檔案數字化加工是將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為數字化形式的過程，以便更好地管理、存儲和利用這些信息。數字化加工步驟涉及多個環(huán)節(jié)，需要經過系統(tǒng)化的規(guī)劃和操作流程，確保文檔信息的完整性和準確性。下面將介紹數字化加工的主要步驟。

　　石家莊數字化檔案加工公司

　　1.前期準備

　?。?）紙質檔案數字化需要相應的設備和場所，數字化處理場所應具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

　?。?）數字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。如果可以配置服務器、備份設備、數碼相機等則更好。

　　（3）數字處理工作還需要相應的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數字處理工作的安全和保障。

　　2.掃描操作

　　要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數設置。

　　掃描動作并不復雜，就是把紙質文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

　　在掃描之前，我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

　　目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、膠片掃描儀等。根據需要和檔案的紙張質量進行選擇。

　　顏色常常又和圖像存儲格式相關聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；

　　掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。具體要根據以上參數的確定，再進行亮度、對比度的微調。

　　3.圖像處理操作

　　標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

　　在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門的圖像處理軟件來實現(xiàn)。它要能夠實現(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確。

　　4.圖像檢查

　　檢查員必須掌握紙質文件數字化處理的標準要求，檢查人員要盡職盡責，要求做到100%檢查，并且合格率應達到100%。

　　檢查的事項有圖像是否清晰、畫質是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

　　5.數據對接檢查

　　使用數字文件的方法基本上是通過目錄搜索數據，要仔細的檢查目錄能否與圖像和數字復印一一對應，檢查合格率應為100%，發(fā)現(xiàn)問題時，必須重新修改完善。

　　6.數據存儲

　　將通過檢查的數據可以離線保存。應根據數字檔案管理系統(tǒng)的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內的存儲結構，并盡可能完整地描述相關文檔。

　　包括人員登記表、數字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼描述文件、數據描述等。

　　7.數據移交

　　這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規(guī)定。

　　交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)時經雙方蓋章確認后方才生效。

　　總之，通過檔案數字化加工，不僅可以提高檔案管理效率，節(jié)約空間和人力資源，還能夠更好地保護檔案信息的安全性和長期保存性。隨著數字化技術的不斷發(fā)展和應用，檔案數字化加工將成為檔案管理的重要手段，為信息化時代的檔案管理提供更加便捷、高效的解決方案。