檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目等五個(gè)步驟。

       吉林檔案整理機(jī)構(gòu)

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　02分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）三級分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　04編號

　　宗號—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限—件號。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—目錄號（類別號、項(xiàng)目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號順序，逐卷，逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　檔案整理流程

　　檔案整理是一項(xiàng)重要且細(xì)致的工作，它對于檔案的有效管理和利用具有關(guān)鍵意義。下面將為您介紹檔案整理的流程：

　　一、收集檔案

　　1.確定收集范圍，包括內(nèi)部產(chǎn)生的文件、外部接收的資料等。

　　2.制定收集計(jì)劃，明確收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。

　　二、分類篩選

　　1.依據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、形成時(shí)間等因素進(jìn)行分類。

　　2.剔除重復(fù)、無效和無保存價(jià)值的檔案。

　　三、裝訂成冊

　　1.選擇合適的裝訂材料和工具，確保檔案的牢固裝訂。

　　2.按照統(tǒng)一的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂。

　　四、編制目錄

　　1.詳細(xì)記錄檔案的標(biāo)題、編號、日期、頁數(shù)等信息。

　　2.確保目錄的準(zhǔn)確性和完整性。

　　五、標(biāo)注索引

　　1.為檔案設(shè)置便于查找的索引標(biāo)識。

　　2.可以采用分類編碼、關(guān)鍵詞等方式。

　　六、審核檢查

　　1.對整理好的檔案進(jìn)行全面審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范。

　　2.檢查目錄與檔案內(nèi)容的一致性。

　　通過以上規(guī)范的檔案整理流程，可以使檔案條理清晰、易于查找和使用，為檔案管理工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在實(shí)際操作中，應(yīng)根據(jù)具體的檔案類型和管理要求，靈活調(diào)整和優(yōu)化流程，以達(dá)到最佳的整理效果。

　　檔案整理原則

　　檔案整理作為檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，需要遵循一定的原則，以確保檔案的質(zhì)量、可用性和系統(tǒng)性。這些原則為檔案整理工作提供了明確的指導(dǎo)和規(guī)范。

　　1、遵循檔案文件之間形成的有機(jī)規(guī)律

　　文件之間的有機(jī)聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系，也稱文件的“內(nèi)在聯(lián)系”。保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則。

　?。?）時(shí)間聯(lián)系：檔案在各部門形成時(shí)，是有一定過程和階段性的，在這段時(shí)間內(nèi)形成的各類檔案總和。

　?。?）內(nèi)容聯(lián)系：涉及到具體的某件事務(wù)而形成的檔案文件總和。

　?。?）來源聯(lián)系：同屬于一個(gè)形成者或同類型的形成者的檔案文件總和。

　　（4）形式聯(lián)系：指的是檔案文件在載體、文種、表達(dá)方式以及特定的標(biāo)記等因素上保持相同，從而形成的檔案文件總和。

　　2、區(qū)分檔案文件的不同價(jià)值

　　檔案整理過程中，區(qū)分檔案的不同價(jià)值、劃分保管期限是一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。《歸檔文件整理規(guī)則)（DA/T 22一2015）對分類的要求有，將不同年度、不同機(jī)構(gòu)、不同保管期限的文件區(qū)分開來，為開展后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。它有利于減輕日益增多的檔案給保管場所和設(shè)備帶來的壓力，集中人力、物力妥善保管價(jià)值較大的檔案。通過判定檔案的價(jià)值，檔案人員能夠進(jìn)一步掌握檔案的內(nèi)容和效用，針對實(shí)際情況提出開發(fā)利用的具體建議，指導(dǎo)檔案的利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

　　3、保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

　　目前紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時(shí)間內(nèi)會(huì)并行存在，因此保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進(jìn)行歸檔文件整理的要求。歸檔文件整理時(shí)一般應(yīng)將歸檔電子文件作為第一整理對象。先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理，再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件，以便保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

　　4、符合檔案文檔一體化管理要求

　　根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T2-2015），在信息化條件下,歸檔文件整理必須考慮紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來，盡量用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。

　　總之，遵循這些檔案整理原則，能夠保證檔案整理工作的科學(xué)性、合理性和有效性。在實(shí)際操作中，應(yīng)根據(jù)具體情況靈活運(yùn)用這些原則，以達(dá)到檔案整理的最佳效果，為檔案的管理和利用提供有力支持。

　　如何提高檔案整理效率

　　檔案整理是一項(xiàng)重要且繁瑣的工作，高效的檔案整理有助于提高信息的檢索和利用，為工作帶來便利。那么，該如何提高檔案整理效率呢？

　　一、做好規(guī)劃與分類

　　1.制定詳細(xì)的檔案分類方案，根據(jù)內(nèi)容、時(shí)間、部門等因素進(jìn)行合理劃分。

　　2.為每個(gè)分類設(shè)定明確的標(biāo)簽和編碼，確保一致性和準(zhǔn)確性。

　　二、優(yōu)化整理流程

　　1.去除不必要的步驟，簡化操作流程。

　　2.采用標(biāo)準(zhǔn)化的操作規(guī)范，讓整理工作有章可循。

　　三、利用工具與技術(shù)

　　1.運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。

　　2.配備合適的辦公設(shè)備，如文件夾、標(biāo)簽機(jī)等。

　　四、培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)

　　1.對檔案整理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識和技能。

　　2.鼓勵(lì)員工不斷學(xué)習(xí)和掌握新的整理方法。

　　五、定期審查與更新

　　1.定期檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)補(bǔ)充和修正。

　　2.隨著業(yè)務(wù)變化調(diào)整檔案分類和整理方式。

　　綜上所述，通過合理的規(guī)劃分類、優(yōu)化流程、利用工具技術(shù)、提升人員素養(yǎng)以及定期審查更新，能夠顯著提高檔案整理效率。高效的檔案整理不僅能夠節(jié)省時(shí)間和資源，更能為各項(xiàng)工作的順利開展提供有力的支持和保障。