檔案整理是一項系統(tǒng)性的工作，旨在有效管理和保留重要的文件和記錄。無論是個人檔案還是組織檔案，良好的整理可以提高信息的可訪問性和利用率，確保文件的安全性和完整性。以下是檔案整理的步驟：

　　達(dá)誠檔案整理服務(wù)中心

　　1.剔除不歸檔的文件材料

　　收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔，要糾正兩種錯誤認(rèn)識，一是有文必檔，二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。需要認(rèn)真學(xué)習(xí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。

　　機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：

　?。?）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；

　?。?）機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

　　（3）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；

　?。?）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個人權(quán)益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　?。?）上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　?。?）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信、電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　　（3）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。

　　（4）下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

　　2.將不同“年度”文件材料分開存放

　　文書檔案是按年度進(jìn)行整理的，如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理，那么首先要將各年度的文件材料分開歸類，同一個年度的文件材料放在一起，整理的過程中注意以下幾點：

　?。?）一般以文件形成日期為準(zhǔn)；

　?。?）計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　?。?）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；

　　（4）幾份文件作為一件時，“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

　　3.鑒定保管期限，按期限分開存放

　　（1）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　?。?）應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）的要求，結(jié)合各自的工作實際，制訂出科學(xué)、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據(jù)對歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　4.排列歸檔文件的先后順序

　　（1）件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　?。?）歸檔文件的先后順序

　?、贇w檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　②歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。

　?、弁皇掠芍械奈募?，按文件形成先后順序排列。

　?、軙h文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.編寫頁碼

　?。?）紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

　?。?）頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　?。?）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　6.加蓋歸檔章，填寫檔號項

　　歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)為必填項。

　　7.裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

　　歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　總之，檔案整理不僅僅是簡單地整理文件，更是保護(hù)和管理信息資產(chǎn)的重要工作。通過有序的整理，您不僅能夠更高效地利用和管理文件，還能夠在需要時快速找到關(guān)鍵信息，提升工作效率和組織管理水平。

　　檔案整理原則

　　檔案整理是一項重要的工作，不僅在個人生活中有著積極的影響，也在組織和機(jī)構(gòu)管理中扮演著關(guān)鍵角色。通過有效的檔案整理，可以保障信息的安全性、易獲取性和持久性，提升工作效率和管理效果。在進(jìn)行檔案整理工作時，我們需要遵循以下原則：

　　1、遵循檔案的形成規(guī)律

　　檔案整理工作的對象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。

　　文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時，必須了解文件材料的產(chǎn)生過程，認(rèn)知其內(nèi)在的規(guī)律，并盡可能地遵循固有規(guī)律。

　　把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律，你就會發(fā)現(xiàn)，為什么說分類的時候不能按照文種分？因為文件內(nèi)容是不盡相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

　?。?）充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

　?。?）在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　3、必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容等幾個方面。

　　在檔案整理過程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　來源是指文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為單位，有機(jī)地形成的。

　　時間是說每個文件形成者所開展的具體活動，都具有一定的過程和階段性，從而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。

　　內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動中，為了開展某項工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。

　　4、區(qū)分不同價值

　　整理檔案時，還要區(qū)分文件材料的不同價值，組成不同的保管單位，就是對檔案材料劃定的存留年限，通常我們所說的永久、定期，定期又分30年和10年兩個年限段。

　　5、便于保管和利用

　　檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

　　而恰當(dāng)?shù)乇３治募g的聯(lián)系整理出的檔案，就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。

　　總之，檔案整理不僅是一種管理方法，更是一種對信息的珍視和保護(hù)。無論是個人檔案還是機(jī)構(gòu)檔案，遵循合適的整理原則和方法，都能有效提升信息管理的效率和質(zhì)量。

　　檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

　　在進(jìn)行檔案整理時，遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)非常重要，這不僅有助于保持檔案的整潔和易于訪問性，還能確保文件的長期保存和使用的有效性。下面是一些檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)：

　　1.文件分類與標(biāo)記

　　將文件按照主題或類別進(jìn)行分類，例如按項目、日期、部門等，以便于快速檢索和歸檔。

　　使用清晰的標(biāo)簽和目錄結(jié)構(gòu)，確保每個文件都能迅速定位，避免混淆和遺漏。

　　2.文件命名規(guī)范

　　制定統(tǒng)一的文件命名規(guī)則，例如日期主題版本號的格式，確保文件名能夠反映其內(nèi)容和重要信息。

　　避免使用過長或含糊不清的文件名，簡潔明了地描述文件的內(nèi)容和關(guān)鍵特征。

　　3.保留和銷毀策略

　　制定檔案保留期限和銷毀政策，根據(jù)法律法規(guī)和組織內(nèi)部政策管理文件的保留與清理。

　　定期審查和更新保留策略，確保只保留必要且合規(guī)的文件，避免冗余和過度保存。

　　4.數(shù)字化和備份

　　考慮將紙質(zhì)文件數(shù)字化，建立電子檔案庫，便于遠(yuǎn)程訪問和長期保存。

　　定期進(jìn)行文件備份，并存儲在安全可靠的地方，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

　　5.訪問控制和安全

　　確保只有授權(quán)人員能夠訪問和修改文件，設(shè)置訪問權(quán)限和加密措施，保護(hù)敏感信息和重要文件的安全性。

　　總之，良好的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不僅有助于提高工作效率和信息管理的質(zhì)量，還能保證組織內(nèi)外信息的透明性和可靠性。通過嚴(yán)格遵守文件分類、命名規(guī)范、保留策略、數(shù)字化備份及安全管理等措施，能夠有效地管理和利用檔案資源，提升組織的運(yùn)作效率和決策水平。

　　檔案整理的優(yōu)勢

　　檔案整理在檔案管理工作中具有顯著的重要性，其所帶來的優(yōu)勢對于提高檔案管理的質(zhì)量和效率、充分發(fā)揮檔案的價值具有不可忽視的作用。

　　01提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

　　隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理。基于傳統(tǒng)檔案管理模式下，要想實現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費用與人員，這必然會增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀，既節(jié)約保管費用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費。

　　02提升了檔案利用效率

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點是高效、便捷，用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，檔案查找擺脫了時空限制，用戶可以隨時隨地查找檔案，充分利用檔案資料。

　　綜上所述，檔案整理的優(yōu)勢是多方面的，它不僅提升了檔案管理的內(nèi)部效率，還為組織的決策、發(fā)展和合規(guī)運(yùn)營提供了有力保障。在信息爆炸的時代，重視并做好檔案整理工作，對于組織的可持續(xù)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。