數(shù)字化檔案加工是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔的過(guò)程，其目的是提高檔案管理效率、保護(hù)檔案安全、方便信息檢索和利用。下面將為您介紹檔案數(shù)字化加工的步驟，以確保數(shù)字化結(jié)果的質(zhì)量和可持續(xù)性。

　　檔案數(shù)字化加工服務(wù)專業(yè)

　　1、數(shù)字化前期準(zhǔn)備

　　前期準(zhǔn)備包括選定數(shù)字化處理場(chǎng)所，篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場(chǎng)所應(yīng)確?？臻g布局合理，掃描設(shè)備完善，數(shù)字化處理軟件齊備，并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準(zhǔn)備紙質(zhì)檔案，需要按類型、日期或其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行排序，并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞，以保障掃描過(guò)程順利、有效的進(jìn)行。

　　2、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來(lái)完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲(chǔ)格式應(yīng)完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)實(shí)際掃描卷數(shù)、每卷的頁(yè)數(shù)要做好登記。

　　3、圖像處理

　?。?）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)：

　　對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　　發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　　發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見

　?。?）糾偏：對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　?。?）去污：對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　?。?）圖像拼接：對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。?）裁邊處理：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　4、圖像存儲(chǔ)

　　（1）存儲(chǔ)格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲(chǔ)時(shí)一般應(yīng)進(jìn)行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過(guò)程，其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，較常見的有TIFF（G4）、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲(chǔ)。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。

　?。?）圖像文件的命名：紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。

　　5、目錄建庫(kù)

　?。?）數(shù)據(jù)格式選擇：目錄建庫(kù)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　?。?）檔案著錄：按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

　?。?）目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查：采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

　　6、數(shù)據(jù)掛接

　　數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配，是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和完整性所需要的流程。借助軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案進(jìn)行匹配掛接，并逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字檔案與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等，以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。

　　7、檔案還原裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂；文件很薄時(shí)，也可采用縫紉機(jī)扎線裝訂，但線腳不宜過(guò)密，以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。

　　8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　項(xiàng)目驗(yàn)收是檔案數(shù)字化加工中，用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的過(guò)程。這通常涉及對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行一系列測(cè)試和檢查，以驗(yàn)證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標(biāo)準(zhǔn)。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯(cuò)誤、遺漏或其他問(wèn)題。在某些情況下，項(xiàng)目驗(yàn)收測(cè)試還可能涉及使用專門的軟件工具來(lái)完成該過(guò)程，以確保符合所需標(biāo)準(zhǔn)。

　　9、數(shù)據(jù)移交

　　可以通過(guò)各種不同的存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，例如：硬盤驅(qū)動(dòng)器、網(wǎng)絡(luò)連接的存儲(chǔ)設(shè)備或云服務(wù)器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量，以及相關(guān)檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲(chǔ)和保護(hù)，并可供將來(lái)訪問(wèn)和使用。

　　總之，數(shù)字化檔案加工是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過(guò)程，需要綜合利用先進(jìn)的技術(shù)和合理的管理策略。通過(guò)精確的文件選擇、高效的掃描和數(shù)據(jù)錄入、可靠的質(zhì)量控制以及完善的元數(shù)據(jù)管理，可以確保數(shù)字化檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用。

　　檔案數(shù)字化加工需要哪些設(shè)備

　　檔案數(shù)字化加工是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式的過(guò)程，通常需要使用一系列專業(yè)設(shè)備和工具。這些設(shè)備不僅能夠保證數(shù)字化過(guò)程的高效性和準(zhǔn)確性，還能確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和長(zhǎng)期保存性。

　　檔案數(shù)字化加工一般分為兩項(xiàng)工作。一是跟據(jù)國(guó)家檔案局的檔案整理要求，把檔案整理成冊(cè)(卷/件)，劃分年度和保管期限，按一定的順序排列后加蓋歸檔章，最后裝盒上架。二是將己歸檔檔案掃描成電子卷宗，經(jīng)過(guò)處理后，上傳至檔案管理系統(tǒng)。那么在裝盒上架這個(gè)過(guò)程中，檔案線式裝訂機(jī)，檔案盒打印機(jī)等設(shè)備就是我們加工必不可少的工具，檔案線式裝訂機(jī)通過(guò)對(duì)資料的整理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案、文件等的規(guī)范化整理，并且保持檔案外觀的一致性，裝訂后的文件，按一定的年份，重要程度等因素加蓋歸檔章，最后裝盒上架

　　歸檔文件的電子化常用到的設(shè)備及軟件有服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、非接觸式掃描儀、平板掃描儀、高速掃描儀、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)、掃描軟件、圖像處理軟件、文字識(shí)別軟件等。

　　服務(wù)器和計(jì)算機(jī)就不講了，相信大家都知道其作用。

　　大型的非接觸式掃描儀，幅面最大可達(dá)A0,一般用于大幅面檔案、字畫、地圖、圖紙等材料的高精度數(shù)字化。小型的一般幅面為A3或更小，通常操作簡(jiǎn)便，用于小幅面書刊、檔案、文件等材料的數(shù)字化。

　　掃描軟件是能夠?qū)崿F(xiàn)批量掃描，圖像處理軟件是負(fù)責(zé)對(duì)圖像數(shù)字化處理，圖像處理軟件和文字識(shí)別軟件等能夠快捷的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工，同時(shí)也為加工人員減少了重復(fù)操作。

　　總之，檔案數(shù)字化加工需要綜合利用這些先進(jìn)設(shè)備和工具，以便有效地管理和保護(hù)重要的歷史和文化遺產(chǎn)。通過(guò)數(shù)字化，不僅可以節(jié)省存儲(chǔ)空間和減少紙張浪費(fèi)，還可以提高檔案信息的可訪問(wèn)性和長(zhǎng)期保存性，促進(jìn)文化資產(chǎn)的廣泛利用和傳承。

　　檔案數(shù)字化加工原則

　　數(shù)字化加工檔案是當(dāng)今信息化時(shí)代中至關(guān)重要的一環(huán)。隨著科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案漸漸被數(shù)字化替代，這不僅提高了信息存儲(chǔ)和管理的效率，還確保了信息的長(zhǎng)期保存和便捷獲取。然而，數(shù)字化加工檔案并非簡(jiǎn)單的掃描和存儲(chǔ)過(guò)程，而是需要遵循一系列原則和標(biāo)準(zhǔn)，以保證數(shù)字化文檔的質(zhì)量和可用性。

　　1.價(jià)值性原則

　　檔案在見證歷史和傳承文化方面具有普遍和長(zhǎng)期的使用價(jià)值，越是久遠(yuǎn)的檔案越有價(jià)值，尤其是歷史檔案，對(duì)于國(guó)家而言都是珍貴的記憶，其價(jià)值不可估量。對(duì)于這類檔案在數(shù)字化加工時(shí)應(yīng)特殊注意，不要造成損壞。

　　2.實(shí)用性原則

　　檔案數(shù)字化加工要考慮到檔案利用的需求和頻率。主要考慮滿足大眾常用的需求，對(duì)研究有重要參考價(jià)值，原始檔案使用頻繁，盡量選用優(yōu)質(zhì)的紙質(zhì)，要充分考慮到方便查閱的情況。

　　3.完整性原則

　　檔案數(shù)字化加工應(yīng)以保持?jǐn)?shù)字圖像文件內(nèi)容的連續(xù)性和完整性為參考依據(jù)。主要考慮保持?jǐn)?shù)字圖像加工文件的完整性、來(lái)源、時(shí)間、形式的連續(xù)性和完整性，在加工的過(guò)程不能出現(xiàn)檔案缺失情況。

　　4.現(xiàn)實(shí)性原則

　　基于當(dāng)前數(shù)字化圖像加工條件和檔案現(xiàn)狀，要充分考慮檔案數(shù)字化圖像加工所需的人力資源、數(shù)字化加工設(shè)備能力和檔案實(shí)際狀況，包括館藏文件的數(shù)字化基礎(chǔ)、整理基礎(chǔ)、檔案形態(tài)、數(shù)量和殘損程度。

　　5.安全性原則

　　在檔案加工的過(guò)程中要保證檔案的安全性，既要保證加工場(chǎng)所的防火、防泄密等，有些檔案涉及到國(guó)家機(jī)密，必須要妥善的保管，這類檔案加工人員必須經(jīng)過(guò)保密培訓(xùn)，并簽署保密協(xié)議，人員也不能隨意更換。

　　總之，數(shù)字化加工檔案的原則不僅僅是技術(shù)層面的操作，更是一種對(duì)信息質(zhì)量和文化遺產(chǎn)的尊重和保護(hù)。只有遵循科學(xué)規(guī)范和道德準(zhǔn)則，才能有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用，從而在信息化時(shí)代為社會(huì)發(fā)展和歷史研究提供更加可靠和便捷的資源支持。

　　檔案數(shù)字化加工的重要性

　　在當(dāng)今數(shù)字化快速發(fā)展的時(shí)代，檔案數(shù)字化加工正日益成為保護(hù)和利用歷史遺產(chǎn)的重要手段。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的需求變化，傳統(tǒng)檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。檔案數(shù)字化加工的重要性主要包括以下幾個(gè)方面：

　　1.長(zhǎng)期保存與保護(hù)：

　　數(shù)字化檔案可以避免物理檔案因老化、自然災(zāi)害或人為破壞而遭受損失。

　　通過(guò)備份和云存儲(chǔ)，可以實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的長(zhǎng)期保存和保護(hù)。

　　2.便于檢索和利用：

　　數(shù)字化檔案可以通過(guò)關(guān)鍵詞搜索和索引快速定位信息，提高檢索效率。

　　提供了便捷的遠(yuǎn)程訪問(wèn)和共享平臺(tái)，促進(jìn)了檔案信息的廣泛利用和交流。

　　3.促進(jìn)學(xué)術(shù)研究和教育傳播：

　　數(shù)字化檔案為學(xué)者和研究人員提供了更廣泛的研究資源，加速了學(xué)術(shù)研究的進(jìn)程。

　　在教育領(lǐng)域，數(shù)字化檔案可以作為教學(xué)資源，幫助學(xué)生更好地了解歷史和文化。

　　4.節(jié)約空間和成本：

　　減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間需求，節(jié)約了管理和維護(hù)成本。

　　提高了工作效率，使檔案管理更加便捷和經(jīng)濟(jì)高效。

　　總之，檔案數(shù)字化加工不僅僅是一種技術(shù)手段，更是信息時(shí)代下檔案保護(hù)與利用的必然選擇。通過(guò)數(shù)字化加工，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存、快速檢索和廣泛共享，有效提升了社會(huì)各界對(duì)歷史資料、文化遺產(chǎn)和行政文件的管理和利用效率。