檔案局電子歸檔軟件為了有效解決電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的數(shù)據(jù)異構(gòu)問題所造成的電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難和長期保存難。課題組設(shè)計了電子檔案收集、管理和利用過程的四大工具。

　　檔案局電子歸檔軟件

　　1、通用數(shù)據(jù)采集工具一一解決電子文件接收難

　　通用數(shù)據(jù)采集工具可以根據(jù)需要對其他信息系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，以滿足電子文件收集積累的要求數(shù)據(jù)采集工具提供基于數(shù)據(jù)層和邏輯層二種數(shù)據(jù)采集方法，相輔相成，可以完成不同情況下的數(shù)據(jù)采集任務(wù)。

　　數(shù)據(jù)采集工具的架構(gòu)示意圖如下所示：

　　整個采集工具由四部分功能組成：

　　一是數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能：可實現(xiàn)各種格式電子文件和源系統(tǒng)各種數(shù)據(jù)包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及導(dǎo)入;

　　二是數(shù)據(jù)管道功能:可以連接各種常見數(shù)據(jù)庫(如Oracle、MS SQL Server等)，并可進(jìn)行源系統(tǒng)和目標(biāo)系統(tǒng)的字段匹配以及異構(gòu)數(shù)據(jù)導(dǎo)入;

　　三是程序調(diào)用接口功能:針對電子文件形成源系統(tǒng)提供的各種程序調(diào)用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等)，可實現(xiàn)封裝和調(diào)用，并從中獲取數(shù)據(jù);

　　四是數(shù)據(jù)交換引擎功能:規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)交互方式，使構(gòu)筑在數(shù)據(jù)交換引擎之上的信息系統(tǒng)可以遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

　　2、電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具——解決電子檔案管理難

　　電子文件的類型主要可分為文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件和視頻文件等五大類，各類文件又有不同的文件格式，如:文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多種格式和多種版本。各種文件格式和版本一般都需要特定的閱讀軟件，可以想象，各類文件多達(dá)幾百種的格式將對各單位電子檔案的管理工作造成諸多困擾，隨著格式的日益繁多，給電子文件的長期可讀和有效利用帶來嚴(yán)重威脅。

　　為了解決這一問題，通過集成電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具，盡可能地將各種檔案文件格式轉(zhuǎn)換為適合管理、能夠長期有效保存并且方便利用的格式，為電子文件的歸檔、電子檔案的管理和長期有效利用提供方便。

　　按照《版式電子文件長期保存格式需求》(DA/T47-2009)中的要求，電子檔案文件長期保存格式的選型必須滿足10項基本條件，經(jīng)過對各種常見格式的選型，最終選擇PDF、JPG、Tiff、MP3、和MP4等5種格式作為檔案文件格式轉(zhuǎn)換的目標(biāo)格式。五種類別的若干種文件格式，將通過格式轉(zhuǎn)換工具被轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的目標(biāo)文件格式，轉(zhuǎn)換對應(yīng)關(guān)系如下圖所示：

　　在實際安裝部署過程中，電子檔案格式轉(zhuǎn)換工具一般安裝在一臺獨立的文件格式轉(zhuǎn)換服務(wù)器中，以后臺服務(wù)的方式運行。轉(zhuǎn)換服務(wù)采用輪詢機(jī)制監(jiān)控指定目錄，并將指定目錄下的源文件(待轉(zhuǎn)換文件)轉(zhuǎn)換成目標(biāo)文件，轉(zhuǎn)換時根據(jù)要求同時完成文件合并、OCR識別等操作，如下圖所示：

　　3、離線備份工具——解決電子檔案長期保存難

　　目前，影響電子檔案長期保存的主要問題有自然災(zāi)害、人為原因、系統(tǒng)故障、保存載體壽命等，開展電子檔案的離線備份、復(fù)制多套副本、進(jìn)行異地保存將有效減少以上問題所帶來的電子檔案損失。

　　但是，一般的系統(tǒng)備份工具較為專業(yè)，操作上需要一定的信息技能;備份數(shù)據(jù)對計算機(jī)軟硬件環(huán)境的依賴性較高，難以適應(yīng)電子檔案的備份需求，為維護(hù)電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，課題組通過高線備份工具，利用物理組盤、文件加密、標(biāo)簽打印、脫機(jī)查詢及只讀光盤防數(shù)據(jù)刪改等功能，為檔案部門實施電子檔案離線備份、封裝和交換提供簡單易行的工具，使電子檔案的長期保存問題簡單化。

　　該工具的主要功能如下：

　　(1)物理組盤功能。將電子檔案按照一定的規(guī)律自動匯集，在文件服務(wù)器上生成一張指定載體(如光盤)大小容量的文件夾，該文件夾名稱與生成的載體編號相對應(yīng)，同時在文件夾下生成電子檔案文件目錄、載體標(biāo)簽，以便實現(xiàn)光盤刻錄和載體備份。

　　(2)備份制作功能。工具內(nèi)置FTP下載軟件和光盤刻錄軟件，首先可以快速地從文件服務(wù)器中下載物理組盤形成的文件目錄，同時可以方便的驅(qū)動客戶機(jī)上的存儲設(shè)備，如光驅(qū)等，完成備份制作功能。

　　(3)標(biāo)簽打印功能。當(dāng)客戶機(jī)上安裝了標(biāo)簽打印設(shè)備時，系統(tǒng)可以自動驅(qū)動設(shè)備完成存儲載體表面的標(biāo)簽制作。

　　(4)脫機(jī)瀏覽功能。工具內(nèi)置電子文件離線瀏覽功能，在備份制作的同時，將脫機(jī)瀏覽程序保存到載體中，這樣管理人員在瀏覽電子檔案時可以啟動脫機(jī)瀏覽程序?qū)崿F(xiàn)對存儲載體中電子案的查詢和瀏覽，不需要文件形成源系統(tǒng)的支持，大大方便了用戶操作。

　　電子檔案離線瀏覽工具符合國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)[2012]7號)的結(jié)構(gòu)要求，支持光盤瀏覽和預(yù)裝打開兩種瀏覽模式。其中，光盤瀏覽模式將有效實現(xiàn)內(nèi)置光盤脫機(jī)瀏覽，而預(yù)裝打開瀏覽模式需要采用手工選擇電子檔案包的方式瀏覽電子檔案。

　　4、電子檔案通用瀏覽器——解決電子檔案利用難

　　轉(zhuǎn)換后的五類電子檔案仍需要8種文件格式瀏覽器才能利用。為了降低電子檔案對特定格式瀏覽器的依賴，利用電子檔案通用瀏覽器實現(xiàn)支持多種文件格式瀏覽的功能，將有效緩解電子檔案利用難。電子檔案通用瀏覽器的實質(zhì)是針對每一種電子檔案文件格式開發(fā)相應(yīng)的瀏覽插件。當(dāng)用戶利用電子檔案通用瀏覽器訪問電子檔案文件時，瀏覽器自動調(diào)用對應(yīng)的文件瀏覽插件進(jìn)行瀏覽。