公司設(shè)立文件檔案管理專(zhuān)員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，檔案的信息化管理制度管理。

　　檔案的信息化管理制度

　　第一章電子文件歸檔與管理制度

　　第一條為適應(yīng)本單位信息化建設(shè)需要，規(guī)范本單位電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，特制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱(chēng)電子文件是指本單位在履行行政職能、加強(qiáng)內(nèi)部管理等工作中形成的，具有參考利用價(jià)值并以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

　　第三條按照檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則，各科室形成的電子文件并需歸檔保存的應(yīng)由單位綜合檔案室統(tǒng)一保管。綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)電子文件歸檔的指導(dǎo)、驗(yàn)收以及接收后的編目、保管和提供利用，計(jì)算機(jī)管理工作人員對(duì)電子文件的歸檔提供協(xié)助和支持。

　　第四條各科室應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關(guān)人員的崗位責(zé)職。

　　第五條為保證歸檔的電子文件完整、真實(shí)和有效利用，各科室從電子文件產(chǎn)生時(shí)就要嚴(yán)格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真。

　　第六條歸檔電子文件的類(lèi)型主要包括：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件等。

　　第七條電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分，參照本單位有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的規(guī)定執(zhí)行。

　　第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。

　　邏輯歸檔：指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案室移交的過(guò)程。

　　物理歸檔：是指把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至可脫機(jī)保存的載體上，向檔案室移交的過(guò)程。推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等，不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體；專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件。

　　第九條電子文件歸檔時(shí)，機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

　　第十條通過(guò)存儲(chǔ)載體進(jìn)行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門(mén)均應(yīng)對(duì)其載體的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無(wú)劃痕、無(wú)病毒等。

　　第十一條各科室在每年6月之前將上一年度應(yīng)歸檔的電子文件隨紙檔案一并向檔案室移交歸檔。電子文件視情況按月或按季度向綜合檔案室移交歸檔。重大活動(dòng)、重要會(huì)議的電子文件應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。移交清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。

　　第十二條移交檔案室的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

　　第十三條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)采用專(zhuān)門(mén)的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)手段，其載體應(yīng)直立存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17-20℃；相對(duì)濕度控制在35-45%。

　　第十四條接收入庫(kù)的電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取恢復(fù)措施。

　　第十五條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件。

　　第十六條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用復(fù)制件。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。

　　第十七條歸檔電子文件的鑒定銷(xiāo)毀，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷(xiāo)毀，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

　　第十八條綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　第二章安全保密制度

　　第十九條檔案管理人員為數(shù)字檔案室安全保密責(zé)任人，計(jì)算機(jī)管理工作人員要采取必要的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全措施以協(xié)助檔案管理人員做好電子檔案安全保密工作，其他工作人員應(yīng)自覺(jué)維護(hù)電子檔案的安全保密。

　　第二十條數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號(hào)和密碼須妥善保管，不得泄露給他人，密碼應(yīng)定期更改，密碼長(zhǎng)度應(yīng)在八位以上，并由數(shù)字、大小寫(xiě)字母與符號(hào)等組成。

　　第二十一條電子檔案條目和原文按利用級(jí)別劃分為互聯(lián)網(wǎng)公開(kāi)、政務(wù)網(wǎng)公開(kāi)、本單位公開(kāi)、不公開(kāi)四個(gè)級(jí)別。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子檔案實(shí)際內(nèi)容設(shè)置條目和原文的網(wǎng)上查詢利用級(jí)別，并根據(jù)查詢用戶需求設(shè)置該用戶網(wǎng)上查詢權(quán)限。

　　第二十二條電子檔案（除業(yè)務(wù)檔案外）僅限于本單位工作人員查詢。

　　第二十三條電子檔案原文僅供本人查閱，不得擅自外傳。涉密檔案不得在網(wǎng)上提供查詢。

　　第二十四條禁止外來(lái)計(jì)算機(jī)在未經(jīng)許可的情況下使用檔案管理系統(tǒng)。

　　第三章數(shù)字檔案查詢利用制度

　　第二十五條數(shù)字檔案室提供各類(lèi)非涉密室藏檔案查詢。

　　第二十六條本單位工作人員經(jīng)開(kāi)通個(gè)人帳號(hào)，登錄進(jìn)入蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)查詢數(shù)字檔案。外單位人員查詢需經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意后由檔案管理人員執(zhí)行相應(yīng)查詢操作。

　　第二十七條本單位工作人員數(shù)字檔案利用權(quán)限分三級(jí)設(shè)定。普通用戶：是指一般工作人員通過(guò)檔案管理員發(fā)布的檔案信息進(jìn)行查閱。中級(jí)用戶：是指各處室兼職檔案員在普通用戶使用權(quán)限基礎(chǔ)上，可以添加指定分類(lèi)的資料。高級(jí)用戶：是指中層以上的領(lǐng)導(dǎo)可以查閱各類(lèi)檔案。

　　第二十八條外來(lái)人員利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)查詢業(yè)務(wù)檔案資料，由檔案管理人員通過(guò)后臺(tái)管理提供相應(yīng)權(quán)限的內(nèi)容。

　　第二十九條查詢限制開(kāi)放的數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案需在網(wǎng)上提出查閱申請(qǐng)，由檔案管理人員審查后提供查詢利用，借出紙質(zhì)檔案還需分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借出。

　　第三十條網(wǎng)上數(shù)字檔案僅供本單位工作人員查閱，不得外傳。

　　第四章檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度

　　第三十一條數(shù)字檔案由檔案管理人員和計(jì)算機(jī)管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

　　第三十二條各門(mén)類(lèi)數(shù)字檔案經(jīng)質(zhì)量檢查合格后，輸入數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，由檔案室統(tǒng)一管理。

　　第三十三條修改、刪除數(shù)字檔案必須由檔案管理人員執(zhí)行操作。

　　第三十四條數(shù)字檔案應(yīng)至少制作三套備份（一套硬盤(pán)，兩套光盤(pán)），備份介質(zhì)分開(kāi)保管，一套異地保存。

　　第三十五條綜合檔案室應(yīng)配備專(zhuān)用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。

　　第五章數(shù)字檔案鑒定銷(xiāo)毀制度

　　第三十六條數(shù)字檔案鑒定以檔案主管部門(mén)的指導(dǎo)性文件和本單位《檔案歸檔范圍及保管期限表》作為鑒定的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

　　第三十七條數(shù)字檔案鑒定工作需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員和有關(guān)職能部門(mén)組成的鑒定小組，根據(jù)檔案的不同保管期限，定期對(duì)已到保管期限的數(shù)字檔案，重新進(jìn)行審查，做出鑒定，提出存毀意見(jiàn)。

　　第三十八條經(jīng)鑒定，對(duì)已失去利用價(jià)值和保存價(jià)值的數(shù)字檔案，需要銷(xiāo)毀的，由鑒定小組提出意見(jiàn)，編造銷(xiāo)毀清冊(cè)。

　　第三十九條檔案鑒定小組將數(shù)字檔案鑒定工作情況寫(xiě)成報(bào)告，連同數(shù)字檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，在檔案管理系統(tǒng)刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。

　　第四十條數(shù)字檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)要永久保存。

　　第四十一條嚴(yán)禁任何人，任何部門(mén)擅自銷(xiāo)毀各類(lèi)數(shù)字檔案。

　　第六章檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度

　　第四十二條禁止外來(lái)計(jì)算機(jī)在未經(jīng)許可情況下使用檔案管理系統(tǒng)。

　　第四十三條嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)操作規(guī)程進(jìn)行操作，如遇電腦故障本人無(wú)法排除，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)技術(shù)人員處理，不得隨意盲目操作。

　　第四十四條認(rèn)真保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，保持設(shè)備清潔、整齊，禁止在計(jì)算機(jī)旁安放帶電、帶熱、帶水的物品，避免高溫及陽(yáng)光照射計(jì)算機(jī)，機(jī)房溫度控制在22℃±5℃，相對(duì)濕度＜75﹪。

　　第四十五條存、儲(chǔ)介質(zhì)如移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)應(yīng)由專(zhuān)人保管、專(zhuān)門(mén)使用，禁止帶出外面使用，外來(lái)存儲(chǔ)介質(zhì)禁止在檔案計(jì)算機(jī)上使用。

　　第四十六條禁止利用檔案計(jì)算機(jī)訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、玩電子游戲或者觀看娛樂(lè)節(jié)目。

　　第七章檔案庫(kù)房管理制度

　　第四十七條檔案庫(kù)房是保存檔案的專(zhuān)用庫(kù)房，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》的要求，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行經(jīng)常性檢查，必須保持庫(kù)房整潔衛(wèi)生。嚴(yán)禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。

　　第四十八條庫(kù)房?jī)?nèi)檔案排列應(yīng)整齊、規(guī)范、有序，檔案存放前后保持一致。

　　第四十九條做好防光、防潮、防蟲(chóng)霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護(hù)工作。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備有關(guān)設(shè)施，并經(jīng)常性進(jìn)行檢查，保持性能完好。

　　第五十條定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行檢查、整理，如發(fā)現(xiàn)有檔案褪變、破損的情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。保護(hù)檔案的安全，如遇特殊情況應(yīng)及時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)解決。

　　第五十一條庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙、生火，不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品，經(jīng)常檢查庫(kù)內(nèi)電源線路及其它安全設(shè)施，及時(shí)排除各種隱患。