方應(yīng)按照

　　DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求,確定檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容、流程、技術(shù)、質(zhì)量和安全等要求。22DA/T68.2—2020

　　4.2.1.2發(fā)包方應(yīng)對檔案進(jìn)行鑒定,明確檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍和優(yōu)先順序。涉及商業(yè)秘密、個人隱私的檔案數(shù)字化服務(wù)外包應(yīng)慎重。利用率高的檔案應(yīng)作為數(shù)字化的重點(diǎn)對象。價(jià)值珍貴的檔案,面臨字跡消褪、載體脆化等危險(xiǎn)的歷史檔案,具有特色的檔案,以及與重要專題相關(guān)性高的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。

　　4.2.1.3發(fā)包方應(yīng)根據(jù)DA/T31、DA/T43、DA/T62的規(guī)定及實(shí)際工作需要,明確檔案數(shù)字化操作規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及工期。

　　4.2.2選定承包方

　　4.2.2.1發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1的要求對承包方進(jìn)行篩選。列入政府采購范圍的檔案數(shù)字化服務(wù)外包項(xiàng)目應(yīng)遵循政府采購法律法規(guī)。

　　4.2.2.2發(fā)包方應(yīng)對承包方的股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實(shí)際控制人身份進(jìn)行核實(shí),掌握承包方公司背景。

　　4.2.2.3發(fā)包方應(yīng)將承包方的財(cái)務(wù)狀況、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、員工素質(zhì)、技術(shù)能力、硬件條件、管理制度、實(shí)施方案、工期控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、售后服務(wù)等納入對承包方的評價(jià)體系。

　　4.2.2.4發(fā)包方應(yīng)對承包方的資質(zhì)、信用進(jìn)行考察,了解其是否存在不良記錄。

　　4.2.3簽訂合同

　　確定承包方后,發(fā)包方應(yīng)與承包方簽訂合同。合同的簽訂應(yīng)符合DA/T68.1的要求。

　　4.2.4選定場所

　　4.2.4.1檔案數(shù)字化加工場所一般應(yīng)選擇在發(fā)包方的辦公地點(diǎn)。

　　4.2.4.2檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)設(shè)在相對獨(dú)立的、封閉的區(qū)間。

　　4.2.4.3檔案數(shù)字化加工場所應(yīng)滿足防水、防潮、防日光及紫外線照射、防塵、防有害氣體、防有害生物、防火、防盜等要求。

　　4.2.4.4發(fā)包方應(yīng)自行或要求承包方在檔案數(shù)字化加工場所安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋檔案數(shù)字化加工場所的出入口、檔案存放區(qū)、信息存儲區(qū)和工作區(qū),實(shí)施全方位監(jiān)控。

　　視頻監(jiān)控系統(tǒng)一般應(yīng)由發(fā)包方專人負(fù)責(zé),由承包方負(fù)責(zé)的應(yīng)接受發(fā)包方監(jiān)管。檔案數(shù)字化加工場所設(shè)于發(fā)包方辦公地點(diǎn)之外的,發(fā)包方應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng),并要求承包方將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)及回放記錄移交發(fā)包方保存。

　　視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月;發(fā)包方應(yīng)定期對視頻進(jìn)行回放檢查,在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前,要留存視頻回放記錄。

　　4.2.5配置設(shè)備

　　4.2.5.1發(fā)包方應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。

　　4.2.5.2承包方提供的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng),應(yīng)經(jīng)發(fā)包方或受發(fā)包方委托的第三方檢查合格后方可使用。

　　4.3檔案數(shù)字化過程管理

　　4.3.1發(fā)包方應(yīng)對承包方的檔案數(shù)字化加工進(jìn)行全過程、全方位的管控。

　　4.3.2發(fā)包方應(yīng)要求承包方將直接參與本項(xiàng)目檔案數(shù)字化加工過程的員工名單向發(fā)包方備案。

　　4.3.3發(fā)包方應(yīng)對擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行敏感性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理,檔案實(shí)體與文件目錄不對應(yīng)的要進(jìn)行必要地記錄或標(biāo)記。

　　4.3.4發(fā)包方應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔出庫,并根據(jù)工作完成情況分批接收歸庫。調(diào)檔出庫與接收歸23DA/T68.2—2020庫時,發(fā)包方應(yīng)與承包方辦理檔案交接手續(xù),填寫檔案交接單一式兩份。

　　4.3.5對正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案,發(fā)包方應(yīng)該(或要求承包方)安排專人保管,每天入庫(柜),不得在工位上留存過夜。對于數(shù)字化加工完畢的檔案,發(fā)包方應(yīng)及時與承包方辦理交接手續(xù),接收入庫保存。對于離庫超過1個月或有蟲霉隱患的檔案,應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。

　　4.3.6發(fā)包方應(yīng)禁止承包方工作人員擅自進(jìn)入檔案庫房。

　　4.3.7發(fā)包方應(yīng)要求承包方按照DA/T31的規(guī)定制作工作流程單,對檔案數(shù)字化加工各個環(huán)節(jié)的工作情況進(jìn)行記錄。工作流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

　　4.3.8發(fā)包方應(yīng)對檔案數(shù)字化加工過程中使用的計(jì)算機(jī)硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等各種存儲介質(zhì)進(jìn)行安全檢查并登記造冊、統(tǒng)一保管,嚴(yán)禁承包方擅自處理。

　　4.3.9發(fā)生(可能導(dǎo)致)檔案被損毀、丟失或信息泄露的重大事件后,發(fā)包方應(yīng)及時向有關(guān)部門報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。