小時候，我們總會被問到長大后要做什么，只是走著走著，那么多人在長大的路上迷失了最初的夢想。不是現(xiàn)實太骨感，是因為缺少了切實可行的計劃和步驟！任何目標(biāo)，都需要一步步有序地分解落實，才能達到想要的結(jié)果，在檔案數(shù)字化加工過程中，想要完成紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化，提高檔案查詢效率，實現(xiàn)檔案信息共享，邢臺電子檔案加工離不開六大核心步驟：

　　邢臺電子檔案加工

　　1、檔案整理

　　檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進行分類整理，包括對檔案進行統(tǒng)一編號，核對檔案頁碼，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時的批次處理。

　　如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)進行相應(yīng)處理；如果文件存在破損，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)并做好標(biāo)注；對于文件破損嚴重不能修復(fù)掃描的應(yīng)做好區(qū)分標(biāo)注。

　　2、著錄標(biāo)引

　　將整理后的檔案，按照國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》結(jié)合用戶檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內(nèi)目錄的原始數(shù)據(jù)、主題標(biāo)引、分類標(biāo)引錄入到軟件數(shù)據(jù)庫里。要求人工錄入結(jié)合校對，校對以軟件校對和打印輸出、對比較對相結(jié)合。按照原件實體檔案條目，對錯誤檔案目錄數(shù)據(jù)修改和補充的數(shù)據(jù)，須填寫更改資料并放入案卷內(nèi)，卷內(nèi)目錄不全的需補充完整。

　　檔案著錄標(biāo)引，即檔案前處理工作，是建立手工和機讀檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)檔案檢索工作的中心環(huán)節(jié)。

　　涵妍檔案數(shù)字化加工采用“兩錄一?！?，就是由兩名員工，兩臺電腦分別錄入同一卷檔案，由第三人根據(jù)兩次錄入的結(jié)果進行質(zhì)檢，錄入后的目錄應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并最終形成案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，要求錄入目錄信息正確率達到95%以上。

　　3、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵步驟。原件的掃描與存儲格式應(yīng)完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描，對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。

　　檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

　　·原檔案每頁掃描形成的電子必須完整齊全。

　　·掃描形成的電子不能傾斜，必須平整。

　　·掃描形成的電子不能有黑邊，不能有噪點。

　　·原檔案頁不缺邊不殘邊，掃描形成的電子不能缺邊不能殘邊。

　　·掃描前錄入的檔案電子信息必須與原檔案信息一致，避免錄入錯字、別字。

　　·保持掃描儀玻璃面潔凈無粉塵，鍵盤要及時清理碎屑。

　　·掃描影像要保持字跡清晰、不失真、不留文字版面外的陰影、無干擾信息。

　　·掃描留下的墨跡寬度不得超過0.5厘米，并且指印和黑色不能覆蓋或影響正文內(nèi)容。

　　掃描方式

　　根據(jù)檔案的質(zhì)量、檔案幅面的大小、掃描量等選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀（參見文章《掃描儀檔案數(shù)字化工作跨不過的?！罚┻M行掃描，大幅面可采用大幅面掃描儀或者圖像拼接方式處理，同一頁面有兩個以上文件，需分別掃描。掃描影像的順序應(yīng)與紙質(zhì)檔案的檔號、目錄、文件順序排列一致。

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　　掃描模式

　　根據(jù)檔案實際情況，以彩色模式及黑白二值掃描為主，原件分明度很低的檔案，可視情況采用彩色模式，予以調(diào)整亮度、對比度。

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　　分辨率設(shè)置

　　無全文檢索需求的文檔分辨率設(shè)置為200dpi比較合適，需要OCR識別全文檢索的文檔，黑白二值掃描分辨率設(shè)置為400dpi最佳（此分辨率下識別成功率最高），如遇字間距過密或原件本身是復(fù)印件等字跡不清晰的情況，可適當(dāng)增加掃描的分辨率，要在保證圖像清晰的同時，不影響過遠程查詢和瀏覽的速度。

　　為了規(guī)范化流程及管理，涵妍檔案數(shù)字化加工對此作了明確規(guī)定：紙質(zhì)檔案掃描影像文件的精度為300dpi，照片黑白影像文件的精度為400dpi，照片彩色影像文件的精度為600dpi，底片影像文件的精度為4000dpi。

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　　存儲格式

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應(yīng)用的需求而定。紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時，可將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽。同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。

　　涵妍檔案數(shù)字化加工根據(jù)檔案性質(zhì)不同對于存儲格式作了如下規(guī)定：紙質(zhì)檔案掃描影像文件存儲格式為JPEG格式影像文件，75%壓縮比；該存儲格式為過濾格式，用于后期制作PDF格式文件。照片檔案及特殊檔案掃描存儲格式為JPEG圖像文件，不壓縮。

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　　文件大小

　　黑白二值掃描A4、A3頁面，大小20-40k為宜；灰度或彩色掃描A4、A3頁面，大小100-150k為宜。

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　　文件命名

　　應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名，圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

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　　4、圖像檢查和處理

　　掃描完成后，應(yīng)采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式，逐張檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與檔案原件是否一致，有無漏掃、重張等情況，圖像有無黑邊、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時及時進行調(diào)整改正，確保圖像順序正確、質(zhì)量完美。

　　糾偏

　　保證數(shù)字圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字，偏斜角度小于1度。對于方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

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　　去污

　　以展現(xiàn)數(shù)字圖像原貌為原則，清除所有掃描留下的黑色、指印、陰影或污點等。

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　　圖像拼接

　　對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性和可讀性。

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　　清晰度調(diào)整

　　如果原始檔案的字跡不清楚或者文字較深、較淺，可以通過調(diào)整亮度和對比度以提高圖像的清晰度，確保文字及圖像信息清晰可辨。

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　　裁邊處理

　　采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，保證與原始文檔的一致性。

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　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描；發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像；發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。

　　涵妍檔案數(shù)字化加工項目設(shè)有專職質(zhì)檢員，按檔案掃描的質(zhì)量要求對掃描生成圖像的命名及圖像文件質(zhì)量逐頁進行檢查，發(fā)現(xiàn)漏掃或不合格影像的要及時登記并補掃，并按原檔案次序?qū)D像插入原位。

　　5、全文OCR識別

　　如果項目要求實現(xiàn)全文檢索，在掃描圖像處理完成后，需將數(shù)字圖像利用專業(yè)的識別軟件進行全文OCR。

　　如果用戶對識別成功率有嚴格要求，還需另外進行人工校對，校對結(jié)束后將版式還原及轉(zhuǎn)換成雙層PDF文件格式，可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。

　　6、數(shù)據(jù)掛接

　　借助系統(tǒng)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行匹配掛接，并逐條對掛接結(jié)果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。

　　掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進行再次的成品驗收并做好還卷及數(shù)據(jù)備份提交。

　　檔案工作是國家“十四五”規(guī)則的重點產(chǎn)業(yè)，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指示，新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。

　　任何事情，沒有一蹴而就的收獲，也沒有忙亂無序的成功。檔案數(shù)字化工作只有在滿足國家、行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的條件下，有條不紊地落實到關(guān)鍵步驟，才能得以穩(wěn)定、高效、快速地發(fā)展。