專門檔案館是指專門從事專門檔案管理工作的機構(gòu)，他所管理的檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣，有文書檔案，科技檔案，影像檔案等多種類別。

　　全宗內(nèi)檔案進館范圍

　　進館的檔案資料主要包括：

　　1．文書檔案(永久、長期、30年)；

　　2．專門檔案管理（檔案館與移交單位協(xié)商確定）；

　　3．特殊載體檔案，包括照片、錄音錄像、實物等檔案（檔案館與移交單位協(xié)商確定）；

　　4．各類編研材料，包括公開或內(nèi)部發(fā)行的各類出版物、年鑒、重要文件匯編等。

　　5、全宗卷

　　接收標準

　　總體要求：進館檔案應當保持全宗的完整性，一個立檔單位形成的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案作為一個整體，不得割裂分散。全宗內(nèi)所有文件材料應收集齊全，分類科學，整理規(guī)范。

　　1、文書檔案

　　文件材料應當收集齊全完整，立卷改革前文件材料的分類、組卷、編目、裝訂、案卷封面、脊背項目填寫，應當符合《文書檔案案卷格式》要求；立卷改革后歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等，應當符合《歸檔文件整理規(guī)則》要求。

　　齊全完整：

　　著重檢查以下材料是否歸檔：業(yè)務上級的文件、本機關(guān)各部門形成的反映本單位職能活動的材料、會議材料、統(tǒng)計材料（包括黨員、干部、勞資、業(yè)務、會計決算年報和工會、老干部、團的工作形成的統(tǒng)計報表）、介紹信及存根（包括黨組織關(guān)系、行政關(guān)系、工資關(guān)系介紹信及存根）、出版物、簡報、信息等。

　　整理規(guī)范：

　　1.以“卷”為單位整理的文書檔案

　　⑴卷內(nèi)文件目錄：需用耐久材料書寫或計算機打印。責任者、文號、題名、日期、頁號等項目填寫應完整、準確，項目內(nèi)容不明確的應考證清楚后填寫。

　?、儇熑握撸喝Q或通用簡稱。

　?、谖奶枺喊òl(fā)文代字、發(fā)文年度、發(fā)文序號。

　　③題名：完整、準確，沒有題名或不能反映文件內(nèi)容應另行編寫，用“[]”括起。

　?、苋掌冢骸澳暝氯铡碧顚懲暾?9871021

　?、祈撎柧帉懀壕韮?nèi)材料應在有文字的每頁材料正面右上角、反面左上角用鉛筆阿拉伯數(shù)字編寫頁號。

　?、蔷韮?nèi)備考表：卷尾應附上卷內(nèi)備考表（備考表印在封底可不再另附），填寫需要說明的問題和立卷人、檢查人、立卷時間。

　?、劝妇矸饷妫喉椖刻顚懶栌媚途貌牧蠒鴮憸蚀_、規(guī)范，字跡工整清晰。

　?、偃诿Q欄目用手填寫立檔單位全稱或蓋章（耐久紅印章）；

　?、陬悇e欄目暫空；

　?、郯妇眍}名：要簡明、確切地概括卷內(nèi)文件的內(nèi)容，一般包括責任者、問題、名稱三部分，字數(shù)一般不超過50個漢字；

　?、芷鹬鼓暝拢河冒⒗當?shù)字填寫。

　　⑤件數(shù)、頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字填寫。

　?、逇w檔號：不填寫。

　?、叻饷嬗蚁陆菣n號欄目：全宗號、目錄號、案卷號用阿拉伯數(shù)字填寫，如沒有上述項目需要刻章蓋上填寫。

　?、砂妇硌b訂：案卷采用“三孔一線”方法裝訂，右下齊；16開和A4混合可左下齊。裝訂要結(jié)實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。卷內(nèi)應剔除易銹蝕的金屬物。

　　⑹案卷編號：永久、長期分別從“1”開始編制。

　　2.以“件”為單位整理的文書檔案

　　⑴備考表：每盒應附上備考表，置于盒尾，填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況和整理人、檢查人、日期。

　?、茩n案盒封面：刻章（使用耐久紅印臺）將立檔單位名稱（全稱或通用簡稱）蓋在檔案盒封面雙橫線上方。

　?、菣n案盒盒脊：項目填寫需用紅色印泥蓋章或用耐久材料書寫準確、規(guī)范，字跡工整清晰。其中全宗號、年度、起止件號用阿拉伯數(shù)字自左至右填寫；保管期限永久、長期用漢字填寫，30年用阿拉伯數(shù)字；盒號用鉛筆一個保管期限內(nèi)編寫一個流水號（阿拉伯數(shù)字）。

　?、任募b訂：歸檔文件材料應以“件”為單位進行裝訂，裝訂采用“不銹鋼裝釘”或“三孔一線”方法，“不銹鋼裝釘”放在文件左上方。裝訂要結(jié)實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

　　⑸歸檔章：歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁上端的空白居中位置，用紅色印泥蓋章，填寫應當符合《歸檔文件整理規(guī)則》要求。

　　2、專門檔案管理

　　按專門檔案管理規(guī)范及國家相關(guān)要求進行整理。

　　⑴專門檔案管理一般以“卷”為單位整理，特殊檔案也可以“件”為單位整理。

　　⑵專門檔案管理的裝具應符合規(guī)范要求。

　?、菣n號的編制應符合規(guī)范要求。

　?、扔嘘P(guān)項目的填寫同文書檔案，需要調(diào)整的應與管理科協(xié)商后再調(diào)整。

　　3、照片檔案

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》有關(guān)要求整理編目。

　?、耪掌幪枺阂粌裕ň恚┱掌瑥摹?”順編流水號。

　?、莆淖终f明：一組照片要有總說明和分說明，總說明在一組照片第一張文字說明處填寫，包括時間、地點、人物（姓名、單位、職務）、事由、背景、攝影者。每張照片要分別擬寫分說明，其中人物要注明在照片中的位置。

　?、蔷韮?nèi)目錄：一組照片作為一份文件擬寫題名，格式為“關(guān)于***（事由）的照片”。

　?、日掌瑱n案封面：使用耐久書寫材料規(guī)范、準確填寫；案卷題名擬寫格式“立檔單位+關(guān)于+起止年度+類別名稱+照片”，其他項目填寫同以卷為整理單位的文書檔案。

　　⑸案卷脊背：同以卷為整理單位的文書檔案。

　　4、實物檔案

　?、艑嵨餀n案分榮譽、印鑒、禮品（含紀念品、宣傳品）三類。

　　⑵每一類實物按時間先后順序排列，分別從“1”開始編制流水件號。

　?、窃趯嵨锏慕y(tǒng)一位置粘貼檔號標簽，使用耐久書寫材料填寫。

　?、劝妇砟夸浘幹疲?/p>

　?、侔妇硖枺好考嵨锏木幪?。

　　②受獎單位：填寫立檔單位。

　?、垲}名：填寫實物名稱。

　?、苁讵剢挝唬禾顚憣嵨镏谱?、頒發(fā)單位。

　?、菔讵勀甓龋禾顚憣嵨镏谱鳌㈩C發(fā)年度。

　?、奁谙蓿翰惶顚憽?/p>

　?、哳悇e：填寫獎牌、獎杯、錦旗、印鑒、禮品等。

　　⑧備注：填寫需要說明的事項。

　　5、錄像、錄音、光盤檔案

　　⑴錄像帶、錄音帶、光盤按歸檔時間排列，分別從“1”開始編寫流水盤號。

　　⑵錄像帶、錄音帶、光盤的包裝盒上應加貼封面，封面題名填寫格式為“全宗名稱+關(guān)于+問題+的錄像（音）”。

　?、卿浵駧?、錄音帶、光盤封面內(nèi)容應打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫，光盤題名填寫格式為“全宗名稱+關(guān)于+問題+的錄像”；光盤封面格式見日照檔案信息網(wǎng)。

　?、扔跋窆獗P背面用光盤標記筆填寫光盤的檔號，檔號填寫格式為“全宗號-目錄號-盤號”。

　?、缮鲜鰴n案進館單位應向市檔案館移交兩套。

　　6、檢索工具

　　檔案進館時需同時移交兩套與檔案相對應的紙質(zhì)目錄，文書檔案目錄包括案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄。其他檔案需移交案卷級目錄或其他檢索必需的目錄。進館目錄統(tǒng)一用A4紙打印，打印封面，封面注明目錄種類、保管期限、起止年度，并按保管期限、年度分別裝訂整齊。

　　7、全宗卷

　　按《全宗卷規(guī)范》DA/T12-2012整理，內(nèi)容包括組織機構(gòu)沿革、全宗介紹、大事記、交接文據(jù)、檔案分類方案、保管期限表、檔案管理制度、利用檔案典型事例等。