在當(dāng)今數(shù)字化時代，檔案數(shù)字化已成為組織管理和信息保存的重要策略之一。隨著技術(shù)的不斷進步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字檔案所取代，這為信息的存儲、檢索和共享提供了更為高效和便捷的途徑。然而，要確保數(shù)字化檔案的有效性和可持續(xù)性，需要遵循一系列原則和最佳實踐，以保障檔案的完整性、可訪問性和安全性。

　　黑龍江檔案數(shù)字化服務(wù)中心

　　一、科學(xué)性原則

　　檔案數(shù)字化的科學(xué)性原則指在進行數(shù)字化時遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規(guī)律，使檔案信息數(shù)字化工程真正服務(wù)于社會，發(fā)揮其信息資源的作用。

　　檔案數(shù)字化的科學(xué)性要求從檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋的整個過程，都必須保證真實、準確、可靠,數(shù)字化的方法和手段也需要注意科學(xué)性。

　　二、實用性原則

　　針對館(室)藏檔案有重復(fù)利用和緊急利用兩種方式,急用、常用檔案應(yīng)優(yōu)先進行數(shù)字化，堅持“現(xiàn)用現(xiàn)掃,常用先掃，已用定掃”的快捷服務(wù)方式。社會需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”。檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)注重多年檔案利用的情況統(tǒng)計，把利用頻繁的檔案進行綜合分析，科學(xué)地確定優(yōu)先進行檔案數(shù)字化的范圍。

　　許多檔案信息具有實效性,過了一定期限后其價值就會降低，甚至喪失，因此在進行檔案數(shù)字化時要用發(fā)展的眼光看待，爭取在檔案信息價值的升值前期完成。檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實現(xiàn)，是充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好、更快地實現(xiàn)檔案數(shù)字化的最佳途徑。

　　三、規(guī)范性原則

　　檔案數(shù)字化的規(guī)范性原則指檔案數(shù)字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標(biāo)準,具有較好的通用性,能夠通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索提供給利用者。數(shù)字化后的檔案信息內(nèi)容要與原紙質(zhì)檔案信息完全一致。

　　如果解決了數(shù)字檔案的法律憑證作用問題，利用者在計算機網(wǎng)絡(luò)上利用的數(shù)字化檔案信息相當(dāng)于在檔案館實地查閱原始檔案實體,對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進行還原顯示，例如照片、圖紙等。

　　四、安全性原則

　　檔案數(shù)字化的途徑一般有兩種：一是通過歸檔接收電子文件；二是館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的方式一般是通過計算機錄入和掃描兩種方式進行的，與傳統(tǒng)的檔案信息相比,這些數(shù)字化檔案信息，因為依托于計算機存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以具有明顯的不穩(wěn)定性，數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置易發(fā)生變化。

　　因此,在檔案數(shù)字化過程中，要做到以下幾點，以保證安全性原則：

　　(1)通過錄入或掃描方式得到的數(shù)字化檔案信息，要確保檔案原件的安全；

　　(2)在處理和存儲數(shù)字化檔案信息時，要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合；

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權(quán)者瀏覽；

　　(4)利用先進的計算機安全技術(shù)，如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設(shè)備等，保證已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息的安全。

　　五、共享性原則

　　檔案數(shù)字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的，因為檔案信息是來自社會的寶貴財富，數(shù)字化的檔案信息利用得越廣泛，其作為資源的作用就發(fā)揮得越充分。

　　因此，要建立完備的檔案數(shù)字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時準確地把利用率高且具有較大社會效益和經(jīng)濟效益的檔案信息最大限度地進行利用。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化是一項復(fù)雜而重要的任務(wù)，其成功實施需要遵循一系列嚴格的原則和最佳實踐。只有在確保了檔案完整性、可訪問性和安全性的前提下，檔案數(shù)字化才能真正發(fā)揮其價值，為組織管理和信息保存提供持續(xù)支持。