檔案整理是一種重要的組織管理技巧，它有助于提高工作效率、保護(hù)重要信息和加強(qiáng)信息檢索能力。無(wú)論是個(gè)人文檔還是機(jī)構(gòu)檔案，都需要合理的整理方法來(lái)確保信息的有序存儲(chǔ)和方便訪問(wèn)。以下將介紹一些常見的檔案整理方法。

　　重慶密安檔案整理服務(wù)

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　02分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三級(jí)分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的立檔單位，可采用兩級(jí)分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問(wèn)題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問(wèn)題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問(wèn)題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問(wèn)題，采用兩級(jí)分類。常見的分類方法包括：年度—問(wèn)題—保管期限、年度—保管期限—問(wèn)題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過(guò)程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過(guò)程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　04編號(hào)

　　宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限—件號(hào)。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—目錄號(hào)（類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號(hào)順序，逐卷，逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來(lái)麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問(wèn)題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　綜上所述，良好的檔案整理方法不僅可以提高工作效率，降低信息搜尋的成本，還能夠確保信息的安全可靠。針對(duì)不同的需求和環(huán)境，我們可以選擇合適的檔案整理方法，比如按時(shí)間順序、按內(nèi)容分類、數(shù)字化管理等方式來(lái)進(jìn)行檔案整理。