《公文條例》規(guī)定，“公文整理歸檔及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔”。凡已經(jīng)辦理完畢的公文，應(yīng)按下列程序處理。

　　公文整理歸檔

　　一、辦結(jié)暫存

　　將收發(fā)文中已經(jīng)辦理完畢的公文，即收文經(jīng)注辦、發(fā)文經(jīng)分發(fā)遞送出去的公文，在公文處理部門暫時(shí)存放一段時(shí)間，以待次年上半年分別立卷歸檔或清退、銷毀。

　　文件辦結(jié)暫存，目的在于保證文件完整無(wú)缺，便于日后立卷歸檔或清退，便于在當(dāng)年工作中查找利用。

　?。ㄒ唬┺k結(jié)暫存內(nèi)容

　　1.將有保存價(jià)值的文件、材料收集齊全，剔除重份文件。

　　2.按文件形成的先后次序(如依收文流水號(hào))或內(nèi)容性質(zhì)等其他排列組卷原則，將辦結(jié)文件初步整理分類，排列放入辦結(jié)文件卷。

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　　1.反映本機(jī)關(guān)單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本機(jī)關(guān)單位工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的公文材料。

　　2.機(jī)關(guān)單位工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的公文材料。

　　3.本機(jī)關(guān)單位需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的公文材料，下級(jí)機(jī)關(guān)單位報(bào)送的重要公文材料。

　　4.其他對(duì)本機(jī)關(guān)單位工作具有查考價(jià)值的公文材料。

　　二、整理立卷

　　文件立卷是整理與保管公文的一種方法。即將已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的公文，在收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定的標(biāo)準(zhǔn)(形成機(jī)構(gòu)、內(nèi)容性質(zhì)等)分類，而后按其一定的特征與聯(lián)系組合成案卷。一般在次年上半年進(jìn)行此項(xiàng)工作。

　　公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。整理立卷工作包括裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目和裝盒。

　　立卷時(shí)要注意到下列幾種特殊情況：電報(bào)隨同文件一起立卷；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件；機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行其所兼職務(wù)過(guò)程中形成的公文，由其兼職的機(jī)關(guān)立卷歸檔；公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章，視同正式文件妥善保管。

　　電子公文的立卷歸檔，應(yīng)按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》辦理。

　　案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按規(guī)定定期移交給檔案部門。

　　個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

　　三、移交歸檔

　　歸檔是把按規(guī)定組合好并編目的案卷交給檔案部門，也叫存檔。

　　公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，以便于保管和利用。

　　歸檔既是公文處理工作的終結(jié)，又是檔案管理工作的開(kāi)始，它是公文轉(zhuǎn)化為檔案的中間環(huán)節(jié)。在移交之前，擬移交案卷的質(zhì)量要經(jīng)過(guò)檔案部門檢查驗(yàn)收。完成了移交工作，公文就正式轉(zhuǎn)化為檔案。

　　《公文條例》規(guī)定，“兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過(guò)程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔”。