檔案信息化，指的是檔案部門運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。檔案信息化的基本內(nèi)涵包括：檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息存儲的數(shù)字化和檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。就其微觀含義而言，檔案信息化就是運用現(xiàn)代信息技術(shù)管理電子文件，對物理形態(tài)的檔案文獻作符合信息化環(huán)境和目標(biāo)的轉(zhuǎn)化。就其宏觀而言，檔案信息化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅包括信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，還包括信息技術(shù)應(yīng)用過程中的觀念基礎(chǔ)和人文基礎(chǔ)建設(shè)。

　　檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，要提高檔案信息化建設(shè)的效率，應(yīng)系統(tǒng)分析檔案信息化建設(shè)的構(gòu)成要素，厘清相互關(guān)系，在此基礎(chǔ)上確立檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容。檔案信息化的構(gòu)成要素歸納為檔案信息網(wǎng)絡(luò)、檔案信息資源、檔案信息化專業(yè)人才、信息化技術(shù)及裝備、檔案信息化法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等五個方面。

　　檔案管理的落后性：

　　1、管理方式落后。隨著工作內(nèi)容不斷細化，檔案的數(shù)量增長較快，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)滯后，如果一味停留在老路上，不僅管理效率無從談起，反而給管理部門增加了負擔(dān)，不利于工作的開展，因此，急需改變這種現(xiàn)狀，加快檔案管理信息化建設(shè)，提高管理效率，使檔案的價值實現(xiàn)最大化。

　　2、制度不完善，工作不規(guī)范。主要表現(xiàn)在職責(zé)不夠明確，在工作中做事推諉，缺乏主動性，導(dǎo)致檔案管理隨意性大、比較盲目，使得很多有價值的資料收集、歸檔不及時，造成資源浪費，問題頻頻出現(xiàn)，另外，由于人為原因，使檔案破損嚴重，喪失了檔案資料的價值與功能，對單位來說損失不小。

　　3、意識淡薄，人員素質(zhì)低。由于檔案管理工作不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以對檔案工作重視程度不夠，雖已有改觀，但收效甚微，使檔案的利用率較低，適應(yīng)不了新形勢的發(fā)展趨勢，其次，缺少專業(yè)的管理人員也是檔案現(xiàn)代化管理水平低的一個重要原因。往往從事檔案管理的工作人員年齡比較大，接受新鮮事物慢，知識老化嚴重，對計算機技術(shù)掌握不熟練，工作態(tài)度也存在很大的問題，基本上是以此消磨時間，不能為檔案管理的實際工作帶來有益的幫助。

　　檔案信息化使檔案載體、檔案工作、檔案利用等方面都發(fā)生了巨大改變，解決了傳統(tǒng)檔案的弊端，因此，提升檔案管理的信息化就成為必然，使檔案管理工作更好的推動企業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮其高效、便捷的服務(wù)功能，在新形勢下，采取積極有效的措施，加快檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，更好地適應(yīng)新時代的發(fā)展。

　　檔案信息化應(yīng)堅持以下基本原則：

　　1、關(guān)注檔案原件的歸檔保存與后續(xù)保管問題，一般采取原件歸檔管理方式來進行強化控制。檔案信息化處理并不是意味著原件的功能喪失，相反，信息化過程中原件既可以作為證據(jù)，也可以作為調(diào)整登記與記錄的主要依據(jù)，所以需要特別做好原件的管理與控制。2、強化不同環(huán)節(jié)之間的摸索與配合。檔案數(shù)字化建設(shè)工作屬于系統(tǒng)工程項目，需要整個檔案管理系統(tǒng)配合相關(guān)部門對接人員共同參與、積極討論、合理落實，并不是某一個或者幾個人就可以實現(xiàn)的。要發(fā)揮出檔案數(shù)字化建設(shè)的功能與價值，必須確保信息整理、分析、挖掘與綜合利用的各個環(huán)節(jié)相互銜接。

　　3、保密問題是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中需要特別關(guān)注的問題。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息傳輸模式而言，信息化處理模式更容易出現(xiàn)信息泄露問題，不但會給單位帶來不利的影響與限制，同時也可能會導(dǎo)致巨大的風(fēng)險累加，給單位發(fā)展帶來不利影響。

　　檔案信息化是對檔案的管理和建設(shè)的重點。為了促進檔案的轉(zhuǎn)型發(fā)展，我國積極開展檔案轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)，將其作為檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點。

　　綜上所述，檔案信息化作為推動檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵驅(qū)動力，已經(jīng)在多個領(lǐng)域展現(xiàn)出其巨大的價值和潛力。從提高檔案管理效率、保障檔案安全，到促進信息共享與利用，檔案信息化為檔案工作帶來了前所未有的變革。