上海陸家嘴銀城中路，金融機(jī)構(gòu)鱗次櫛比，凸顯出上海金融中心的地位。國(guó)泰君安證券股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)國(guó)泰君安）總部就坐落在此。作為目前國(guó)內(nèi)規(guī)模最大、經(jīng)營(yíng)范圍最寬、機(jī)構(gòu)分布最廣的證券公司之一，國(guó)泰君安及其子公司在全國(guó)各地的營(yíng)業(yè)部有近300家，處于業(yè)內(nèi)領(lǐng)先地位。國(guó)泰君安在證券領(lǐng)域的業(yè)績(jī)有目共睹，但鮮為人知的是，國(guó)泰君安以客戶(hù)檔案大集中管理為代表的檔案管理模式，也創(chuàng)下了諸多業(yè)內(nèi)第一。

　　誕生：迎難而上的選擇

　　大集中，顧名思義是指總部對(duì)其所轄全國(guó)各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)客戶(hù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。所有客戶(hù)檔案的數(shù)字化加工、審核、保管、維護(hù)及利用都集中到總部來(lái)完成，各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)只需完成初期收集和移交工作，通過(guò)集約化管理，即可規(guī)范高效地實(shí)現(xiàn)客戶(hù)檔案的安全保管和高效利用。

　　這樣的描述和定義看起來(lái)簡(jiǎn)單，然而對(duì)于國(guó)泰君安這樣一家分支機(jī)構(gòu)眾多、分布范圍廣、客戶(hù)檔案數(shù)量大的公司來(lái)說(shuō)，大集中之路不可能一蹴而就，有很多困難等著他們?nèi)タ朔?。首先，如此大批量、網(wǎng)點(diǎn)分布較廣的客戶(hù)檔案大集中管理在證券行業(yè)乃至金融行業(yè)尚沒(méi)有可借鑒的成功先例，僅實(shí)體檔案的安全運(yùn)輸就是一個(gè)難題。

　　其次，如何使這種模式可持續(xù)發(fā)展？第三，全國(guó)客戶(hù)檔案大集中管理，涉及大量實(shí)體檔案數(shù)字化及實(shí)體檔案保管利用等問(wèn)題，怎樣細(xì)化每一步操作，使方案切實(shí)可行？

　　面對(duì)這些困難，國(guó)泰君安一方面關(guān)注檔案工作政策動(dòng)向，深入研究檔案管理發(fā)展趨勢(shì)；另一方面，通過(guò)對(duì)金融行業(yè)的反復(fù)調(diào)研、考察，探索可參考的管理模式和經(jīng)驗(yàn)。最終，在國(guó)泰君安管理層的支持和檔案人的努力下，一一解決了難題。

　　在檔案的運(yùn)輸和移交方面，采取由總部與專(zhuān)業(yè)物流公司簽訂總協(xié)議，全國(guó)各分支機(jī)構(gòu)統(tǒng)一物流運(yùn)輸?shù)姆椒?，運(yùn)輸方式以空運(yùn)為主，部分結(jié)合公路運(yùn)輸，所有檔案資料均進(jìn)行高額保值處理，確保檔案運(yùn)輸安全。同時(shí)，由總部統(tǒng)一發(fā)布接收檔案計(jì)劃表，各分支機(jī)構(gòu)按相關(guān)規(guī)定提前準(zhǔn)備，并嚴(yán)格按照接收計(jì)劃移交總部檔案管理中心。

　　在檔案保管方面，一次性投入預(yù)算資金2000萬(wàn)元（實(shí)際發(fā)生費(fèi)用1456萬(wàn)元）籌建檔案管理中心，保障了檔案管理中心的高標(biāo)準(zhǔn)、高配置，顯示了國(guó)泰君安領(lǐng)導(dǎo)層的決心和氣魄。在檔案管理的長(zhǎng)效運(yùn)營(yíng)方面，采取專(zhuān)職檔案人員與勞務(wù)外包相結(jié)合的方式，大大節(jié)省了運(yùn)營(yíng)成本。同時(shí)，制定、完善一系列相應(yīng)規(guī)章制度及檔案收集整理利用流程，確立客戶(hù)檔案規(guī)范管理的長(zhǎng)效機(jī)制。

　　2008年，國(guó)泰君安以總使用面積3600平方米、可存放500萬(wàn)卷客戶(hù)檔案的庫(kù)房為基礎(chǔ)，在中國(guó)證券行業(yè)內(nèi)率先建立了大集中檔案管理模式的檔案管理中心，對(duì)其下屬各分支機(jī)構(gòu)的客戶(hù)檔案進(jìn)行集中管理和規(guī)范，成為中國(guó)證券行業(yè)內(nèi)首家檔案（電子影像和實(shí)體檔案）集中化管理的大型證券公司。

　　創(chuàng)新：從硬件到軟件

　　國(guó)泰君安檔案管理中心根據(jù)職能配置了檔案庫(kù)房、檔案查閱室、電子化掃描室、檔案整理室等；庫(kù)房全部采用集架，配備了保溫防盜防火門(mén)、專(zhuān)用燈具、除濕機(jī)等；中心機(jī)房配備了可存放20TB（太字節(jié)）以上容量的服務(wù)器、實(shí)時(shí)備份磁帶庫(kù)等設(shè)施，還配有獨(dú)立專(zhuān)用空調(diào)系統(tǒng)、氣體消防滅火裝置，保證機(jī)房設(shè)施和檔案的安全。

　　國(guó)泰君安自主研發(fā)了檔案全文電子化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)將公司客戶(hù)檔案以實(shí)物原件為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行電子化集中掃描，根據(jù)按戶(hù)立卷要求，實(shí)現(xiàn)同客戶(hù)代碼自動(dòng)電子并卷，并提供客戶(hù)檔案信息與柜面系統(tǒng)客戶(hù)信息比對(duì)功能、要件檢查、合規(guī)檢查等審核功能，使公司合規(guī)、法律、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管、稽核、營(yíng)運(yùn)等部門(mén)可以方便地對(duì)電子化入庫(kù)客戶(hù)檔案進(jìn)行合規(guī)及要件檢查、信息比對(duì)等。

　　科學(xué)合理的檔案管理組織架構(gòu)是大集中檔案管理模式能順利實(shí)施和運(yùn)行的保證。國(guó)泰君安根據(jù)大集中檔案管理模式的特點(diǎn)，并結(jié)合公司的發(fā)展需求，建立了科學(xué)高效的組織體系。國(guó)泰君安在總裁辦公室下設(shè)置檔案管理中心，檔案管理中心對(duì)國(guó)泰君安總部檔案及全公司各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的客戶(hù)檔案等實(shí)施集中管理，作為國(guó)泰君安內(nèi)部業(yè)務(wù)規(guī)范和風(fēng)險(xiǎn)控制、合規(guī)管理的重要環(huán)節(jié)，對(duì)檔案的安全性、完整性和一致性負(fù)責(zé)。

　　大集中檔案管理模式的關(guān)鍵就是統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程。國(guó)泰君安對(duì)客戶(hù)檔案推行按戶(hù)立卷的整理方式，制定完善了相應(yīng)的規(guī)章制度。同時(shí)，從企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益角度出發(fā)，采取了關(guān)鍵環(huán)節(jié)（公司自管）、操作性環(huán)節(jié)（第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助）相結(jié)合的創(chuàng)新管理方式，在工作流程中的操作性環(huán)節(jié)，充分借助第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)力量，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的安全保管及檔案全文影像在全系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化共享利用，很好地解決了大數(shù)據(jù)時(shí)代海量客戶(hù)檔案的集中統(tǒng)一保管與快速利用的難題。

　　改變：由外到內(nèi)

　　大集中檔案管理模式在國(guó)泰君安籌備上市中大顯身手。老李在國(guó)泰君安工作多年，參與了3次上市籌備工作。提起前兩次，她說(shuō)，當(dāng)時(shí)查檔都是一頁(yè)頁(yè)、一本本查找復(fù)印，既浪費(fèi)資源又耗時(shí)耗力。

　　但這一次，她感到有很大的不同。檔案管理中心應(yīng)對(duì)自如，甚至在一天要查數(shù)百件檔案的情況下，也能在當(dāng)天提供影像掃描件，查檔效率相當(dāng)高?；藢徲?jì)部門(mén)也是大集中檔案管理模式的受益者。

　　以前，查看客戶(hù)檔案必須到營(yíng)業(yè)部現(xiàn)場(chǎng)才能調(diào)閱，如今，審計(jì)工作人員只要幾秒鐘就能調(diào)閱出所需檔案。比起各分支機(jī)構(gòu)分散建立小而全的檔案管理部門(mén)的方式，大集中檔案管理模式無(wú)論在人力、物力、財(cái)力上都能達(dá)到資源共享、節(jié)約成本的目的。

　　未來(lái)：大數(shù)據(jù)時(shí)代的智慧檔案館

　　創(chuàng)新，是企業(yè)發(fā)展的靈魂和動(dòng)力。不滿(mǎn)足于現(xiàn)有成績(jī)的國(guó)泰君安檔案人，將目光投向了更遠(yuǎn)的未來(lái)。經(jīng)過(guò)調(diào)研，2015年國(guó)泰君安企業(yè)數(shù)字（智慧）檔案館正式立項(xiàng)。該項(xiàng)目是國(guó)泰君安大集中檔案管理模式的升級(jí)和升華，它是建立在大集中檔案管理模式及存量紙質(zhì)檔案100%完成數(shù)字化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)本系統(tǒng)電子文檔進(jìn)行全面大集中化管理的探索。

　　國(guó)泰君安的企業(yè)數(shù)字（智慧）檔案館建設(shè)項(xiàng)目按照國(guó)家檔案局有關(guān)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的規(guī)定和上海市智慧城市建設(shè)的總體要求，結(jié)合實(shí)際情況，以存量數(shù)字化、增量電子化、安全第一、保障有力的原則進(jìn)行建設(shè)和落實(shí)。

　　它并非簡(jiǎn)單地對(duì)原有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，而是從采集自動(dòng)化、存儲(chǔ)安全化和服務(wù)人性化等方面入手，全面構(gòu)建統(tǒng)一的智慧運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，將有力推動(dòng)檔案管理中心向現(xiàn)代化數(shù)字檔案信息中心轉(zhuǎn)型，為國(guó)泰君安檔案信息資源的科學(xué)存儲(chǔ)和高效利用開(kāi)辟新道路。數(shù)字（智慧）檔案館建成后，還能進(jìn)一步節(jié)約企業(yè)成本，使紙質(zhì)檔案減少50%，每年節(jié)約檔案管理費(fèi)用約60萬(wàn)元。

　　國(guó)泰君安檔案人始終清醒地認(rèn)識(shí)到，已經(jīng)到來(lái)的大數(shù)據(jù)時(shí)代，是考驗(yàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理能力的時(shí)代，落后的檔案管理方式只會(huì)掣肘企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展。在信息技術(shù)日新月異，企業(yè)發(fā)展步伐不斷加快的背景下，只有永不止步的創(chuàng)新，才能更好地滿(mǎn)足公司在大數(shù)據(jù)時(shí)代中的檔案利用需求，為公司的發(fā)展保駕護(hù)航。