檔案是單位、企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證型信息，數字化檔案打印是核心信息資源及重要資產。各省、市、集團及企業(yè)隨著機構的擴大，下屬單位較多且層次復雜、分散等特點，所產生的各類型檔案更是數不勝數。隨著大數據時代的來臨，檔案數量逐年遞增，在數以萬計的傳統(tǒng)檔案中想要準確而迅速地找到自己需要的檔案簡直像大海撈針，而在這科技日新月異的年代，檔案數字化的建設也變得尤為重要。

　　數字化檔案打印

　　傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質文檔為主，放置在檔案室里面，查找調用起來非常費時費力，而數字化檔案則是在對原檔案文檔進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數據庫中，利用網絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實現實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助網絡化特點更為便利的為全區(qū)域所利用。處在網絡信息化社會的時代，檔案工作將朝著多元化、先進化、開放化的方向發(fā)展，檔案數字化建設已是大勢所趨。

　　檔案數字化的優(yōu)勢

　　然而，檔案數字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要大量的人力、物力以及財力的投入，建立一套標準的數字化流程，有組織的實施、監(jiān)控和管理。

　　1.建立標準的檔案管理服務流程

　　建立一套標準的檔案管理服務流程，從接收案卷到最后入庫上架，每個步驟經過具體操作規(guī)范，嚴格根據各行業(yè)領域不同種類的案卷類型制定各類檔案的整理標準及規(guī)范。

　　檔案整理及數字化是對單位實體檔案資源進行系統(tǒng)整理后進行數字化建設，通過對檔案資料進行數字化加工處理，在加強檔案源文件保管質量的同時，提高檔案信息利用效率，完善檔案信息利用。

　　2.數字化實施技術途徑

　　檔案數字化是將紙質、聲像、實物等各種介質的檔案通過掃描、音頻視頻采集和數碼照相等手段，錄入到計算機數據庫中，轉換成計算機中可以存儲的電子檔案。通過計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新形態(tài)管理電子檔案的數字化服務。

　　要注意一點的是，源文件一般都是紙質檔案，而紙質檔案介質多種多樣，有打印紙、硫酸紙、繪圖紙等，記錄的方式也有手寫以及打印。要有效完成檔案數字化工作，除了具備相關掃描設備和圖像處理技術外，同時必須具體分析檔案特性。根據工作標準和流程，對數字化過程中每個環(huán)節(jié)的質量監(jiān)管。

　　3.數字化加工現場環(huán)境搭建

　　數字化加工現場組建在局域網中，便于加工人員集中作業(yè)，相互協調配合，高效管理檔案掃描、圖像處理、文件收發(fā)等工作。檔案數字化加工人員必須經過嚴格的面試、考試及格后才能錄用，同時提供個人簡歷及相關證件，雙方簽訂保密協議。工作人員由檔案數字化加工公司進行統(tǒng)一上崗培訓，具備檔案數字化加工的相關知識。

　　檔案數字化工作涉及環(huán)節(jié)多，工作量大。往往需要大量人員配合完成工作，這種情況尤其需要明確工作內容與職責。

　　4.現場設備管理

　　檔案數字化加工過程中現場必須配備使用掃描儀設備、服務器、存儲介質等，應當嚴格按照涉密設備進行管理和使用，不適用無保密保障的設備。

　　5.實時監(jiān)控

　　按照信息安全管理體系ISO270001的要求，對加工現場實施24小時監(jiān)控，及時掌握現場加工狀態(tài)，保證現場加工信息安全。