項目檔案怎么整理，是指在項目建設(shè)過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等原始記錄的總稱。它全面真實的反映了整個項目建設(shè)的過程和現(xiàn)狀，是見證工程內(nèi)在質(zhì)量的依據(jù)和憑證，對工程的生產(chǎn)、運行、整理和維護(hù)具有重要作用。但在實際工作中，卻存在領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、檔案整理制度網(wǎng)絡(luò)體系不健全、未將項目檔案整理的相關(guān)內(nèi)容納入合同整理、文件材料收集不齊全完整、相關(guān)部門對項目檔案的監(jiān)督措施不力等問題，現(xiàn)就如何抓好項目檔案整理工作淺析如下。

　　項目檔案怎么整理

　　項目檔案，是國家檔案資源的重要組成部分，是國家寶貴的歷史財富，項目主管、建設(shè)、施工、監(jiān)理單位要充分認(rèn)識項目工程檔案的重要性，加強(qiáng)對項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督指導(dǎo)，將其納入項目工程質(zhì)量責(zé)任制進(jìn)行目標(biāo)整理。在項目建設(shè)過程中，要把項目檔案工作與項目工程工作同部署、同檢查、同考核，杜絕重工程建設(shè)，輕檔案的現(xiàn)象發(fā)生，要在項目工程核準(zhǔn)初期就建立檔案整理機(jī)構(gòu)，配備檔案人員，在項目工程主管單位的協(xié)調(diào)下，指導(dǎo)設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位，構(gòu)建項目工程檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

　　加大監(jiān)管和執(zhí)法檢查力度

　　一是檔案行政整理部門要加大與發(fā)改、重辦和項目主管部門的聯(lián)系，根據(jù)項目建設(shè)情況提前適時介入，及時掌握省、市重大建設(shè)項目的進(jìn)展情況，并制定相應(yīng)的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的措施和辦法，將每個重大建設(shè)項目納入視野，隨時監(jiān)控。二是檔案行政整理部門要將項目檔案整理工作納入執(zhí)法檢查范圍，針對項目檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，開展專項執(zhí)法檢查，著重檢查項目文件材料的收集齊全完整程度、安全保管保護(hù)條件、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案整理是否規(guī)范，對整理不規(guī)范、存在重大安全隱患的業(yè)主單位責(zé)令其限期整改，對嚴(yán)重違反檔案法律、法規(guī)的單位、個人予以堅決查處，絕不姑息。

　　建立健全整理制度

　　健全的整理制度是各項工作取得成功的關(guān)鍵，以制度管人，以制度促發(fā)展，使項目檔案整理工作做到有章可循、有法可依。一是要根據(jù)項目檔案的特點，建立項目檔案的收集、整理、移交、保管、利用等制度，項目建設(shè)單位（法人）、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)把項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入項目檔案工作整理體制和工作程序，并制定相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。二是要完善網(wǎng)絡(luò)體系，首先建設(shè)單位自身要完善檔案整理網(wǎng)絡(luò)體系，其次要指導(dǎo)各參建單位之間建立和完善相關(guān)的檔案整理網(wǎng)絡(luò)，確保項目檔案收集的及時和完整。

　　強(qiáng)調(diào)項目檔案整理的相關(guān)內(nèi)容納入合同整理

　　項目建設(shè)單位（法人）及項目整理單位應(yīng)當(dāng)對設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位項目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。在簽訂設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確各有關(guān)責(zé)任。并對歸檔范圍、項目檔案套數(shù)、移交時間、質(zhì)量等提出具體要求。按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）的規(guī)定，完成各自職責(zé)范圍或合同、協(xié)議規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件的整理、歸檔工作。

　　項目設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位在建設(shè)項目完成后應(yīng)將經(jīng)整理、編目的項目文件按合同、協(xié)議規(guī)定的要求，向項目建設(shè)單位（法人）檔案整理機(jī)構(gòu)移交。項目監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)對項目竣工文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，經(jīng)項目建設(shè)單位（法人）確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄一并移交項目建設(shè)單位（法人）檔案整理機(jī)構(gòu)。

　　在簽訂工程項目合同時，對工程竣工文件的質(zhì)量，資料的積累、形成、竣工圖的編制和驗收交接，進(jìn)行明確規(guī)定，實行工程檔案保證金制度?？⒐n案保證金一般按工程總投資3%-5%從參建單位工程款中扣繳預(yù)留，待竣工文件收集齊全，編制完畢并經(jīng)業(yè)主單位檔案部門驗收合格后方予返還。還可將檔案的移交納入工程結(jié)算中，工程完畢完工后，沒有檔案部門的檔案移交簽證手續(xù)，不予結(jié)算。從而促使檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率的提高。

　　注重文件材料的收集

　　為確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，檔案的收集是基礎(chǔ)，收集的文件材料一定要簽字手續(xù)完備、字跡清楚、圖面整潔，載體及書寫材料適宜永久、長期保存?？⒐D編制應(yīng)符合國家、行業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

　　一是要注意收集項目所涉及的電子、聲像、照片等特殊載體檔案；二是要與相關(guān)的紙質(zhì)文件一同歸檔；三是整理時要標(biāo)注相應(yīng)的參見號或互見號。項目業(yè)主單位（法人）要根據(jù)項目進(jìn)展情況，及時指導(dǎo)設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位及時提交項目檔案，并且要有完備的交接手續(xù)，交接清單一式二份。

　　調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，前期文件的收集比較齊全，要著重對施工、監(jiān)理、財務(wù)器材、竣工材料的收集。施工文件要注重施工方案及報批文件、施工定位、基礎(chǔ)處理、焊接探傷、隱蔽工程（照片、驗收記錄）、交工記錄的收集。

　　監(jiān)理文件要注重監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細(xì)則及批復(fù)、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制、監(jiān)理單位對項目文件質(zhì)量審查記錄的收集。設(shè)備工藝要注重安裝調(diào)試、性能檢測、技術(shù)鑒定文件的收集。財務(wù)器材要注重固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊等的收集。

　　加強(qiáng)部門聯(lián)動

　　項目檔案能否順利推進(jìn)的一個關(guān)鍵，就是相關(guān)部門要形成聯(lián)動機(jī)制，齊抓共管，共同推動項目檔案的健康發(fā)展。一是檔案行政主管部門要積極主動加強(qiáng)與發(fā)改、財政、項目主管部門、重大建設(shè)項目推進(jìn)辦等單位的聯(lián)系與溝通，主動作為合力全方位推進(jìn)。

　　二是項目主管部門、發(fā)改、財政等部門在參與項目竣工驗收時，要切實履行職責(zé)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)的同時，一定不能忽視項目檔案這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，看項目檔案是否進(jìn)行專項驗收，因為項目檔案驗收是項目竣工驗收的前提和基礎(chǔ)，項目檔案未驗收的項目不能進(jìn)行項目驗收（項目竣工驗收前3個月完成項目檔案的驗收）。