在當(dāng)前數(shù)字化轉(zhuǎn)型迅速發(fā)展的背景下，越來越多的組織選擇將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)服務(wù)提供商。然而，有效的管理對外包服務(wù)的過程至關(guān)重要，以確保數(shù)據(jù)安全、質(zhì)量控制和服務(wù)效率。那么，該如何加強(qiáng)對檔案數(shù)字化外包服務(wù)的管理呢？

　　河北檔案數(shù)字化外包

　　1、構(gòu)建完善體系

　　檔案管理部門構(gòu)建的制度體系主要涉及檔案的保密制度、檔案數(shù)字化操作流程、檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)、突發(fā)事件的應(yīng)急處理、檔案信息泄露的懲罰機(jī)制等等。對數(shù)字化各個(gè)細(xì)節(jié)作出明確要求以增強(qiáng)實(shí)踐的可操作性，減少檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。

　　2、加強(qiáng)檔案資料安全保密

　　檔案管理部門要建立檔案數(shù)字化外包服務(wù)中的信息安全保密制度，與外包服務(wù)公司簽訂保密協(xié)議，在檔案數(shù)字化外包服務(wù)完成以后，確保所有的檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備和處理設(shè)備都作安全技術(shù)處理，檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司和人員不得私自保留任何檔案信息資料，使檔案數(shù)字資源安全得到有效保障。

　　3、建立完善的過程管理

　　檔案管理部門應(yīng)強(qiáng)化對數(shù)字化加工現(xiàn)場的管理，安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)及防火、防水設(shè)備；配備門禁系統(tǒng)，禁止無關(guān)人員進(jìn)入加工場所；配備專業(yè)的檔案柜，用于檔案的臨時(shí)存放；采用技術(shù)手段，對USB等外接接口實(shí)施禁用；操作人員的手機(jī)、相機(jī)、U盤等設(shè)備不準(zhǔn)帶入加工場所；涉及檔案交接的環(huán)節(jié)均由專人負(fù)責(zé)辦理交接手續(xù)；對檔案數(shù)字化成果交接過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督。

　　4、檔案管理部門要訂立完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)合同

　　檔案管理部門在檔案外包過程中應(yīng)與外包公司簽訂完善的業(yè)務(wù)合同，主要包括外包模式、工作內(nèi)容、質(zhì)量要求、人員培訓(xùn)、服務(wù)報(bào)酬、責(zé)任劃定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、違約后果、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保密協(xié)定、后續(xù)服務(wù)等。

　　通過以上措施，組織可以有效管理和優(yōu)化檔案數(shù)字化外包服務(wù)，確保數(shù)據(jù)安全、服務(wù)質(zhì)量和成本效益的最佳平衡。良好的外包服務(wù)管理不僅可以提升組織的運(yùn)營效率，還能為數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)需要注意哪些

　　選擇檔案數(shù)字化的外包服務(wù)時(shí)，需要綜合考慮多個(gè)關(guān)鍵因素，以確保選擇合適的合作伙伴。檔案數(shù)字化不僅涉及到信息安全和數(shù)據(jù)保護(hù)，還關(guān)乎文檔質(zhì)量、項(xiàng)目管理效率以及服務(wù)成本的控制。因此，選擇合適的外包服務(wù)提供商至關(guān)重要，以下是一些需要注意的關(guān)鍵點(diǎn)。

　　首先，在檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的選擇上，需要做好安全保密工作，比如外包服務(wù)機(jī)構(gòu)是否具有保密資質(zhì)，不存在外資背景，不涉及外籍工作人員等，除此之外，對于進(jìn)行檔案數(shù)字化外包服務(wù)的工作團(tuán)隊(duì)，需要簽訂保密協(xié)議，并做好人員登記備案。

　　其次，開展數(shù)字化工作需要先制定好工作方案，從總體規(guī)劃到具體的實(shí)施行動(dòng)都需要做好精細(xì)化的管理，將檔案數(shù)字化工作拆分量化，便于企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化外包服務(wù)時(shí)做好監(jiān)督管理工作。

　　最后，檔案數(shù)字化服務(wù)離不開設(shè)備的支持，如完成電子目錄錄入工作的保密使用電腦，進(jìn)行檔案掃描工作的各類型號(hào)的掃描設(shè)備，進(jìn)行信息化數(shù)據(jù)存放使用的管理查詢軟件及設(shè)備等等，都是在選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)時(shí)需要關(guān)注的地方。

　　總之，在選擇檔案數(shù)字化的外包服務(wù)時(shí)，綜合考慮以上關(guān)鍵因素是確保成功的關(guān)鍵。通過謹(jǐn)慎評(píng)估和比較不同服務(wù)商的能力和信譽(yù)，您可以選擇一個(gè)與您組織需求和期望相匹配的合作伙伴，從而確保項(xiàng)目的順利實(shí)施和文檔數(shù)字化的高質(zhì)量成果。

　　檔案數(shù)字化外包流程

　　在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，許多組織面臨將傳統(tǒng)檔案和文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的挑戰(zhàn)。這種轉(zhuǎn)變不僅提高了信息管理的效率，還為組織帶來了更多的安全性和可訪問性。因此，越來越多的機(jī)構(gòu)和企業(yè)選擇外包檔案數(shù)字化服務(wù)，以確保這一關(guān)鍵過程的順利實(shí)施。

　　1、數(shù)字化前期準(zhǔn)備

　　前期準(zhǔn)備包括選定數(shù)字化處理場所，篩選需要掃描的紙質(zhì)檔案。其中處理場所應(yīng)確?？臻g布局合理，掃描設(shè)備完善，數(shù)字化處理軟件齊備，并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準(zhǔn)備紙質(zhì)檔案，需要按類型、日期或其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行排序，并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質(zhì)量的損壞，以保障掃描過程順利、有效的進(jìn)行。

　　2、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲(chǔ)格式應(yīng)完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對實(shí)際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。

　　3、圖像處理

　?。?）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)：

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　　發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　　發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見

　?。?）糾偏：對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　?。?）去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　（4）圖像拼接：對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。?）裁邊處理：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　4、圖像存儲(chǔ)

　　（1）存儲(chǔ)格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲(chǔ)時(shí)一般應(yīng)進(jìn)行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，較常見的有TIFF（G4）、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲(chǔ)。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。

　?。?）圖像文件的命名：紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

　　5、目錄建庫

　?。?）數(shù)據(jù)格式選擇：目錄建庫選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　?。?）檔案著錄：按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

　　（3）目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查：采用人工校對或軟件自動(dòng)校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

　　6、數(shù)據(jù)掛接

　　數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配，是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)的數(shù)字檔案進(jìn)行匹配掛接，并逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字檔案與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等，以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。

　　7、檔案還原裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂；文件很薄時(shí)，也可采用縫紉機(jī)扎線裝訂，但線腳不宜過密，以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。

　　8、數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　項(xiàng)目驗(yàn)收是檔案數(shù)字化加工中，用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的過程。這通常涉及對數(shù)字檔案進(jìn)行一系列測試和檢查，以驗(yàn)證它們具有足夠的質(zhì)量并符合指定的標(biāo)準(zhǔn)。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯(cuò)誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項(xiàng)目驗(yàn)收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標(biāo)準(zhǔn)。

　　9、數(shù)據(jù)移交

　　可以通過各種不同的存儲(chǔ)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，例如：硬盤驅(qū)動(dòng)器、網(wǎng)絡(luò)連接的存儲(chǔ)設(shè)備或云服務(wù)器等。所使用的具體技術(shù)將取決于傳輸圖像的數(shù)量，以及相關(guān)檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數(shù)字檔案被妥善存儲(chǔ)和保護(hù)，并可供將來訪問和使用。

　　總之，檔案數(shù)字化的外包流程不僅僅是技術(shù)上的轉(zhuǎn)變，更是組織信息管理策略的升級(jí)。通過選擇信譽(yù)良好的服務(wù)提供商，確保數(shù)據(jù)安全性和準(zhǔn)確性，可以幫助組織在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中取得成功。這種轉(zhuǎn)型不僅提高了操作效率和數(shù)據(jù)訪問性，還為組織帶來了未來發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　檔案數(shù)字化外包的好處

　　隨著科技的進(jìn)步和數(shù)字化的普及，許多組織和機(jī)構(gòu)開始將其檔案資料數(shù)字化外包給專業(yè)的服務(wù)提供商。這一趨勢不僅簡化了檔案管理的流程，還帶來了諸多實(shí)質(zhì)性的好處。

　　1.提升信息管理效率：

　　快速訪問與檢索：數(shù)字化檔案可以通過電子搜索工具快速定位信息，節(jié)省大量尋找文件的時(shí)間。

　　遠(yuǎn)程訪問與共享：數(shù)字化檔案可以輕松遠(yuǎn)程訪問和分享，提高了工作效率和協(xié)作能力。

　　2.提高安全性與保護(hù)：

　　防災(zāi)備份與恢復(fù)：數(shù)字化檔案可以進(jìn)行多重備份和恢復(fù)策略，提升了信息的安全性和保護(hù)級(jí)別。

　　權(quán)限控制：可以通過權(quán)限設(shè)置控制誰可以訪問和修改檔案，防止信息泄露和不當(dāng)使用。

　　3.節(jié)約空間與成本：

　　減少物理空間需求：數(shù)字化檔案不再需要大量的物理存儲(chǔ)空間，節(jié)省了辦公場地和倉儲(chǔ)成本。

　　降低管理和維護(hù)成本：減少了紙質(zhì)檔案的管理、維護(hù)和保管成本，如文件整理、保險(xiǎn)等費(fèi)用。

　　4.促進(jìn)長期保存和可持續(xù)發(fā)展：

　　長期保存：數(shù)字化檔案具備更好的長期保存能力，避免了紙質(zhì)檔案因時(shí)間和環(huán)境變化而衰退。

　　可持續(xù)發(fā)展：有助于組織向更環(huán)保、數(shù)字化的運(yùn)作模式轉(zhuǎn)型，符合現(xiàn)代社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展需求。

　　綜上所述，將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)服務(wù)提供商不僅提高了信息管理效率，增強(qiáng)了安全保護(hù)，還帶來了顯著的空間和成本節(jié)約。這種做法不僅適應(yīng)了數(shù)字化時(shí)代的需求，也為組織提供了更加靈活、高效和可持續(xù)的管理解決方案。