檔案整理是一個(gè)重要的管理活動(dòng)，它涉及對大量文件和記錄進(jìn)行組織、分類、保存和處理，以便于后續(xù)利用和管理。在進(jìn)行檔案整理時(shí)，我們需要遵循一些基本原則，以確保檔案的完整性、可追溯性和易于管理。

　　諸暨檔案整理服務(wù)中心

　　（一）不可破壞原本基礎(chǔ)

　　看到這個(gè)標(biāo)題，大家可能就已經(jīng)猜到這項(xiàng)原則的意思了，對！就是在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，不可以破壞原本的整理基礎(chǔ)，為什么要這么說呢？

　　因?yàn)闄n案不僅記錄了當(dāng)時(shí)的社會(huì)活動(dòng)，也反映了當(dāng)時(shí)整理檔案工作的狀況，所以再次整理檔案的時(shí)候，要尊重歷史與前人的勞動(dòng)成果，充分利用原本的基礎(chǔ)，加快整理效率，提高質(zhì)量，具體做法分為以下方面：

　　1.提高對原來檔案整理的認(rèn)知

　　對于過去的整理方法，我們要實(shí)事求是，重視前人的勞動(dòng)成果，認(rèn)真審核，保留好的部分，去除不適合的部分。

　　2.不要輕易整理已經(jīng)整理過的檔案

　　一般情況下，只要不是散亂的文件，已經(jīng)有了整理基礎(chǔ)，要力求保持原來的基礎(chǔ)，如果輕易打亂基礎(chǔ)，返工重整，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，很難滿足檔案利用的需求。

　?。ǘ┍３謾n案之間的聯(lián)系

　　檔案間的聯(lián)系，在其產(chǎn)生和處理的過程中就已經(jīng)形成了，雖然檔案是以單獨(dú)的個(gè)體形成的，但卻是以組合的群體形式運(yùn)作的。

　　因此整理檔案的時(shí)候，要保持檔案間的聯(lián)系，主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個(gè)方面：

　　1.來源方面

　　檔案來源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個(gè)人手中形成時(shí)，產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系，就像是親兄弟一樣，在一個(gè)家庭出生就不可以斷開其中的關(guān)系。

　　2.時(shí)間方面

　　時(shí)間聯(lián)系就是指，檔案在各部門形成時(shí)，是有一定過程和階段性的，這就是檔案的時(shí)間聯(lián)系。

　　3.內(nèi)容方面

　　這個(gè)就很好理解了，檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的，那么在同一場活動(dòng)中記錄下的檔案，在內(nèi)容上肯定會(huì)具有一定的聯(lián)系，而往往這種聯(lián)系是很緊密的，密不可分的。

　?。ㄈ┍阌诒９芘c利用

　　整理檔案時(shí)，不僅要利用原有的基礎(chǔ)，而且還要保持檔案間的聯(lián)系，這樣才利于檔案的保管與利用。可是有時(shí)檔案的聯(lián)系與利用也會(huì)有沖突。

　　比如檔案是具有私密性的，不可以對外公開，那么檔案的整理就有了局限性，不可以混合整理，至于這種問題，檔案的整理就需要分開類別，專門整理。

　　檔案整理歸檔流程

　　首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級、同級和下級機(jī)關(guān)）的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應(yīng)該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。

　　文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

　　1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

　　2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件）。

　　3、原件與復(fù)制件為一件（對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件）。

　　4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件）。

　　5、報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報(bào)表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件）。

　　6、來文與復(fù)文各為一件（這是比較特殊的一種規(guī)定?！皝砦呐c復(fù)文”是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等等）。

　　7、請示與批復(fù)各為一件。

　　8、報(bào)告與批示各為一件。

　　正文與文件處理單（文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件）。

　　“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。

　　歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列。

　　歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進(jìn)行相對集中，維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系。排列文件時(shí)，強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

　　在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

　　檔案整理的方法

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　02分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）三級分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　04編號

　　宗號—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限—件號。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—目錄號（類別號、項(xiàng)目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號順序，逐卷，逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　總之，檔案整理原則和方法是檔案管理工作的基石，它們?yōu)槲覀兲峁┝酥笇?dǎo)和規(guī)范，以確保檔案的有序管理和長期保存。在實(shí)際操作中，我們應(yīng)當(dāng)始終遵循以上原則和方法，以保證檔案的完整性和可追溯性。只有這樣，我們才能更好地保護(hù)和利用檔案資源，滿足各項(xiàng)工作的需求，促進(jìn)信息的有效流通和管理。