檔案電子化是各行各業(yè)不可或缺的一環(huán)。傳統(tǒng)的紙質檔案存在著存儲空間大、檢索效率低、易于損壞等諸多弊端，而電子化處理則可以極大地提高檔案管理的效率和便利性。下面小編將為您詳細介紹檔案電子化加工的流程：

　　檔案電子化加工公司

　　01檔案調卷

　　檔案調卷這個過程是指定一個專門的負責人與檔案庫房管理員共同完成。首先將待加工的檔案從庫房搬運到加工現(xiàn)場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，確定無誤后方可進行拆卷環(huán)節(jié)的工作。

　　02整理及著錄

　　檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

　?。ㄒ唬┦褂脭?shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進行目錄制作。

　?。ǘ┦褂肊xcel表格方式制作。

　　如果用戶提供的有紙質目錄或電子目錄，要認真核對有無錯漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。對于錯誤或疏漏的修正，具體操作細則如下：

　　1、如果用戶提供的目錄和紙質檔案不對照的，應該以紙質檔案原文內容為標準進行錄入，并刪除錯誤信息。

　　2、著錄項相關內容錄入要完整。在實際著錄中以下著錄項必不可少，且與紙質檔案要一一對照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內文件序號、卷內文件題名、卷內文件頁號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。

　　3、如果目錄內容有錯（如主題內容，文號等），以紙質檔案信息為準。

　　4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應錄入為簡體字。

　　5、如遇到無題名的檔案，應根據(jù)文件內容提煉總結出準確的題名錄入。

　　6、頁碼標注。整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質檔案內容進行標注頁碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。

　　7、分卷事項。檔號保持不變。如果紙質檔案分多卷，需核對卷內順序號，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應一條案卷目錄（不能兩個分卷對應一個目錄）。

　　8、檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時補0。

　　03檔案掃描

　　檔案掃描是將紙質檔案轉變成電子文件的過程，掃描的操作順序：

　　1、導入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；

　　2、通過生成計算機磁盤樹型文件目錄結構；

　　3、開始掃描檔案；

　　掃描中的操作細節(jié)及要求如下：

　　1、掃描后的文件存儲格式應為TIFF格式，分辨率為300dpi，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設置顏色為“灰度”。

　　2、檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　3、掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。）

　　04影像處理

　　影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質量的雜質進行校正和處理。

　　影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。

　　影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質量不符合要求，應重新對圖像進行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應遵循在不影響可視度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。

　　具體操作細節(jié)如下：

　　1、對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點、去黑邊等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理，初掃要保留。

　　2、發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。

　　3、大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，不得刪除任何原文或清除任何原文內容。

　　4、處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并進行登記。

　　05數(shù)據(jù)質檢

　　1、逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。

　　2、逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。

　　3、逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。

　　06數(shù)據(jù)掛接

　　1、將掃描數(shù)據(jù)通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù)。

　　2、將數(shù)據(jù)復制到檔案服務器上，運行服務器上的掛接軟件進行操作。

　　3、打開檔案信息化管理系統(tǒng)，檢查掛接的文檔。

　　07數(shù)據(jù)備份

　　1、將全部數(shù)據(jù)刻錄成檔案級藍光光盤備份或移動硬盤。

　　2、將全部數(shù)據(jù)在計算機硬盤上備份。

　　3、將全部數(shù)據(jù)復制到客戶的檔案服務器上備份。直至全部合格完成整體檔案數(shù)字化流程。

　　綜上所述，檔案電子化加工流程是現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分，其合理、高效的實施對于提升信息管理水平、節(jié)約存儲空間、保護歷史文化遺產(chǎn)具有重要意義。