電子檔案管理系統(tǒng)軟件哪個(gè)好？檔案軟件五花八門，有綜合管理的，如用于數(shù)字檔案館（室）管理的，也有單打一的專門檔案軟件，如掃描數(shù)字化處理軟件、數(shù)字化成果檢測(cè)軟件、文字OCR識(shí)別軟件、語音識(shí)別軟件等等。所以，籠統(tǒng)回答該配什么軟件，真的不是一句話能解釋清楚的。

　　電子檔案管理系統(tǒng)軟件哪個(gè)好

　　選擇檔案軟件首先要從本單位的實(shí)際出發(fā)。

　　一是考慮單位是檔案館還是檔案室？因?yàn)轲^與室職能不同，要求相差也很大；

　　二是考慮單位的性質(zhì)，檔案館與機(jī)關(guān)檔案室性質(zhì)不同，機(jī)關(guān)檔案室與企業(yè)檔案館（室）性質(zhì)也不一樣，管理對(duì)象不同，管理的方法也不同，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范都不一致，配置的檔案軟件當(dāng)然也不一樣；

　　三要考慮單位的規(guī)模大小，檔案館有國(guó)家、省、市、縣的不同，檔案室也有規(guī)模大小的不同，一個(gè)幾十人的小單位和一個(gè)成千上萬人的大單位，檔案管理有著天壤之別；即使同屬機(jī)關(guān)檔案室，國(guó)家部委的機(jī)關(guān)檔案室與市縣的機(jī)關(guān)檔案室，完全無法相提并論和比較，如果拿著同款的檔案軟件去管理，不是削足適履，就是殺雞用牛刀；

　　四要考慮單位檔案管理的基礎(chǔ)，你是首次購(gòu)買軟件還舊版軟件需要升級(jí)換代？

　　五要考慮單位的現(xiàn)代化發(fā)展?fàn)顩r和檔案管理利用需求，單位已建有辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，還是處在單機(jī)管理階段？因?yàn)闄n案管理必須適應(yīng)單位整體自動(dòng)化的發(fā)展需要，超前和滯后都是下策；六要考慮價(jià)格的問題，拿了單機(jī)版軟件的錢去購(gòu)買網(wǎng)絡(luò)版軟件，畢竟是不現(xiàn)實(shí)的，同時(shí)，購(gòu)買成品軟件與搞軟件系統(tǒng)開發(fā)，也完全不是一回事，天下沒有免費(fèi)的午餐。

　　選擇檔案軟件還要考慮檔案管理的實(shí)際。

　　一是考慮檔案工作的實(shí)際。購(gòu)買軟件是為了什么？為了改善和提高本單位的管理水平？還是奔著某個(gè)評(píng)比目標(biāo)而去？如果是為了數(shù)字檔案館（室）測(cè)評(píng)等目標(biāo)而購(gòu)置軟件，那么必須對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，缺什么補(bǔ)什么，購(gòu)買或者開發(fā)的軟件必須符合測(cè)評(píng)的要求；二是考慮本單位檔案管理發(fā)展的水平。

　　如果發(fā)展水平較低的，側(cè)重點(diǎn)就放在存量檔案的管理和應(yīng)用上，比如檔案數(shù)字化、接待利用、網(wǎng)站等等方面；如果已經(jīng)有一定的基礎(chǔ)了，可以將重點(diǎn)放到增量檔案上來，通過網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的管理和接收。如果本單位數(shù)字檔案館（室）都已通過測(cè)評(píng)，可以從更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求來開展工作，從數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存、數(shù)據(jù)安全備份、非文書類電子檔案的管理等等，做一些專項(xiàng)軟件的開發(fā)。

　　選擇檔案軟件還要考慮檔案的特點(diǎn)。

　　檔案軟件與其他軟件有著很大不同，就是檔案軟件主要是圍繞檔案數(shù)據(jù)管理來設(shè)計(jì)的。檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是容量巨大，但是運(yùn)行速度要求一般。軟件好比汽車，有的講究速度，有的講究載重量。檔案軟件就好比載重汽車，它不需要跑得有多快，但必須能載重前行。

　　當(dāng)然，載重汽車也要有一定速度，如果變成拖拉機(jī)也是不行的。我們一般單位使用的OA辦公系統(tǒng)，實(shí)際相當(dāng)于輕型汽車，它要求是運(yùn)行速度快，保證辦公效率。為什么大部分OA系統(tǒng)掛不上（或開發(fā)商不愿意掛接）檔案管理系統(tǒng)，其道理就是嚴(yán)重影響系統(tǒng)運(yùn)行速度。而作為檔案管理系統(tǒng)，僅僅目錄數(shù)據(jù)，少則幾十上百萬條，多則數(shù)千萬條。全文的容量，少則以G計(jì)，多則以TB計(jì)。

　　所以，檔案軟件第一要求就是海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與管理。其次，就是海量數(shù)據(jù)的檢索。一般的搜索引擎，按照數(shù)據(jù)量分等級(jí)，20萬條、50萬條、100萬條、1000萬條以上等等，都是不同的數(shù)量級(jí)。不同的數(shù)量等級(jí)應(yīng)用于不同數(shù)量數(shù)據(jù)的檢索。如果用低等級(jí)的搜索引擎去檢索高等級(jí)量的數(shù)據(jù)，就好比小馬拉大車，不僅速度很慢，而且常常造成宕機(jī)。

　　選擇檔案軟件應(yīng)該考慮軟件發(fā)展的特點(diǎn)。

　　軟件發(fā)展也是有其自身的發(fā)展規(guī)律與特點(diǎn)的。不同的時(shí)期，軟件特點(diǎn)也不一樣。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，軟件成熟度越來越高，分工越來越細(xì)。比如一個(gè)識(shí)別軟件，最初只有文字識(shí)別軟件，而且以識(shí)別率的高低和識(shí)別范圍的大小，來區(qū)分識(shí)別軟件的高下，后來有了圖像識(shí)別、動(dòng)畫識(shí)別，語音識(shí)別，識(shí)別的種類越來越多，識(shí)別技術(shù)越來越高，并且實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)化。檔案管理是一門綜合性的管理科學(xué)，它涉及到方方面面的技術(shù)的應(yīng)用。

　　所以，優(yōu)秀的檔案軟件實(shí)際是一個(gè)集合體，是各種相關(guān)技術(shù)軟件的集成。任何一個(gè)軟件開發(fā)商，都不是萬能的。好的軟件開發(fā)商，就是善于把市場(chǎng)上最新的軟件技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來，當(dāng)然也包括自己特有的部分技術(shù)創(chuàng)新。