檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)流程：在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)流程

　?、倌夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　?、诓鸪b訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害。

　?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。紙制品

　?、茼撁嫘拚浩茡p嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理。

　　檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)流程

　　《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31-2017的第九章第6條中“圖像命名”中規(guī)定：

　?。?）應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

　?。?）建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。

　?。?）數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名。

　?。?）應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

　?。n案數(shù)字化|數(shù)字化掃描件文件夾和圖像文件如何命名）

　　在實際的紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，如何對掃描的原文進(jìn)行命名，每個地方有一個規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，而這個規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)該遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）的基本要求，也就是上述的那些基本條款?！都堎|(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》是一個宏觀的數(shù)字化規(guī)范，而具體的數(shù)字化過程中，如何貫徹、實施是每個檔案部門工作人員和檔案外包服務(wù)公司所要思考的問題。

　　檔案數(shù)字化，主要管理的對象是電子化的目錄數(shù)據(jù)、圖像的原文、電子的文件。我們需要按照國標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整個數(shù)字的過程，更需要自身內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范數(shù)字化的具體內(nèi)容。

　　如規(guī)范中的第一條“應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性?！蔽覀兙涂梢詢?nèi)部再進(jìn)一步規(guī)定，如以“檔號+序號”方式對數(shù)字圖像命名，“序號”可以是掃描的先后序號，也可以掃描的頁號。一般，都是數(shù)字化掃描的先后序號，其中序號還需要規(guī)定是幾位數(shù)字組成，三位、四位或者其他。如某頁屬于檔號J001-WS·2020-Y-0001的第2頁，那么這一頁的數(shù)字圖像命名即為J001-WS·2020-Y-0001-002.tif，也可以命名為J001-WS·2020-Y-0001.002.tif,再或者J001-WS·2020-Y-0001§002.tif等等。

　　當(dāng)我們定義好一種模式的命名規(guī)范的之后，就需要一直沿用這個規(guī)范，因為數(shù)字化有一個延續(xù)性，如果前后標(biāo)準(zhǔn)不一樣那么數(shù)字化的結(jié)果將無法統(tǒng)一管理，導(dǎo)入系統(tǒng)、調(diào)閱利用會產(chǎn)生很多意想不到的問題。

　　一般，在數(shù)字化掃描的時候，都是以一個流水號對數(shù)字圖像進(jìn)行命名，如0001.tif，0002.tif……而如何將數(shù)字圖像的名稱修改為我們需要的名稱呢？通過手工重命名的方式耗時耗力，還不一定準(zhǔn)確。這里給大家提供一個小技巧，使用一個合適的第三方軟件進(jìn)行處理將起到事半功倍的效果。這里以GFileBat為例進(jìn)行操作。

　　是以當(dāng)前文件夾為當(dāng)前路徑，首先搜索出來全部的數(shù)字圖像文件，然后對當(dāng)前文件夾下面的數(shù)字圖像文件進(jìn)行批量重命名。通過使用GFileBat軟件，可以快速便捷的對電子文件進(jìn)行批量重命名。

　　將比上一種的批量重命名方式更加高級，更加高效。思路是這樣的，首先批量建立檔號文件夾，然后通過掃描儀掃描圖像進(jìn)入檔號文件夾，當(dāng)這個年度或者期限或者整個全宗檔案全部按照這么一種模式掃描完畢，選擇這個上層文件夾，遍歷整個文件夾進(jìn)行搜索，搜索的結(jié)果如上圖所示。然后選擇“改主名”“新主名+編號”，新主名選擇“[父目錄名]”，其他類似上個例子。然后點擊“執(zhí)行”，軟件將自動進(jìn)行高級批處理重命名工作。

　　通過使用這個第三方軟件來批處理重命名工作，能使得我們的數(shù)字化成果命名規(guī)范，也極大的減輕了工作者的體力勞動。