數(shù)字化檔案加工掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員，數(shù)字化檔案加工掃描就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來管理各類檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描   的處理（非常簡單的處理）—目錄和掃描好的電子   導(dǎo)入檔案管理軟件。

　　數(shù)字化檔案加工掃描

　　1、掃描方式

　　1.1根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀）進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　1.2紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

　　2、掃描色彩模式

　　2.2.1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2.2.2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案?？刹捎煤诎锥的Ｊ竭M(jìn)行掃描。

　　2.2.3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

　　2.2.4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　2.3掃描分辨率

　　2.3.1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

　　2.3.2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　　2.3.3需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于250dpi。

　　2.4掃描登記

　　認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　2.5掃描中的文件保護(hù)

　　2.5.1認(rèn)真對(duì)好流程單，依照目錄數(shù)據(jù)庫中案卷的編號(hào)在掃描系統(tǒng)中建立同樣的案卷編號(hào)，然后導(dǎo)入目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄的數(shù)據(jù)。

　　2.5.2核對(duì)系統(tǒng)中的案卷信息是否與原件一致，如果發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，要在著錄系統(tǒng)中更改。

　　2.5.3核對(duì)實(shí)際掃描的頁數(shù)和檔案整理時(shí)填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。

　　2.6掃描儀常出的故障以及處理

　　2.6.1掃描時(shí)圖像有時(shí)會(huì)出現(xiàn)黑線，或圖像不應(yīng)該出現(xiàn)的污點(diǎn)，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。

　　2.6.2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業(yè)的鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。

　　3、檔案的錄入

　　3.1錄入的規(guī)則

　　3.1.1根據(jù)客戶的要求對(duì)整理好的檔案進(jìn)行錄入，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

　　3.1.2錄入檔案案卷的基本信息（編號(hào)，題名，目錄號(hào)等）。

　　3.1.3建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序?qū)ξ募?jí)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，要祥細(xì)的錄入每一份文件的題名，時(shí)間，文號(hào)等。

　　3.1.4建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入時(shí)要先檢查檔案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否正確，同時(shí)根據(jù)客戶的要求區(qū)分什么需要錄入的，什么不需要錄入。

　　3.1.5錄入時(shí)要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進(jìn)行檢查，核對(duì)錄入項(xiàng)目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范準(zhǔn)確，對(duì)于不合格的數(shù)據(jù)要進(jìn)行修改或是重錄。

　　3.1.6錄入可以采用OCR識(shí)別，可提高錄入的工作效率。

　　4、圖像處理

　　4.1圖像核對(duì)

　　4.1.1掃描完的圖像要進(jìn)行圖像的優(yōu)化處理，首先應(yīng)核對(duì)掃描的圖像數(shù)量是否和導(dǎo)入的目錄數(shù)據(jù)庫中文件的頁數(shù)一致。

　　4.1.2如出現(xiàn)不一致只有兩種可能，一是錄入原檔案有錯(cuò)，可依照原檔案更改，二是掃描出錯(cuò)可能出現(xiàn)漏掃，要進(jìn)行補(bǔ)掃。

　　4.2圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　　4.2.1對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　　4.2.2由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　　4.2.3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　　4.2.4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　4.1.5認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

　　4.3糾偏

　　對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。文件標(biāo)題傾斜的應(yīng)該予以糾偏，視覺上基本不感覺歪斜。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　　4.4去污

　　對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。文件中的明顯裝訂孔亦要進(jìn)行處理，處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　4.5圖像拼接

　　對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　　4.6裁邊處理

　　采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　4.7圖像的補(bǔ)掃

　　4.7.1補(bǔ)掃主要處理由優(yōu)化操作不當(dāng)，造成的圖像不完整，誤刪的情況。

　　4.7.2高速掃描造成的漏掃，重張進(jìn)紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。

　　5、圖像存儲(chǔ)

　　5.1存儲(chǔ)格式

　　5.1.1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。

　　5.1.2提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。

　　5.2圖像文件的命名

　　5.2.1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。

　　5.2.2多頁文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

　　6、圖像的掛機(jī)與關(guān)聯(lián)

　　6.1圖像質(zhì)檢合格后的圖像數(shù)據(jù)要進(jìn)行圖像數(shù)據(jù)的壓縮和轉(zhuǎn)換格式，上傳到總數(shù)據(jù)服務(wù)器，通過軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫對(duì)相關(guān)數(shù)字圖像的掛接。