為進(jìn)一步加強(qiáng)公司（以下簡稱公司）會(huì)計(jì)檔案管理制度，明確會(huì)計(jì)檔案管理的原則及基本要求，保證會(huì)計(jì)檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》、財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　范圍

　　1、本辦法適用于公司。

　　2、銷售分公司的會(huì)計(jì)檔案管理由財(cái)務(wù)云中心根據(jù)本辦法的原則性要求制定具體的實(shí)施細(xì)則。

　　3.規(guī)范性引用文件

　　《公司檔案管理辦法》(ZD/JU41-2013)、《檔案借閱管理辦法》

　　4、定義

　　4.1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

　　4.2.會(huì)計(jì)檔案單位（以下簡稱“各單位”）：擁有會(huì)計(jì)檔案所有權(quán)的單位。包括：單據(jù)受理前移單位和云中心、置業(yè)、廣東等股份公司主體下的業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)核算部門。

　　4.3.會(huì)計(jì)檔案管理：是指為保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、暫存、查閱、借閱、移交等做出的流程、審批、要求等的規(guī)范。

　　4.4.歸檔：是指會(huì)計(jì)檔案經(jīng)辦人員將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案交本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門，完成實(shí)物交接和歸檔確認(rèn)的過程。

　　4.5.電子歸檔：指將ERP及其他信息化系統(tǒng)中的電子會(huì)計(jì)檔案資料從現(xiàn)時(shí)服務(wù)器轉(zhuǎn)儲(chǔ)到備份介質(zhì)的過程。

　　4.6.暫存：是指會(huì)計(jì)檔案歸檔后，移交公司檔案管理部門之前，在各單位會(huì)計(jì)檔案管理部門暫時(shí)存放與保管。

　　4.7.移交：指暫存期滿后，各單位檔案管理員將會(huì)計(jì)檔案交公司檔案管理部門的過程。

　　5、職責(zé)分工

　　5.1.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)制定公司會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度，并對(duì)公司各單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、督促和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　5.2.會(huì)計(jì)檔案單位：負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和管理；根據(jù)公司會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，制定本單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)施細(xì)則；負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、接收歸檔、暫存期間的保管、查閱和暫存期滿的移交等日常會(huì)計(jì)檔案管理工作。會(huì)計(jì)檔案移交后由接收單位為新的會(huì)計(jì)檔案單位，一直到移交給公司檔案管理部門。

　　5.3.流程數(shù)據(jù)創(chuàng)新部：負(fù)責(zé)公司ERP及其他信息化系統(tǒng)中電子檔案的電子歸檔，以及組織公司電子會(huì)計(jì)檔案鑒定、銷毀工作。

　　5.4.公司檔案管理部門：負(fù)責(zé)接收和集中統(tǒng)一管理公司各單位移交的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，以及組織公司紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作。

　　6.會(huì)計(jì)檔案的分類

　　6.1.會(huì)計(jì)檔案按資料的類別分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他類，具體內(nèi)容包括：

　　（1）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

　　（2）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

　?。?）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明；其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

　?。?）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、增值稅發(fā)票進(jìn)項(xiàng)抵扣聯(lián)、核銷單、納稅申報(bào)表等其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

　　6.2.會(huì)計(jì)檔案按存放的載體不同分為紙質(zhì)類、電子文檔類。其中根據(jù)形成過程不同電子會(huì)計(jì)檔案分為公司內(nèi)部形成和接收外單位形成。

　　6.2.1.公司內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍內(nèi)的電子會(huì)計(jì)資料，滿足下列條件可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

　?。?）形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

　?。?）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

　　（3）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;

　?。?）采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;

　?。?）建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

　?。?）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

　　6.2.2.公司從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。

　　7、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

　　7.1.會(huì)計(jì)檔案編目及檢索工具：

　　7.1.1.各單位應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案類別編制目錄；根據(jù)檔案的具體內(nèi)容結(jié)合實(shí)際需要編制分類目錄。

　　7.1.2.各單位應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案類別分別編制檢索工具，以方便檔案資料的檢索與提供利用。檢索工具原則上按以下規(guī)則編寫：

　　7.1.2.1.憑證類檔案應(yīng)按年度、類別、憑證號(hào)進(jìn)行索引，各單位根據(jù)實(shí)際情況可按記賬人優(yōu)先索引，也可引入其他關(guān)鍵字（如銷售發(fā)票類加發(fā)票號(hào)）進(jìn)行索引。

　　7.1.2.2.非憑證類檔案按年度、類別進(jìn)行索引。

　　7.2.會(huì)計(jì)檔案裝訂整理要求：

　　7.2.1.檔案材料：歸檔文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫的字跡。

　　7.2.2.經(jīng)辦人員在將會(huì)計(jì)檔案整理立卷、裝訂成冊(cè)時(shí)，應(yīng)按照7.1.2檢索工具要求進(jìn)行分類整理并裝訂，保證會(huì)計(jì)檔案干凈整潔，完整無缺，所附附件粘貼或裝訂牢固。

　　7.2.3.憑證類會(huì)計(jì)檔案原則上分類別、依序號(hào)、按記賬月份裝訂成冊(cè)。案卷用漆皮紙作封面，并用麻線或裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，資料中不得夾有任何金屬物，如大頭針、別針、訂書針等。案卷側(cè)面應(yīng)完整填列總編冊(cè)序號(hào)、憑證所屬帳套、經(jīng)辦人姓名、憑證期間、本月編冊(cè)序列號(hào)、憑證號(hào)起止段等相關(guān)信息；案卷封面應(yīng)由經(jīng)辦人簽名、主管簽名、處長簽名或蓋章。憑證附件原則上應(yīng)粘貼在相應(yīng)憑證后，并粘貼牢固、折疊整齊，較厚的附件應(yīng)分頁折疊整齊，折疊后的寬度應(yīng)與憑證寬度一致，附件主要內(nèi)容應(yīng)位于裝訂線以外，便于查閱、復(fù)印。若憑證附件確需單獨(dú)裝訂，應(yīng)按非憑證類檔案管理要求裝訂，并在原會(huì)計(jì)憑證及憑證附件間建立查詢鉤稽關(guān)系（如在原會(huì)計(jì)憑證中注明附件歸檔編號(hào)，并同時(shí)在非會(huì)計(jì)憑證中注明原會(huì)計(jì)憑證編號(hào)），保證檔案管理的完整、有序和方便查閱。憑證裝訂的厚度為27mm至33mm；憑證裝訂線或裝訂孔截入的寬度為20至25mm。歸檔的憑證分冊(cè)封頁應(yīng)附有憑證清單，包括記賬人、憑證日期、憑證號(hào)碼等內(nèi)容。

　　7.2.4.非憑證類會(huì)計(jì)檔案封頁應(yīng)附目錄清單，列示檔案內(nèi)容的名稱、關(guān)鍵內(nèi)容等要素。其余事項(xiàng)參照憑證類檔案的裝訂要求執(zhí)行。

　　7.3.會(huì)計(jì)檔案歸檔要求

　　7.3.1.各單位應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況指定專人（專職或兼職）擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案接收歸檔、暫存期間的保管和查閱等工作。出納人員不得兼會(huì)計(jì)檔案管理員。

　　7.3.2.憑證類會(huì)計(jì)檔案的歸檔原則上應(yīng)在記賬月份之后的1個(gè)月內(nèi)完成；非憑證類會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間原則按《非憑證類會(huì)計(jì)檔案歸檔要求》進(jìn)行歸檔，未列示的檔案內(nèi)容，參照同類檔案執(zhí)行。駐外分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間可在上述基礎(chǔ)上適當(dāng)延長，但最長不得超過1年。為保證檔案的規(guī)范性和連續(xù)性，各類檔案的裝訂頻率一經(jīng)確定通常情況不得更改。

　　7.3.3.財(cái)務(wù)云中心內(nèi)部管理使用的資料不作為會(huì)計(jì)檔案管理，如內(nèi)部業(yè)務(wù)受理單、銀行回單簽收記錄、特快專遞簽收單等資料，只作為財(cái)務(wù)內(nèi)部資料歸檔暫存，歸檔要求為每年結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)，暫存期為3年，暫存期滿由財(cái)務(wù)云中心檔案室編制檔案銷毀清冊(cè)，并報(bào)財(cái)務(wù)部部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后自行銷毀。

　　7.3.4.財(cái)務(wù)部審計(jì)、稅務(wù)、保險(xiǎn)，資管中心籌融資、信保、資金交易等業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的各類合同原件一律作為非憑證類會(huì)計(jì)資料歸檔。

　　7.3.5.ERP及其他信息系統(tǒng)中的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按年對(duì)已滿2年的電子檔案進(jìn)行歸檔。

　　7.3.6.會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)經(jīng)辦人應(yīng)附檔案歸檔清單。歸檔清單需注明經(jīng)辦人員、檔案管理員、歸檔時(shí)間、歸檔文件的內(nèi)容等。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔清單所列內(nèi)容逐項(xiàng)清點(diǎn)。歸檔清單一式二聯(lián)，經(jīng)辦人與檔案管理人員簽字確認(rèn)后各執(zhí)一聯(lián)。

　　7.3.7.檔案管理人員應(yīng)對(duì)接收的檔案完整性進(jìn)行抽查并做好抽查記錄，抽查完畢后進(jìn)行歸檔確認(rèn)。抽查內(nèi)容包括憑證清單與實(shí)物憑證是否一致，憑證裝訂是否符合檔案管理要求，但不包括會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性及附件的完整性。凡抽查過程中發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理員有權(quán)拒收，直至滿足歸檔要求。

　　7.3.8.會(huì)計(jì)檔案歸檔介質(zhì)可以根據(jù)需要選擇紙質(zhì)、電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等形式。原則上會(huì)計(jì)憑證類會(huì)計(jì)檔案應(yīng)以紙質(zhì)的形式歸檔；滿足6.2.1、6.2.2條件的可僅采用電子歸檔，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

　　8.會(huì)計(jì)檔案的暫存保管

　　8.1.為方便會(huì)計(jì)檔案的使用，各單位的會(huì)計(jì)檔案在單位檔案管理部門歸檔后，可由各單位檔案管理部門暫存一定期限。暫存保管期間，各單位應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，設(shè)置專用檔案庫房或檔案專柜暫存保管會(huì)計(jì)檔案。檔案庫房要具備溫濕度控制設(shè)施和良好的衛(wèi)生環(huán)境，要具備防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全防范措施，光盤等儲(chǔ)存介質(zhì)文件還應(yīng)防磁，確保會(huì)計(jì)檔案的安全完整。庫房檔案存放索引和柜架指引標(biāo)記清楚。

　　8.2.暫存期限原則上為1年，會(huì)計(jì)檔案資料較多的單位為便于查閱可適當(dāng)延長暫存期限，但最長不超過3年。會(huì)計(jì)檔案的暫存期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　8.3.檔案管理人員要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對(duì)工作，做到賬、卡、物相符，使各類檔案均處于嚴(yán)格受控狀態(tài)。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　8.4.暫存期滿后，各單位檔案管理員應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。

　　8.5.公司紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的暫存檔案庫分別設(shè)置在負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算的會(huì)計(jì)檔案單位，產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案的其他部門需及時(shí)移交至?xí)捍鏅n案庫，統(tǒng)一保管。

　　9、會(huì)計(jì)檔案暫存期間的使用

　　9.1.會(huì)計(jì)檔案暫存期間內(nèi)，公司內(nèi)、外人員查閱和復(fù)印會(huì)計(jì)檔案的審批權(quán)限：

　?。?）會(huì)計(jì)檔案單位人員查閱和復(fù)印（拍照，下同）會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)會(huì)計(jì)檔案單位處長或經(jīng)理級(jí)領(lǐng)導(dǎo)書面同意；

　?。?）集團(tuán)（含其下屬子公司）內(nèi)非會(huì)計(jì)檔案單位人員查閱和復(fù)印會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)查閱和復(fù)印人員所在單位負(fù)責(zé)人書面審核，并經(jīng)會(huì)計(jì)檔案單位主管檔案管理的處長或經(jīng)理級(jí)領(lǐng)導(dǎo)書面同意；

　　（3）集團(tuán)（含其下屬子公司）外人員因特殊需要需查閱和復(fù)印會(huì)計(jì)檔案的，需有正式介紹信，并經(jīng)會(huì)計(jì)檔案單位負(fù)責(zé)人（單位負(fù)責(zé)人包括所有部長級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，下同）書面同意。

　　9.2.查閱人員在查閱和復(fù)印前需按照上述“9.1”的審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)人員簽字同意，并辦理登記手續(xù)。檔案管理員負(fù)責(zé)查找并提供需查詢的會(huì)計(jì)檔案所在冊(cè)（本），查閱人員不得自行進(jìn)入檔案存放處翻查。會(huì)計(jì)檔案管理員應(yīng)監(jiān)督查閱和復(fù)印過程。

　　9.3.各單位保存的會(huì)計(jì)檔案歸檔后原則上一律不得借出。如根據(jù)實(shí)際情況，確實(shí)需要借出會(huì)計(jì)檔案的，需經(jīng)會(huì)計(jì)檔案單位負(fù)責(zé)人書面同意后，方可提供借閱，并辦理登記手續(xù)。嚴(yán)禁私自將借出的檔案資料轉(zhuǎn)借他人。

　　9.4.已歸檔會(huì)計(jì)檔案借出時(shí)，每次借出冊(cè)數(shù)不得超過10冊(cè)，借閱期限最長不超過15天，借閱人員必須按期歸還，確需繼續(xù)使用，應(yīng)到各單位檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借手續(xù)審批權(quán)限參見9.3執(zhí)行。超期未還且未辦理續(xù)借手續(xù)的，各單位檔案管理部門按照“16會(huì)計(jì)檔案管理考核”考核細(xì)則提出考核建議交財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部實(shí)施考核。各單位檔案管理人員負(fù)責(zé)未歸還檔案的后續(xù)催還。

　　9.5.借出會(huì)計(jì)檔案歸還時(shí)，檔案管理員應(yīng)對(duì)歸還的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行完整性檢查，并辦理注銷手續(xù)。

　　9.6.嚴(yán)禁查閱、復(fù)印和借閱會(huì)計(jì)檔案的人員在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換，不得損壞檔案原貌。

　　10.會(huì)計(jì)檔案暫存期滿的移交

　　10.1.暫存期滿后，各單位應(yīng)向公司檔案管理部門辦理交接手續(xù)，移交會(huì)計(jì)檔案。

　　10.2.移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由移交單位編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容；交接雙方按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交；交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。

　　10.3.電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

　　11、會(huì)計(jì)檔案的長期保管

　　11.1.公司檔案管理部門應(yīng)指定專人和設(shè)置會(huì)計(jì)檔案專柜對(duì)各單位送交的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類保管，保證查閱便捷。公司檔案管理部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案的接收和管理嚴(yán)格按照《公司檔案管理辦法》及相關(guān)實(shí)施細(xì)則的要求執(zhí)行。

　　11.2.公司檔案管理部門對(duì)各單位移交的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，公司檔案管理部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同檔案報(bào)送單位和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　11.3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從檔案發(fā)生的會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　11.4.本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》所列期限執(zhí)行。各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

　　11.5.會(huì)計(jì)檔案在保管過程中發(fā)生毀損或遺失情況的，會(huì)計(jì)檔案管理單位負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)指導(dǎo)相關(guān)人員采取各種補(bǔ)救措施，盡最大努力獲得重新建檔的相關(guān)資料（如從業(yè)務(wù)人員或外部單位等處獲得資料），以便會(huì)計(jì)檔案的重新形成。

　　12.會(huì)計(jì)檔案的鑒定

　　12.1.公司檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。

　　12.2.經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。

　　12.3.會(huì)計(jì)檔案鑒定工作由公司檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位財(cái)務(wù)部、暫存保管單位、審計(jì)部、紀(jì)檢監(jiān)察部等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

　　13、會(huì)計(jì)檔案的銷毀

　　13.1.會(huì)計(jì)檔案達(dá)到保管期的，經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法13.2、13.3條規(guī)定的情形外，應(yīng)按照以下程序銷毀：

　?。?）會(huì)計(jì)檔案暫存期間達(dá)到保管期的，由各單位檔案管理員提出銷毀意見并編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；會(huì)計(jì)檔案移交到公司檔案管理部門后達(dá)到保管期的由公司檔案管理部門同會(huì)計(jì)檔案單位提出銷毀意見并編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

　?。?）會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

　　（3）會(huì)計(jì)檔案單位負(fù)責(zé)人審核，并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署審核意見。

　?。?）主管財(cái)務(wù)的公司領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署審批意見。

　　（5）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由公司檔案管理部門和會(huì)計(jì)檔案單位共同派員監(jiān)銷，審計(jì)部門參與監(jiān)銷。

　?。?）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告主管財(cái)務(wù)的公司領(lǐng)導(dǎo)。

　　13.2.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由公司檔案管理部門、財(cái)務(wù)部、暫存保管會(huì)計(jì)檔案單位和流程數(shù)據(jù)創(chuàng)新部共同派員監(jiān)銷。

　　13.3.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

　　13.4.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案，需移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，即使保管期滿仍不得銷毀，應(yīng)按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13.5.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案管理和保管要求進(jìn)行歸檔和長期保管。

　　14.其他特殊規(guī)定

　　14.1.公司原有部門從公司分立后，其原有的會(huì)計(jì)檔案仍由公司統(tǒng)一保管，分立后的部門可查閱、復(fù)印和借閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；部門分立時(shí)未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　14.2.公司原部門部分業(yè)務(wù)移交其他單位后，所移交業(yè)務(wù)涉及的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由原部門保管，承接業(yè)務(wù)部門可查閱、復(fù)印和借閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　14.3.公司部門合并后原各部門解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各部門的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的部門統(tǒng)一保管；合并后原各部門仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各部門保管。

　　14.4.公司部門因撤銷或者其他原因而終止業(yè)務(wù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)移交公司檔案管理部門代管。原部門撤銷時(shí)未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　14.5.公司委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

　　14.6.關(guān)于保管期限的銜接規(guī)定

　　14.6.1.新《管理辦法》與原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　14.6.2.已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。

　　14.6.3.已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。

　　14.6.4.未到原《管理辦法》規(guī)定的最低保期限的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限。

　　14.7.關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案歸檔的銜接規(guī)定

　　14.7.1公司在新《管理辦法》施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)檔案管理，其有關(guān)工作符合《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（財(cái)會(huì)〔2013〕20號(hào)）的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管的會(huì)計(jì)資料符合新《管理辦法》6.2.1、6.2.2規(guī)定的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。2014年以前形成的會(huì)計(jì)資料一律按照原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定歸檔保管。

　　14.7.2.公司根據(jù)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》僅以電子形式保存會(huì)計(jì)檔案的，原則上應(yīng)從一個(gè)完整會(huì)計(jì)年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度會(huì)計(jì)檔案保管形式的一致性。

　　15、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理

　　為使會(huì)計(jì)檔案的管理更加規(guī)范和系統(tǒng)化，各單位應(yīng)借助公司的信息化管理平臺(tái)，逐步將檔案管理工作納入信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、以及檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，形成檔案信息資源的高度共享。

　　16.會(huì)計(jì)檔案管理情況檢查

　　財(cái)務(wù)部將定期或不定期對(duì)各單位會(huì)計(jì)檔案管理情況進(jìn)行檢查，結(jié)合“17會(huì)計(jì)檔案管理考核”給予責(zé)任單位和職工相關(guān)實(shí)際考核，并將檢查結(jié)果和考核情況予以通報(bào)。

　　17、會(huì)計(jì)檔案管理考核

　　為加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案的管理，保證會(huì)計(jì)檔案的妥善保管，提高員工會(huì)計(jì)檔案管理工作積極性，特制訂以下考核細(xì)則：

　　17.1.有下列行為之一的，給予單位和個(gè)人通報(bào)表揚(yáng)、經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。

　　17.1.1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績者。

　　17.1.2.對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績者。

　　17.2.有下列行為之一的，給予單位和個(gè)人通報(bào)批評(píng)；若未給公司造成損失的，視具體情況對(duì)責(zé)任人處XXX元以下罰款；若給公司造成損失的，對(duì)責(zé)任人處XXX元以上XXXX元以下罰款，并視情況責(zé)令責(zé)任人賠償損失，同時(shí)可考慮給予責(zé)任人降職、降薪、辭退等行政處罰；有違法所得的，沒收違法所得；觸犯法律構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。

　　17.2.1.不按規(guī)定歸檔或不按期歸還會(huì)計(jì)檔案的。

　　17.2.2.損毀、丟失、擅自銷毀公司會(huì)計(jì)檔案的。

　　17.2.3.擅自提供、抄錄、公布、轉(zhuǎn)借公司會(huì)計(jì)檔案材料，泄露公司商業(yè)秘密的。

　　17.2.4.涂改、偽造會(huì)計(jì)檔案的。

　　17.2.5.擅自出賣、轉(zhuǎn)讓會(huì)計(jì)檔案或檔案復(fù)制件，侵犯公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)的。

　　17.2.6.會(huì)計(jì)檔案工作人員玩忽職守，造成會(huì)計(jì)檔案受損害的。

　　17.2.7.其他造成公司會(huì)計(jì)檔案受損，給公司帶來損失的行為。