1、檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案數(shù)字化是將現(xiàn)代先進(jìn)計算機信息技術(shù)與檔案管理工作的有機結(jié)合，借助信息技術(shù)實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的有效轉(zhuǎn)換，將原本以紙質(zhì)和聲像傳統(tǒng)介質(zhì)為信息載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號或數(shù)字編碼等，形成數(shù)字化檔案。通過將檔案數(shù)字化，能夠更加直觀、全面地呈現(xiàn)原有檔案內(nèi)容，同時進(jìn)一步提升檔案使用的可靠性?，F(xiàn)階段，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷更新迭代，既要求檔案工作加快數(shù)字化轉(zhuǎn)變，也為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，主要應(yīng)用技術(shù)包括數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為數(shù)字化形式，同時借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的高效管理。

2、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

（1）檔案管理工作數(shù)字化

實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，以數(shù)字化思維創(chuàng)新檔案工作方式。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中，主要依靠人工操作進(jìn)行檔案信息的收集與整理、搜索與應(yīng)用。人工操作方式效率低下，失誤率高。檔案數(shù)字化實現(xiàn)了將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募问?，并在計算機中進(jìn)行存儲，檔案管理工作者只需要借助計算機就可以實現(xiàn)對檔案的管理與操作。同時借助互聯(lián)網(wǎng)，還可以實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞與共享。并且在數(shù)字化檔案中，管理人員通過對檔案進(jìn)行分類整理、分盤存儲等工作，提高檔案管理的有序性和規(guī)范性。此外，建立統(tǒng)一搜索關(guān)鍵詞、維護(hù)計算機系統(tǒng)安全性與穩(wěn)定性、做好數(shù)據(jù)備份工作等，也是數(shù)字化檔案管理工作的重要內(nèi)容。

（2）檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換

現(xiàn)階段，先進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢已經(jīng)突顯，同時信息時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作的缺點已經(jīng)充分暴露出來，難以充分發(fā)揮檔案管理效能。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，重點在于實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。當(dāng)前，檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換方式主要包括掃描存檔與人工錄入兩種方式。其中，掃描存檔方式具有較高的準(zhǔn)確性，能夠保障檔案信息輸入準(zhǔn)確；人工錄入方式能夠確保紙質(zhì)檔案加入到檔案資料統(tǒng)計過程中，但資料轉(zhuǎn)換效率相對較低。