第一條為加強城建檔案整理規(guī)范，保護和利用城市建設(shè)檔案，發(fā)揮城市建設(shè)檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中的作用，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本條例。

　　城建檔案整理規(guī)范

　　一、城建檔案整理的內(nèi)容和意義

　　城建檔案整理應(yīng)遵循城建文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和提供利用。城建檔案的整理就是對文件材料進行組卷、排列、編目、裝訂，使之有序化和系統(tǒng)化的過程。城建檔案整理工作是城建檔案歸檔工作的前提和基礎(chǔ)，是城建檔案館（室）的一項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作之一，也是城建檔案人員的基本專業(yè)技能。

　?。ㄒ唬┏墙n案整理的工作內(nèi)容

　　從城建檔案整理工作的步驟來看，它主要包括兩個方面的內(nèi)容：城建檔案的系統(tǒng)整理和科學(xué)編目。

　　系統(tǒng)整理，是對城建檔案進行合理分類、有序排列，使之條理化和系統(tǒng)化，從而反映城建檔案的自然形成規(guī)律，保持城建檔案內(nèi)在的有機聯(lián)系。其具體工作內(nèi)容有：分類、組卷和排列。

　　科學(xué)編目，就是通過一定的形式，按照一定的要求，正確地固定系統(tǒng)整理的成果，準確地提示城建檔案的內(nèi)容和成分。其具體工作內(nèi)容有：卷內(nèi)文件編目、案卷編目和編制案卷目錄。

　　整理和編目是城建檔案整個整理工作相互聯(lián)系、不可缺少的兩個方面。

　　（二）城建檔案整理工作的意義

　　城建檔案整理工作是城建檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，在城建檔案整個管理工作中具有十分重要的意義。

　　數(shù)量龐大的城建檔案材料，如不進行科學(xué)規(guī)范的整理，查找一份文件便如同“大海撈針”一樣困難。而且不把文件材料聯(lián)系組合起來，就不能充分體現(xiàn)城建檔案的特點，就會影響以至失去城建檔案的利用價值。只有把城建檔案組成合理化的體系，才能客觀地反映各種城建活動的本來面貌，便于系統(tǒng)地查考研究。

　　所以，做好整理工作是城建檔案利用、開放，發(fā)揮城建檔案作用的一項重要而必須的前提條件。同時，優(yōu)化城建檔案整理工作，可以促進城建檔案工作各個環(huán)節(jié)的良性運行和協(xié)調(diào)發(fā)展。通過檔案的整理可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質(zhì)量，促進其改善和提高。城建檔案經(jīng)過整理，為全面鑒定檔案的價值和建立計算機檢索系統(tǒng)奠定科學(xué)基礎(chǔ)，還能為檔案的保護、統(tǒng)計、檢查工作提供基本的單位和完整的體系，便于維護城建檔案的完整和安全。所以，城建檔案整理工作是開發(fā)城建檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，整理工作科學(xué)化、標(biāo)準化水平的提高，對于城建檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

　　二、城建檔案整理工作的原則

　　整理工作的原則，就是應(yīng)當(dāng)遵循城建檔案的自然形成規(guī)律，充分尊重和利用原有的整理結(jié)果，最大限度地保持城建檔案文件之間的有機聯(lián)系，便于城建檔案保管和利用。

　?。ㄒ唬┏墙n案整理工作應(yīng)當(dāng)遵循城建檔案的自然形成規(guī)律

　　城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動的伴生物，產(chǎn)生于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動的全過程，它伴隨著城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動的各個階段、各個程序的運行而自然地、逐步地形成的。這就是城建檔案的自然形成規(guī)律，這種規(guī)律表現(xiàn)為城建檔案形成的過程性、階段性、程序性的特點。城建檔案的整理，必須遵循這個規(guī)律，這樣才能保持城建檔案內(nèi)部固有的“過程性、階段性、程序性”，才能真實反映城市建設(shè)的原貌，才是科學(xué)的整理。

　?。ǘ┏墙n案整理工作應(yīng)當(dāng)充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

　　城建檔案整理工作要充分尊重歷史和繼承前人的勞動，充分地利用原有的整理基礎(chǔ)，這樣有利于提高整理工作的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)提供利用的需要。

　　所謂“利用原基礎(chǔ)”整理檔案的含義和要求包括兩個方面：

　?。?）充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整，應(yīng)力求保持其原有的整理體系。

　?。?）在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　（三）城建檔案整理工作應(yīng)當(dāng)最大限度地保持城建文件之間的有機聯(lián)系

　　所謂城建文件之間的有機聯(lián)系，就是城建文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。這種關(guān)系主要表現(xiàn)在城建文件的來源、時間、內(nèi)容和形式幾個方面。

　　城建文件的來源關(guān)系，是指城建文件的產(chǎn)生和形成單位的關(guān)系。如建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、管理審批部門等。形成城建文件的這些單位，使城建文件構(gòu)成了來源方面不可分割的內(nèi)在聯(lián)系，整理時必須保持這種來源方面的固有聯(lián)系。

　　城建文件的時間關(guān)系，是指城建文件產(chǎn)生的一個階段或一個年度的關(guān)系。整理這種文件時，應(yīng)該在保持來源聯(lián)系的同時，注意保持城建文件之間的這種時間聯(lián)系。

　　城建文件的內(nèi)容關(guān)系，是指城建文件形成單位的同一活動或同一個項目的文件之間在內(nèi)容上具有密切的聯(lián)系。這種聯(lián)系，是城建檔案整理工作中要考慮的最重要的一個方面。

　　城建文件的形式關(guān)系，是指城建文件的載體和記錄方式方面的聯(lián)系。由于城建文件載體、記錄方式不同，整理工作的要求也有所不同，因此在整理工作中也要充分考慮城建文件的形式關(guān)系。

　　對于保持城建文件之間的聯(lián)系，我們應(yīng)該辯證地看待和處理。不能只要一看到城建文件之間的某種聯(lián)系，即隨意整理，應(yīng)該從整理工作的全過程看，從檔案的來源、內(nèi)容、時間和形式等各方面，全面地保持聯(lián)系。同時，城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系是相對的，應(yīng)該根據(jù)不同檔案的特點及其不同的形成情況，而采取保持城建文件聯(lián)系的不同方法。

　　總之，就是既要把握保持城建文件聯(lián)系的客觀限度，又要發(fā)揮主觀能動性，從特定的整理對象出發(fā)，對整理方法進行優(yōu)選，使城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系保持最合理的狀態(tài)。

　　（四）城建檔案整理工作應(yīng)當(dāng)便于城建檔案保管和利用

　　保持城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，不是整理城建檔案的主要目的，所以不能“為聯(lián)系而聯(lián)系”。便于城建檔案保管和利用，才是城建檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。

　　總的來說，整理檔案時，恰當(dāng)?shù)乇３殖墙ㄎ募g的有機聯(lián)系，應(yīng)當(dāng)是便于保管和利用的，所以它們基本上是一致的。但是，保持城建文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時也不盡一致。如同一項目的會議記錄、照片和錄音磁帶，就其內(nèi)容而言，無疑是有相互重要的內(nèi)在聯(lián)系。但是把這些形式不同的材料全部混同進來進行整理，則顯然不便于保管和利用。在整理檔案時，特別是在保持城建文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候，不能機械地運用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。因此，對于不同種類的城建檔案，或記錄方式、載體材料、機密程度、保管價值等顯然不同的文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況分別整理，恰當(dāng)?shù)亟M合，而在相應(yīng)的范圍內(nèi)要求保持文件最優(yōu)化的聯(lián)系。

　　三、城建檔案的分類

　　城建檔案的分類，就是把一個單位或一個項目的全部檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的不同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一套有機的體系。

　?。ㄒ唬┏墙n案分類的意義

　　檔案的分類，對于整個檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要意義。

　　首先，檔案不進行分類，顯然仍是一堆雜亂無章的材料。只有對檔案進行科學(xué)合理的分類，才能揭示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，才能使這些檔案材料成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用。其次，檔案不分類，立卷、排列、編目等工作就難以進行。只有經(jīng)過一定的分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手進行和逐步深入。

　?。ǘ┏墙n案分類的原則

　　（1）符合城建檔案形成單位及其專業(yè)活動的性質(zhì)和特點。

　　（2）根據(jù)文件材料的內(nèi)容，選擇和運用適當(dāng)?shù)姆诸惙椒ā?/p>

　?。?）遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料的有機聯(lián)系。

　?。ㄈ┏墙n案分類的要求

　　1.檔案類目和檔案材料的劃分應(yīng)該具有客觀性

　　城建檔案是城市建設(shè)各類活動的產(chǎn)物，有其自身的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，我們應(yīng)該按照不同項目、不同專業(yè)檔案的情況，科學(xué)地選擇分類方法，合理地設(shè)置類目，準確地劃分歸類，客觀地反映檔案形成單位活動的面貌。

　　2.檔案分類體系應(yīng)該具有邏輯性

　　檔案分類體系的構(gòu)成應(yīng)該力求嚴密，必須遵循每次分類按照同一標(biāo)準進行、子類外延之和等于母類外延、子類相互排斥等邏輯規(guī)則，尤其需要注意分類標(biāo)準的一致性和類別體系中縱橫關(guān)系的明確性。

　　3.檔案的分類應(yīng)該注重實用性

　　在選擇分類方法時，必須注重實用，尤其要考慮，檔案的分類必須便于保管，便于檢索和利用。

　　（四）城建檔案分類大綱和分類方案的編制

　　城建檔案分類大綱是依據(jù)城建檔案分類原則編制的對城建檔案進行科學(xué)分類的依據(jù)性文件。1984年城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護部辦公廳首次制定印發(fā)《城市建設(shè)檔案分類大綱》（以下簡稱《分類大綱》），用于指導(dǎo)各地城建檔案分類方案的編制。1993年國家建設(shè)部辦公廳對原《分類大綱》進行修訂，并印發(fā)了《城市建設(shè)檔案分類大綱（修訂稿）》（以下簡稱《分類大綱（修訂稿）》），于1994年開始實行。城建檔案館（室）應(yīng)根據(jù)全國統(tǒng)一的《分類大綱（修訂稿）》，結(jié)合本館（室）的具體情況，編制科學(xué)的、切實可行的城建檔案分類方案。

　　城建檔案分類方案不僅對指導(dǎo)城建檔案分類工作具有實質(zhì)性幫助，還可以借助它了解館藏檔案的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和組織體系，便于對館藏檔案的利用和管理。因此，編制城建檔案分類方案是城建檔案分類工作的一項重要內(nèi)容，也是城建檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的必要措施。

　　根據(jù)城建檔案的特點、范圍和形成過程等情況，《分類大綱（修訂稿）》的編制可分兩步進行。第一步可以根據(jù)城建檔案的內(nèi)容、形式特點等，將其劃分為若干大類；第二步將每個大類的城建檔案分成若干屬類，在每個屬類下再分成若干小類。根據(jù)目前城建檔案與城建檔案工作的實際情況，我們可以編制如下分類方案。以××市城建檔案分類方案為例：

　　以上分類方案以國家建設(shè)部《分類大綱（修訂稿）》設(shè)定的18個大類和102個屬類為基礎(chǔ)。小類應(yīng)根據(jù)本城市的實際情況設(shè)置。在分類方案中，大類用英文字母表示，屬類、小類、案卷號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。屬類超過10個同位類目時，采用八分制，即同一級類目的號碼由1用到8，以后用“91”、“92”、“93”直到“98”。

　?。ㄎ澹n案編號舉例

　　檔案編號（圖1）。

　?。┏墙n案分類的一般方法

　　在實際的分類過程中，可以根據(jù)檔案的屬性和特點、檔案的社會利用需要等方面的因素，確定所采用的分類標(biāo)準及其運用的先后次序。分類方法一般有以下幾種。

　　圖1

　　1.年度分類法

　　年度分類法是檔案分類時經(jīng)常采用的分類方法。按照文件的形成年度進行分類。主要是業(yè)務(wù)管理類檔案，如建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證、竣工備案等項目審批檔案。

　　2.來源分類法

　　來源分類法是按照文件的產(chǎn)生形成單位來分類。如按建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、管理部門等分類。

　　3.專業(yè)分類法

　　專業(yè)分類法是根據(jù)城建檔案內(nèi)容所反映的不同專業(yè)性質(zhì)來分類。如按非工程檔案分為城市勘測、城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、環(huán)境保護等大類，在屬類和小類的劃分中也可以根據(jù)檔案的實際情況按專業(yè)設(shè)類。如建筑檔案按工業(yè)建筑、民用建筑分類。按專業(yè)分類，能將同一專業(yè)性質(zhì)的檔案集中在一起，便于查找利用。

　　4.載體分類法

　　載體分類法是按照文件的載體介質(zhì)形式、記錄方式來分類。如按照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等非一般傳統(tǒng)載體，這種分類有利于按載體的不同性質(zhì)，便于科學(xué)保管。

　　5.工程（項目）分類法

　　工程（項目）分類法是按建設(shè)工程項目的每個單項工程來進行分類。如一個學(xué)校的教學(xué)樓、實驗樓、辦公樓、體育館、圖書館等。

　　6.程序分類法

　　程序分類法是按工程準備（又分立項、用地拆遷、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、開工審批）、施工建設(shè)、竣工驗收等工程建設(shè)程序分類。

　　7.問題分類法

　　問題分類法是按文件的主題內(nèi)容進行分類，如建設(shè)用地審批、拆遷許可、工程竣工備案、房屋權(quán)屬登記等。

　　8.權(quán)屬分類法

　　權(quán)屬分類法就是按照檔案所闡述對象的權(quán)屬進行分類。這種分類法一般適用于產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理、土地管理等檔案的分類。

　　上述分類方法在實際應(yīng)用時，應(yīng)根據(jù)具體情況并結(jié)合其他特征綜合運用。當(dāng)文件材料較多時，應(yīng)將年度、來源、專業(yè)、工程（項目）、程序等分類方法結(jié)合運用?？蓪⒛甓?、專業(yè)、工程相結(jié)合，形成“年度—專業(yè)—工程（項目）”分類法，也可將工程（項目）、程序、專業(yè)相結(jié)合，形成“工程（項目）—程序—專業(yè)”分類法。

　　業(yè)務(wù)管理檔案宜采用“年度—專業(yè)—工程（項目）”分類法，或“年度—工程（項目）”、“年度—問題”分類法。建設(shè)工程檔案宜采用“工程（項目）—程序—專業(yè)”分類法。

　　四、城建文件的立卷

　　立卷，就是按照整理工作的原則和方法，將文件材料分門別類、排列有序、編制卷內(nèi)文件目錄，整理成案卷，也稱組卷。

　?。ㄒ唬┝⒕響?yīng)遵循下列原則

　?。?）遵循城建文件材料的形成規(guī)律，最大限度地保持卷內(nèi)文件材料的完整、準確和系統(tǒng)。

　?。?）遵循案卷內(nèi)文件材料保存價值及密級大體相同的原則。

　?。?）案卷不宜過厚，文字材料卷厚度不宜超過20mm，圖紙卷厚度不宜超過50mm。

　?。?）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件應(yīng)分別組卷。

　?。ǘ┝⒕響?yīng)按下列程序進行

　?。?）根據(jù)立卷原則，確定歸入案卷的文件材料。

　?。?）排列卷內(nèi)文件材料。

　?。?）卷內(nèi)文件編目。

　?。?）案卷編目。

　?。ㄈ┚韮?nèi)文件材料的排列可采用下列方法

　?。?）按重要程度排列。

　?。?）按時間先后順序排列。

　?。?）按文件材料之間的邏輯關(guān)系排列。

　　（4）按文件材料的客觀形成過程排列。

　?。?）按文件材料所反映的對象在工程程序上的銜接關(guān)系排列。

　?。ㄋ模┚韮?nèi)圖紙的排列可采用下列方法

　?。?）按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

　　（2）按總體和局部的關(guān)系排列，反映總體、全局、系統(tǒng)的圖紙在前，反映局部、單項的在后。

　?。?）按比例尺排列。

　?。ㄎ澹┚韮?nèi)材料排列順序

　　一個保管單位內(nèi)，文字圖紙混合組成的，文字材料應(yīng)排列在前，圖紙應(yīng)排列在后。

　　（六）案卷編目

　　案卷的編目包括卷內(nèi)文件頁號、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面的編制等內(nèi)容。具體編目方法應(yīng)按現(xiàn)行國家標(biāo)準《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）的要求進行。