檔案數(shù)字化是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式，以便于存儲(chǔ)、管理和檢索。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和數(shù)據(jù)管理需求的增加，檔案數(shù)字化已成為提高工作效率、保護(hù)檔案安全和支持業(yè)務(wù)決策的重要手段。下面將為您介紹檔案數(shù)字化的流程：

　　平?jīng)鰴n案數(shù)字化一站式服務(wù)

　　（一）檔案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯(cuò)，更不能對(duì)檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。

　　（二）檔案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準(zhǔn)備一臺(tái)專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀，如

　　工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。

　　普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描；

　　紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對(duì)文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時(shí)，將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描；2、掃描模式（紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級(jí)灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對(duì)比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；

　　需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)；

　　粘貼折頁與表格，對(duì)于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數(shù)。核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　?。ㄈ﹫D像處理

　　對(duì)圖像進(jìn)行處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對(duì)掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，包括自校和手校，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個(gè)文字）；

　　旋轉(zhuǎn)：按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具；

　　去污：對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)，如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn)；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進(jìn)行刪除；

　　斷字修補(bǔ)：對(duì)部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ)；

　　反白字修正：將部分反白文字可進(jìn)行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢

　　主要對(duì)完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描；

　　對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當(dāng)，嚴(yán)重的應(yīng)重掃，處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理；

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復(fù)）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對(duì)頁面進(jìn)行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進(jìn)行調(diào)整，保持與原文一致。

　　（五）圖像存儲(chǔ)

　　紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個(gè)PDF，保存到指定的路徑，便于準(zhǔn)確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進(jìn)行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

　　（六）目錄建庫

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　注：采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)掛接

　　1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查

　　以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

　?。ò耍?shù)據(jù)驗(yàn)收

　　一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為"不合格"。

　　驗(yàn)收"通過"的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。

　?。ň牛?shù)據(jù)備份

　　經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測(cè)光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號(hào)等，以便查找和管理。對(duì)保密的需標(biāo)明密級(jí)。

　?。ㄊ┭b訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時(shí)應(yīng)按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認(rèn)真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對(duì)較。

　?。ㄊ唬呙枳⒁馐马?xiàng)

　　掃描前必需對(duì)文檔進(jìn)行拆除裝訂物，并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀，務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對(duì)破損嚴(yán)重、無法進(jìn)行掃描的原件要先進(jìn)行修復(fù)、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進(jìn)行掃描；

　　對(duì)紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質(zhì)過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對(duì)文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時(shí)，將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對(duì)照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對(duì)每次使用完掃描儀進(jìn)行保潔，檢查是否關(guān)閉電源；

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

　　總之，檔案數(shù)字化流程的實(shí)施，旨在提高檔案管理的效率與質(zhì)量，確保檔案信息的長期保存與安全性。在完成數(shù)字化過程后，紙質(zhì)檔案的易損性將大大降低，同時(shí)數(shù)字檔案的檢索和利用也會(huì)變得更加便捷。

　　檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

　　檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的制定是為了規(guī)范和指導(dǎo)檔案數(shù)字化工作的全過程，確保檔案在轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式后仍然保持其真實(shí)性、完整性和長期可用性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和數(shù)字化需求的增加，檔案數(shù)字化已成為檔案管理和保存的重要手段。數(shù)字化不僅有助于提高檔案的存取效率，還能有效防止物理檔案因時(shí)間、環(huán)境等因素而造成的損壞。

　　1、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

　　將分散的材料補(bǔ)充到文件中。對(duì)每一份材料嚴(yán)格把關(guān)，按類編號(hào)，頁碼進(jìn)行編注，編碼不能出現(xiàn)重復(fù)，次序混亂。

　　檔案材料整理完畢后，用鉛筆在每份材料的第一頁右上角編好版號(hào)和序號(hào)，并在右下角寫上頁碼；紙張要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改為A4版本。

　　2、打印訂裝標(biāo)準(zhǔn)

　　打印文件目錄；為符合《檔案整理細(xì)則》的規(guī)定，裝訂時(shí)一定要做到底側(cè)整齊，左側(cè)整齊。

　　3、目錄錄入標(biāo)準(zhǔn)

　　文件目錄的錄入要嚴(yán)格準(zhǔn)確，具體要求如下：一是單記一條，不多記，少記；二是輸入的目錄內(nèi)容與檔案內(nèi)容完全一致，不得有差錯(cuò)。

　　4、掃描圖像標(biāo)準(zhǔn)

　　檢查文件的掃描圖像，圖像的排列順序與紙質(zhì)文件的排序要求一致；圖像清晰無雜質(zhì)，亮度不易太強(qiáng)，但適中。

　　分辨率為300DPI的圖像必須進(jìn)行校正和打孔，圖像在每條中心線的起點(diǎn)和終點(diǎn)的傾斜度不得超過1°。

　　5、圖像處理標(biāo)準(zhǔn)

　　基于原始圖像質(zhì)量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點(diǎn)、黑點(diǎn)、黑邊，肉眼可見清晰、平坦、清潔的布局采用自動(dòng)中央操作的圖像不得與原始圖像過濃或過淡，字跡清晰。

　　6、存儲(chǔ)處理標(biāo)準(zhǔn)

　　存儲(chǔ)是對(duì)檔案信息的完整評(píng)估；檢查和校準(zhǔn)目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像，以滿足驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。原則上，存儲(chǔ)需要單獨(dú)存儲(chǔ)在服務(wù)器上，如果條件不能滿足，也可以用單獨(dú)的計(jì)算機(jī)代替。

　　總之，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不僅是數(shù)字化工作的技術(shù)規(guī)范，更是檔案管理現(xiàn)代化的重要保障。它為檔案的數(shù)字化過程提供了明確的指導(dǎo)方針，確保了檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和長期保存。

　　檔案數(shù)字化注意事項(xiàng)

　　檔案數(shù)字化是現(xiàn)代信息管理的重要組成部分，其核心在于將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子格式，以提升存儲(chǔ)、管理和檢索的效率。然而，檔案數(shù)字化過程涉及多個(gè)方面，需要遵循一系列注意事項(xiàng)，以確保數(shù)字化成果的完整性、安全性和長期可用性。

　　1.檔案評(píng)估與規(guī)劃

　　確定檔案優(yōu)先級(jí)：在開始數(shù)字化工作之前，評(píng)估現(xiàn)有檔案的價(jià)值和重要性，確定優(yōu)先數(shù)字化的檔案類型和范圍。

　　制定數(shù)字化計(jì)劃：明確數(shù)字化的目標(biāo)、時(shí)間表、預(yù)算和資源分配，確保數(shù)字化過程有序進(jìn)行。

　　2.選擇合適的設(shè)備與技術(shù)

　　掃描設(shè)備：選擇高分辨率的掃描儀以確保圖像質(zhì)量，適用于不同類型和大小的檔案。

　　文件格式：確定使用的文件格式（如PDF/A、TIFF等），以適應(yīng)長期保存和訪問需求。

　　3.質(zhì)量控制

　　圖像清晰度：確保掃描圖像的清晰度和可讀性，避免因掃描不清晰而導(dǎo)致信息丟失。

　　數(shù)據(jù)核對(duì)：實(shí)施雙重核對(duì)和校對(duì)機(jī)制，確保數(shù)字化后的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

　　4.數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)

　　加密存儲(chǔ)：對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行加密處理，保護(hù)敏感信息不被未經(jīng)授權(quán)的訪問。

　　備份機(jī)制：定期備份數(shù)字化檔案，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

　　5.檔案管理與存儲(chǔ)

　　元數(shù)據(jù)管理：為每個(gè)數(shù)字化檔案添加必要的元數(shù)據(jù)，以提高檢索和管理效率。

　　存儲(chǔ)系統(tǒng)：選擇穩(wěn)定可靠的存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保檔案的長期可用性和安全性。

　　6.法律法規(guī)遵循

　　合規(guī)要求：遵守相關(guān)法律法規(guī)，如個(gè)人信息保護(hù)法，確保數(shù)字化過程合法合規(guī)。

　　知識(shí)產(chǎn)權(quán)：尊重和保護(hù)檔案中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，避免侵犯他人版權(quán)。

　　7.員工培訓(xùn)

　　技能培訓(xùn)：對(duì)參與數(shù)字化工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保他們掌握必要的技能和操作流程。

　　操作規(guī)范：制定操作手冊(cè)和標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證數(shù)字化工作的規(guī)范性和一致性。

　　總之，檔案數(shù)字化不僅是提高檔案管理效率的重要手段，也是應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代挑戰(zhàn)的必然選擇。通過遵循以上注意事項(xiàng)，可以確保數(shù)字化過程的順利進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理和利用。

　　檔案數(shù)字化意義

　　檔案數(shù)字化是現(xiàn)代信息管理的重要一步，它將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，利用先進(jìn)的技術(shù)手段提升檔案的管理和利用效率。這一過程不僅解決了物理存儲(chǔ)空間的限制，還增強(qiáng)了檔案的檢索速度和安全性。

　　第一點(diǎn)，檔案數(shù)字化意義在于可以更好的保存歷史資料。以前的保存手段和技術(shù)是有限的，這使歷史檔案可能出現(xiàn)不同程度的破壞，非?？上?。但現(xiàn)在科技發(fā)展，檔案數(shù)字化手段就避免了類似的情況發(fā)生。通過掃描、攝影等技術(shù)可以對(duì)檔案進(jìn)行更好的保護(hù)。

　　第二點(diǎn)檔案數(shù)字化意義是提高工作效率，方便了檔案的管理。檔案記載著不同時(shí)期不同種類的知識(shí)，所以整理工作是很繁瑣重復(fù)的，而數(shù)字化管理有事半功倍的效果，足不出戶，在電腦面前就可以完成檔案的察借閱工作。

　　最后檔案數(shù)字化還為檔案的編研工作提供了數(shù)據(jù)支持，從繁重的立卷中解脫出來，集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作，進(jìn)一步開發(fā)檔案資源，文獻(xiàn)匯編、數(shù)據(jù)匯編、專題匯編等各項(xiàng)工作。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化不僅優(yōu)化了信息存儲(chǔ)和檢索的效率，也為檔案管理提供了更高的安全保障。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，數(shù)字化檔案將成為未來信息管理的核心，推動(dòng)社會(huì)各領(lǐng)域的管理模式向更智能化、便捷化的方向發(fā)展。