電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定中明確，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）是指企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。

　　1、電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定范圍

　　本標(biāo)準規(guī)定了黨政機關(guān)電子公文處理、電子公文歸檔、電子檔案管理的技術(shù)規(guī)范和管理要求。

　　本標(biāo)準適用于黨政機關(guān)電子公文和電子檔案的一體化管理，也適用于指導(dǎo)電子公文處理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計研發(fā)。企事業(yè)單位電子公文和電子檔案管理可參照執(zhí)行。

　　2、規(guī)范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

　　GB/T33190電子文件存儲和交換格式版式文檔

　　GB/T33477黨政機關(guān)電子公文標(biāo)識規(guī)范

　　GB/T33482—2016黨政機關(guān)電子公文系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范

　　DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求

　　DB35/T161文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細則

　　《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012）7號）

　　《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（檔發(fā)〔2014）4號）

　　《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（檔辦發(fā)〔2017）3號）

　　《黨政機關(guān)電子公文處理工作辦法》（廳字〔2019）7號）

　　3、術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本文件丄

　　3.1電子文件eIectronicdocument

　　國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。

　　3.2電子公文eIectronicofficiaIdocument

　　以數(shù)字形式存儲于磁盤、光盤等媒體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)墓?。注：電子公文是電子文件一種形式。

　　3.3電子檔案eIectronicrecord

　　具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

　　3.4元數(shù)據(jù)metadata

　　描述電子公文的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。

　　3.5歸檔archiving

　　按照國家規(guī)定將具有保存價值的電子公文及其元數(shù)據(jù)的保管權(quán)交給檔案部門的過程。

　　3.6存檔信息包archivalinformationpackage

　　以件為基本單位，對電子公文處理系統(tǒng)形成歸檔的內(nèi)容數(shù)據(jù)和相關(guān)元數(shù)據(jù)，按規(guī)范技術(shù)要求進行封裝所形成的信息包。

　　注：一個存檔信息包為一件電子檔案。

　　3.7查詢信息包queryinformationpackage

　　為滿足電子檔案查詢利用需求，以件為基本單位，從存檔信息包中提取與查詢利用相關(guān)的內(nèi)容數(shù)據(jù)所形成的信息包。

　　3.8管理信息包managementinformationpackage

　　為滿足電子檔案管理需求，以件為基本單位，從存檔信息包中提取元數(shù)據(jù)中的管理信息以及電子檔案管理過程中生成的信息（如：檢測信息、著錄信息）所形成的信息包。

　　3.9封裝encapsuIation

　　將電子公文內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)作為一個整體按指定結(jié)構(gòu)打包的過程。

　　4、電子公文歸檔一體化主要流程

　　4.1流程圖

　　電子公文全生命周期包含電子公文處理、電子公文歸檔、電子檔案管理三個階段。電子公文歸檔一體化的主要流程如圖1所示。

       由.子公文歸檔一體化主要流程圖

　　4.2電子公文處理

　　電子公文按照《黨政機關(guān)電子公文處理工作辦法》的規(guī)定處理完成后，生成存檔信息包，傳輸至預(yù)歸檔庫。存檔信息包應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。

　　4.3電子公文歸檔

　　應(yīng)按照各單位制定的文件材料歸檔范圍和保管期限表，對預(yù)歸檔庫中的存檔信息包進行數(shù)據(jù)鑒定、編目，提取存檔信息包中的相關(guān)數(shù)據(jù)生成查詢信息包和管理信息包，弄將存吾信息包、查詢信息包、管理信息包存入電子檔案庫。查詢信息包和管理信息包應(yīng)分別符合附錄B、附泰C的理鳧。

　　4.4電子檔案管理

　　電子檔案管理是基于電子檔案庫中的數(shù)據(jù)在電子檔案接收、整理、保存、利用、鑒定與處置、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的全過程管理。

　　5、電子公文處理

　　5.1電子公文辦理

　　5.1.1收文辦理應(yīng)按照GB/T33482—2016中8.2.1執(zhí)行，并符合《黨政機關(guān)電子公文處理工作辦法》中的收文辦理要求。

　　5.1.2發(fā)文辦理應(yīng)按照GB/T33482—2016中8.2.2執(zhí)行，并符合《黨政機關(guān)電子公文處理工作辦法》中的發(fā)文辦理要求。

　　5.1.3電子公文的收發(fā)文辦理還應(yīng)滿足GB/T33482—2016中8.2.3的歸檔要求。

　　5.1.4如有電子印章，應(yīng)轉(zhuǎn)換為與實物章一致的印章圖形。

　　5.2存檔信息包生成

　　5.2.1收發(fā)文辦結(jié)后，系統(tǒng)應(yīng)自動收集整理電子公文，并將每份電子公文封裝為一個存檔信息包。收文、發(fā)文歸檔內(nèi)容應(yīng)符合下列要求：

　　a）收文歸檔內(nèi)容包含電子公文處理系統(tǒng)形成的規(guī)范化正文（OFD格式）、附件、公文處理單和電子公文元數(shù)據(jù)；

　　b）發(fā)文歸檔內(nèi)容包含電子公文處理系統(tǒng)形成的規(guī)范化正文（OFD格式）、痕跡稿、無痕稿、附件、公文處理單和電子公文元數(shù)據(jù)。

　　5.2.2存檔信息包中的電子公文歸檔格式應(yīng)符合GB/T33190對文件格式的規(guī)定，無法實現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換的文件保留原有格式。

　　5.2.3存檔信息包應(yīng)采用OFD格式，文件信息應(yīng)能被直接閱讀。

　　5.2.4電子公文元數(shù)據(jù)應(yīng)包含基本元數(shù)據(jù)和擴展元數(shù)據(jù)，應(yīng)采用HTML或XML格式。電子公文元數(shù)據(jù)類別及要求應(yīng)符合附錄D的規(guī)定。

　　5.2.5應(yīng)按照DA/T70規(guī)定的檢測內(nèi)容和檢測方案，對存檔信息包進行檢測，確保電子公文真實、完整、可用、安全。存檔信息包應(yīng)以電子公文標(biāo)識命名，電子公文標(biāo)識應(yīng)按照GB/T33477的規(guī)定編制。5.2.6存檔信息包應(yīng)采用技術(shù)手段防止被篡改，應(yīng)有相應(yīng)的日志進行監(jiān)控。

　　5.3預(yù)歸檔

　　5.3.1將存檔信息包推送至預(yù)歸檔庫，應(yīng)支持手動歸檔、自動歸檔、批量歸檔、單份歸檔。

　　5.3.2歸檔接口應(yīng)支持通用接口技術(shù)標(biāo)準，歸檔接口要求可參照附錄E。

　　6、電子公文歸檔

　　6.1鑒定

　　6.1.1應(yīng)根據(jù)各單位制定的文件材料歸檔范圍和保管期限表厶代價值鑒定，區(qū)分歸檔與不歸檔并確定保管期限。

　　6.1.2對需歸檔的電子公文，應(yīng)依據(jù)其公開屬性完成開放鑒定，確定其對昇開放利用屬性。

　　6.2編目

　　6.2.1應(yīng)按照DB35/T161的規(guī)定進行編目，建立相應(yīng)檔案目錄數(shù)據(jù)。

　　6.2.2電子檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)與相應(yīng)的存檔信息包建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，保持一一對應(yīng)。

　　6.2.3鑒定歸檔后的存檔信息包應(yīng)以檔號編制其文件名，檔號編制規(guī)則參照DA/T220

　　6.3查詢信息包及管理信息包生成

　　6.3.1提取存檔信息包中的內(nèi)容生成查詢信息包及管理信息包。

　　6.3.2查詢信息包應(yīng)以檔號加CX編制其文件名，管理信息包應(yīng)以檔號加GL編制其文件名。

　　6.3.3查詢信息包和管理信息包生成后，應(yīng)與存檔信息包一并存入電子檔案庫，管理數(shù)據(jù)類別及要求應(yīng)符合附錄C的規(guī)定。

　　7、電子檔案管理

　　7.1管理

　　7.1.1電子檔案管理過程應(yīng)按照GB/T18894的規(guī)定實施，管理過程產(chǎn)生的管理信息應(yīng)存入管理信息包。7.1.2電子檔案管理通過電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)，系統(tǒng)功能設(shè)計應(yīng)符合《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的規(guī)定。

　　7.2利用

　　7.2.1電子檔案庫中的目錄數(shù)據(jù)庫及查詢信息包中的內(nèi)容，由各單位根據(jù)業(yè)務(wù)需求提供利用。

　　7.2.2電子檔案應(yīng)分級分類利用，采用必要的技術(shù)手段進行保護。

　　7.3備份

　　應(yīng)對電子檔案進行備份，應(yīng)通過異質(zhì)備份方式建立電子檔案副本。有條件的單位可采用異地備份。

　　7.4移交

　　電子檔案移交進檔案館應(yīng)基于安全、可靠、規(guī)范的基礎(chǔ)軟硬件平臺，應(yīng)按照《電子檔案移交與接收辦法》的規(guī)定，移交電子檔案目錄與電子檔案，同步移交相應(yīng)的查詢信息包和管理信息包。