在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，檔案數(shù)字化加工掃描是管理和保護(hù)重要文件的關(guān)鍵步驟。它不僅提高了文件存取的效率，還確保了信息的長(zhǎng)期保存和安全性。下面將為您詳細(xì)介紹檔案數(shù)字化加工掃描的流程：

　　廊坊檔案數(shù)字化加工掃描

　　（一）檔案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁(yè)及順序差錯(cuò)，更不能對(duì)檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁(yè)面修整

　　對(duì)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

　?。ǘn案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準(zhǔn)備一臺(tái)專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀，如

　　工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。

　　普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描；

　　紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對(duì)文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí)，將大小頁(yè)面單獨(dú)在平板中掃描；2、掃描模式（紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁(yè)面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁(yè)面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁(yè)面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級(jí)灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對(duì)比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；

　　需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)；

　　粘貼折頁(yè)與表格，對(duì)于粘貼折頁(yè)，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁(yè)數(shù)。核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　?。ㄈ﹫D像處理

　　對(duì)圖像進(jìn)行處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量，保證圖像完整、端正、無(wú)扭區(qū)、版面無(wú)暗影、無(wú)干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對(duì)掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，包括自校和手校，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁(yè)面內(nèi)半個(gè)文字）；

　　旋轉(zhuǎn)：按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具；

　　去污：對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)，如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn)；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　刪除空白頁(yè)：將掃描后頁(yè)面之間的空白頁(yè)進(jìn)行刪除；

　　斷字修補(bǔ)：對(duì)部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ)；

　　反白字修正：將部分反白文字可進(jìn)行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢

　　主要對(duì)完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描；

　　對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當(dāng)，嚴(yán)重的應(yīng)重掃，處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理；

　　掃描圖像頁(yè)碼順序是否與原文件一致，有無(wú)漏掃、多掃（重復(fù)）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁(yè)碼不連續(xù)，與原文不一致，需對(duì)頁(yè)面進(jìn)行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁(yè)面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁(yè)面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進(jìn)行調(diào)整，保持與原文一致。

　?。ㄎ澹﹫D像存儲(chǔ)

　　紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁(yè)文件要合并為一個(gè)PDF，保存到指定的路徑，便于準(zhǔn)確掛接入庫(kù)，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進(jìn)行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

　　（六）目錄建庫(kù)

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　注：采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

　　（七）數(shù)據(jù)掛接

　　1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查

　　以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

　?。ò耍?shù)據(jù)驗(yàn)收

　　一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為"不合格"。

　　驗(yàn)收"通過"的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。

　?。ň牛?shù)據(jù)備份

　　經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測(cè)光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號(hào)等，以便查找和管理。對(duì)保密的需標(biāo)明密級(jí)。

　?。ㄊ┭b訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時(shí)應(yīng)按原有順序裝訂，案卷不掉頁(yè)、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認(rèn)真做好檔案頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)的檢查對(duì)較。

　　（十一）掃描注意事項(xiàng)

　　掃描前必需對(duì)文檔進(jìn)行拆除裝訂物，并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀，務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對(duì)破損嚴(yán)重、無(wú)法進(jìn)行掃描的原件要先進(jìn)行修復(fù)、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進(jìn)行掃描；

　　對(duì)紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質(zhì)過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對(duì)文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí)，將大小頁(yè)面單獨(dú)在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對(duì)照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對(duì)每次使用完掃描儀進(jìn)行保潔，檢查是否關(guān)閉電源；

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

　　總之，檔案數(shù)字化加工掃描流程涵蓋了從準(zhǔn)備工作到掃描操作、質(zhì)量控制再到后期處理和存儲(chǔ)管理的全過程。通過科技的應(yīng)用和嚴(yán)格的操作流程，可以有效提升檔案管理的效率和安全性，確保歷史和重要信息的永久保存和便捷使用。

　　檔案數(shù)字化加工掃描要求

　　在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工掃描時(shí)，需注意一些關(guān)鍵要求和步驟，以確保最終結(jié)果的質(zhì)量和可持續(xù)性。以下是一些重要的要求：

　　1.清晰度和分辨率：掃描圖像的清晰度和分辨率必須足夠高，以保證文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可讀性。

　　2.文件格式：確定適合存檔和使用的文件格式，如PDF/A或TIFF，以確保長(zhǎng)期保存和訪問的可持續(xù)性。

　　3.元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：確保每個(gè)文檔都有完整的元數(shù)據(jù)，包括文件名、日期、作者、關(guān)鍵詞等信息，便于檢索和管理。

　　4.保密性和安全性：處理過程中需遵循保密性和安全性標(biāo)準(zhǔn)，特別是涉及敏感信息或個(gè)人數(shù)據(jù)時(shí)更應(yīng)如此。

　　5.掃描設(shè)備和技術(shù)選擇：選擇適合文檔類型和尺寸的掃描設(shè)備，并確保使用先進(jìn)的技術(shù)，如雙面掃描或自動(dòng)文檔進(jìn)紙器，以提高效率和質(zhì)量。

　　6.掃描前準(zhǔn)備工作：對(duì)文件進(jìn)行預(yù)處理，包括去除訂書釘、修復(fù)損壞的頁(yè)面或邊緣，以確保掃描的順利進(jìn)行和最終結(jié)果的完整性。

　　7.質(zhì)量控制和檢驗(yàn)：在掃描過程中實(shí)施嚴(yán)格的質(zhì)量控制措施，包括檢查每個(gè)掃描的清晰度和完整性，及時(shí)處理可能出現(xiàn)的問題或錯(cuò)誤。

　　8.歸檔和存儲(chǔ)策略：制定有效的歸檔和存儲(chǔ)策略，確保數(shù)字化文檔可以長(zhǎng)期保存并隨時(shí)訪問，包括備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃。

　　在檔案數(shù)字化加工掃描的過程中，以上要求和步驟不僅是保證操作效率和準(zhǔn)確性的關(guān)鍵因素，更是確保文檔長(zhǎng)期保存和可持續(xù)訪問的基礎(chǔ)。通過精心設(shè)計(jì)的流程和嚴(yán)格遵循的標(biāo)準(zhǔn)，可以有效地管理和利用文檔資料，滿足各種學(xué)術(shù)、法律和行政需求。

　　檔案數(shù)字化加工掃描標(biāo)準(zhǔn)

　　在數(shù)字化時(shí)代，檔案數(shù)字化加工與掃描成為保存和管理重要?dú)v史文獻(xiàn)的關(guān)鍵步驟。制定合適的掃描標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于確保檔案數(shù)字化質(zhì)量，提高信息利用效率至關(guān)重要。

　　1.分辨率與圖像質(zhì)量：

　　合適的分辨率是數(shù)字化檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)。一般而言，文本類檔案建議使用300 DPI的分辨率，而圖像或細(xì)節(jié)豐富的檔案則可能需要更高的分辨率以保留細(xì)節(jié)。

　　圖像質(zhì)量要求高，確保掃描后的文檔清晰、可讀，并盡可能減少噪點(diǎn)和失真。

　　2.文件格式選擇：

　　常見的文件格式如PDF、TIFF等，應(yīng)根據(jù)檔案的具體需求選擇合適的格式。PDF通常用于易于傳輸和查閱的文檔，而TIFF則更適合需要保留高質(zhì)量圖像的檔案。

　　3.彩色處理與灰度設(shè)置：

　　對(duì)于彩色文件和灰度文件的處理需要根據(jù)原始檔案的特性來(lái)調(diào)整，確保在數(shù)字化過程中保持原始文件的色彩和灰度層次。

　　4.文件命名與元數(shù)據(jù)：

　　設(shè)定清晰、一致的文件命名規(guī)則，有助于后續(xù)檢索和管理。同時(shí)，添加適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)如日期、作者、關(guān)鍵詞等，提升信息的整合和利用價(jià)值。

　　5.設(shè)備和環(huán)境要求：

　　使用高質(zhì)量的掃描設(shè)備，確保設(shè)備的穩(wěn)定性和長(zhǎng)期可靠性。適宜的掃描環(huán)境也至關(guān)重要，避免光線過強(qiáng)或過弱、溫濕度波動(dòng)大等因素對(duì)掃描質(zhì)量的影響。

　　總之，檔案數(shù)字化加工與掃描標(biāo)準(zhǔn)的制定不僅是技術(shù)問題，更是對(duì)歷史文獻(xiàn)保護(hù)和利用的責(zé)任。只有通過嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)致的操作，才能確保數(shù)字化檔案的長(zhǎng)期保存和可持續(xù)利用。

　　檔案數(shù)字化加工掃描好處

　　隨著科技的發(fā)展和信息化進(jìn)程的加速推進(jìn)，檔案數(shù)字化加工掃描作為一種現(xiàn)代化管理手段，正日益受到各行各業(yè)的重視和應(yīng)用。其帶來(lái)的諸多好處不僅提升了檔案管理效率，還改善了信息利用的便捷性和安全性。

　　1.提升管理效率：

　　快速檢索與查找：數(shù)字化檔案可以通過關(guān)鍵詞搜索迅速定位信息，節(jié)省了大量查找時(shí)間，提高了工作效率。

　　減少空間占用：電子檔案不再需要大量的實(shí)體空間存放，節(jié)約了檔案館的空間成本，提高了空間利用效率。

　　2.信息保護(hù)與安全：

　　防止災(zāi)難性損失：數(shù)字化檔案可以進(jìn)行多重備份，即使原始文件遭到損壞或丟失，也能夠保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

　　權(quán)限控制：可以設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，保護(hù)重要信息不被未授權(quán)人員訪問，提升了信息的安全性。

　　3.促進(jìn)信息共享與合作：

　　便捷共享：數(shù)字化檔案可以輕松地通過網(wǎng)絡(luò)共享給需要的人群，加強(qiáng)了內(nèi)部和外部的溝通與合作。

　　跨地域協(xié)作：不受地理位置限制，多地的工作人員可以同時(shí)訪問和編輯同一份檔案，促進(jìn)了多部門之間的協(xié)同工作。

　　4.環(huán)境友好與可持續(xù)發(fā)展：

　　減少紙張消耗：數(shù)字化檔案減少了對(duì)紙張的需求和使用，有利于減少森林砍伐和紙張生產(chǎn)的環(huán)境影響，符合可持續(xù)發(fā)展的理念。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化加工掃描不僅在提升管理效率、增強(qiáng)信息安全性、促進(jìn)信息共享與合作方面發(fā)揮了重要作用，同時(shí)也是推動(dòng)環(huán)境友好型辦公和可持續(xù)發(fā)展的一種實(shí)際舉措。