《機關檔案管理規(guī)定》要求，“機關的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)”。蘭臺檔案整理服務公司簡介明確了機關檔案管理的基本原則、基本要求和基本目標。

　　蘭臺檔案整理服務公司簡介

　　一、基本原則

　　機關檔案管理的基本原則是集中、統(tǒng)一管理。這項原則源自《機關檔案工作條例》的集中統(tǒng)一原則，但在表述上更加清晰明確，即：一要集中管理，二要統(tǒng)一管理。

　　所謂集中管理，是指對屬于國家規(guī)定的應當歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定向本單位檔案機構進行移交，進行集中保存和管理，以達到集約管理、節(jié)省成本的目的。在實踐中，確實存在檔案實體在一定時期內(nèi)分散管理的現(xiàn)象，比如會計檔案、科技檔案等需要按照國家規(guī)定、工作進度及利用需求等，在相應部門留存一定時間，但這與集中管理原則并不矛盾。所以，集中管理不是無規(guī)則、機械的集中，而是在滿足國家規(guī)定及工作實際需要的前提下進行的集中。從實現(xiàn)檔案管理的目的來說，強調(diào)集中管理，除了物理集中外，還應強調(diào)管理責任的轉移和管理權的集中，更應關注信息的集中。

　　所謂統(tǒng)一管理，是指機關檔案管理應當統(tǒng)一歸口，由機關檔案部門制定統(tǒng)一的檔案管理原則、方法和要求，對各個門類檔案的收集對象、整理方法、保管保護、歸屬流向等重要內(nèi)容進行約束規(guī)范，避免各行其是。

　　二、基本要求

　　機關檔案管理的基本要求是維護檔案的真實、完整、可用和安全，即通常所稱的“四性”。將“四性”確定為機關檔案管理的基本要求，一是由于機關檔案中電子檔案的比重越來越大，因而在檔案管理要求上需要認真考慮電子檔案管理需求；二是“四性”與完整、準確、系統(tǒng)、安全等傳統(tǒng)檔案管理要求在本質上是一致的，而且“四性”對于傳統(tǒng)載體檔案管理來說同樣具有啟發(fā)和借鑒意義。

　　1.真實

　　“真實”強調(diào)檔案的形成應當遵循相關的管理辦法和流程，并且全過程都在受控的環(huán)境中進行，檔案內(nèi)容、版面結構和形成背景未被篡改。比如，無論紙質公文、電子公文都需要按照公文辦理規(guī)定的程序、要求完成并歸檔。

　　2.完整

　　“完整”強調(diào)檔案應當齊全完整，檔案門類、卷（件）構成、文件構成要素等各個層面都要保證齊全。比如，件內(nèi)文件正本、發(fā)文稿紙、定稿等要齊全，正本的正文、附件都要齊全等。

　　3.可用

　　“可用”強調(diào)的是文件能夠被定位查找、檢索、呈現(xiàn)或理解。所以，要按照規(guī)范進行組件或立卷，保持文件之間聯(lián)系，進行必要的著錄，編制檢索工具，并采用適當?shù)奈臋n格式等。

　　4.安全

　　“安全”強調(diào)要為檔案提供安全可信賴的環(huán)境，保證檔案實體安全和信息安全。

　　三、基本目標

　　機關檔案管理的基本目標是便于檢索、利用和開發(fā)。這一目標提出了兩個要求。

　　1.機關檔案管理要便于檢索，要以方便檢索為導向。檔案檢索是對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作，是開展檔案利用服務的必要條件，是開發(fā)信息資源的重要手段。要在檔案管理中貫徹“簡化整理、深化檢索”理念，積極開展機關檔案信息化建設，為檢索提供便利。

　　2.機關檔案管理要便于利用和開發(fā)。檔案的利用和開發(fā)是檔案管理工作永恒的主題，是實現(xiàn)檔案自身價值的根本途徑，也是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要。只有通過利用和開發(fā)，把原始的、分散的、蕪雜的檔案材料通過分析、整理、歸納、加工，從中提煉出真正對工作有用的內(nèi)容，才能真正發(fā)揮檔案的憑證、參考、研究等方面的作用，才能真正把“靜態(tài)檔案”變成“動態(tài)信息”，機關檔案管理的意義才能充分體現(xiàn)出來。