文書檔案電子版整理檔案整理隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們的生活日趨數(shù)字化。檔案真實(shí)反映出人類的生活與發(fā)展軌跡，詳細(xì)記錄著人類的精神文明，清楚反映社會(huì)生產(chǎn)與社會(huì)實(shí)踐。從檔案本身來看，電子檔案相比起紙質(zhì)檔案具有更多方便之處，但是同時(shí)受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)影響，導(dǎo)致電子檔案的管理與保護(hù)受到網(wǎng)絡(luò)影響。從檔案管理部門角度來看，電子信息技術(shù)的發(fā)展改變了檔案的整理與保護(hù)方式。

　　文書檔案電子版整理檔案整理

　　1、簡要分析檔案電子化

　　電子檔案相比起傳統(tǒng)檔案具有占用空間小和存儲(chǔ)密度大等優(yōu)勢，相關(guān)工作人員可通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來處理檔案資料。電子檔案便于工作人員使用檔案，打破時(shí)間限制，通過計(jì)算機(jī)手段從服務(wù)器中瀏覽檔案。在電子檔案管理中，需選擇合適的保存環(huán)境，如在保存檔案時(shí)需充分結(jié)合電子檔案特點(diǎn)，再選擇合適的保存方式（一般情況下電子檔案被保存在光磁介質(zhì)載體上，所以需滿足適合此類介質(zhì)的保存環(huán)境）。以人事檔案工作為例，傳統(tǒng)檔案強(qiáng)調(diào)保存原始記錄紙張，一旦遺失將失去歷史憑證；而電子化檔案能夠有效減少工作人員的紙質(zhì)案卷損壞，實(shí)現(xiàn)檔案信息備份。

　　1.1發(fā)展現(xiàn)狀分析

　　檔案電子化主要指的是通過計(jì)算機(jī)或光盤等設(shè)備記錄成檔案，電子檔案是一種檔案存在形式，具備以下特點(diǎn)：歷史再現(xiàn)性。一般而言，電子檔案由計(jì)算機(jī)進(jìn)行有關(guān)處理，不管是電子檔案的存儲(chǔ)還是歸檔，均需要依賴計(jì)算機(jī)。電子檔案的發(fā)展是隨著計(jì)算機(jī)軟件以及硬件的發(fā)展而發(fā)展，在使用紙質(zhì)檔案的同時(shí)增加電子檔案整理，更有利于有效保存保護(hù)檔案。

　　1.2優(yōu)勢分析

　　1）廣泛提高工作效率。檔案電子化促使信息的查閱和整理等更為快速，一方面能夠有效節(jié)約成本，另外一方面能夠廣泛提高工作效率，減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)。

　　2）實(shí)現(xiàn)多人信息共享。檔案電子化可以向諸多人群提供信息服務(wù)，從而有效實(shí)現(xiàn)資源共享；除此之外，檔案電子化能夠無限利用資源，不會(huì)受到外界因素影響。

　　3）利用率高。檔案電子化主要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠高效率地對檔案信息加以歸類統(tǒng)計(jì)，有效進(jìn)行資源整合與管理，因此顯著提高檔案信息的整體利用率。

　　4）經(jīng)濟(jì)環(huán)保。檔案電子化無需使用紙張，因此可節(jié)約庫房空間，從而減少更多的木材浪費(fèi)。

　　2、電子檔案的整理

　　電子檔案的形式比較多，主要?dú)w檔類型有：1）磁盤；2）磁帶。為了有效整理電子檔案，需做好電子檔案的分類工作。

　　2.1整理文書電子檔案

　　文書電子檔案主要包括以下類型：1）內(nèi)部文件；2）外部文件。在內(nèi)部文件的整理分類過程中，可根據(jù)時(shí)間或組織機(jī)構(gòu)名稱加以整理，如做好分盤工作，可顯著加大檢索效率，便于延長電子檔案的保存時(shí)間；在歸檔過程中，為了便于查找，可根據(jù)部門進(jìn)行文件分類，從而提高檔案的整體利用率；為了避免歸檔過程中出現(xiàn)不規(guī)范動(dòng)作，需選擇專業(yè)的部門來負(fù)責(zé)此類工作；完成組盤工作之后，為了提高查收效率，需指派專業(yè)工作人員安排好有關(guān)工作，建立對應(yīng)目錄。在外部文件的整理分類過程中，可對有關(guān)文件進(jìn)行掃描，再錄入到計(jì)算機(jī)中，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)公文傳遞，歸檔工作可由業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員進(jìn)行整理，完成工作后，再由承辦部門做好分級工作，再由檔案部

　　門進(jìn)行有效處理，檔案管理工作人員將信息填寫結(jié)束后錄入數(shù)據(jù)庫。當(dāng)有人想要查找電子檔案時(shí)，可通過網(wǎng)絡(luò)終端來查詢到自己想要的內(nèi)容。